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O IRS não exige um registro feito na hora — exige o total de milhas do ano

O que "adequate records" quer dizer

A Publication 463 pede duas coisas diferentes, e só uma delas é por viagem.

Por viagem: a data, o destino, as milhas profissionais e a finalidade profissional.

Por ano: a linha Transportation da Table 5-1, textualmente — "the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year."

Esse último item é o que as pessoas deixam de fora, e é dele que depende toda a dedução: o percentual de uso profissional é milhas profissionais sobre milhas totais, e um registro das viagens a trabalho fornece só o numerador.

Contemporâneo não é o padrão

26 CFR § 1.274-5T(c)(1): "A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility."

E a alínea (c)(2)(ii)(A) é explícita: "a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use." A Publication 463 também diz isso com todas as letras: "You don't need to write down the elements of every expense on the day of the expense."

Então o padrão é at or near the time, no momento ou perto dele, e um registro semanal atende a isso. O conselho que insiste num lançamento no mesmo dia apresenta como exigência justamente a única coisa que o regulamento faz questão de afastar.

O IRS também aceita um registro em computador, sem ressalvas: "if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record."

O hodômetro não é pedido, e ainda assim é o melhor caminho para o total do ano

A palavra odometer aparece exatamente uma vez em toda a Publication 463 — na Table 5-2, sob um título que diz "THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM".

Vale dizer isso porque "o IRS exige leituras do hodômetro" é uma afirmação que circula muito, e ela não está na publicação. Ler o hodômetro no primeiro e no último dia do ano continua sendo um bom jeito de chegar ao total do ano, e melhor do que somar as viagens registradas — é uma medição, e não um acúmulo delas. É um método, não uma regra.

2026 é um ano de duas tarifas

O Notice 2026-10 § 3 fixou 72,5 centavos. O Announcement 2026-11, de 13 de julho de 2026, revisou o valor para 76 centavos "on or after July 1, 2026", com a tarifa anterior valendo "before July 1, 2026".

Um ano, dois valores, divididos em 1º de julho — então uma tarifa única aplicada ao ano inteiro erra, num sentido ou no outro, durante metade dele.

A dedução do empregado acabou; o reembolso, não

Notice 2026-10 § 3: a OBBBA tornou permanente a vedação de todas as miscellaneous itemized deductions, "Thus, the business standard mileage rate provided in this notice cannot be used to claim an itemized deduction for unreimbursed employee travel expenses." A suspensão está no IRC § 67(h), com exceções para reservistas, funcionários estaduais e locais remunerados por taxa, certos artistas cênicos, educadores elegíveis e despesas de trabalho ligadas a deficiência.

O que sobrevive, e o que a maioria das pessoas realmente precisa, é o accountable plan (plano de reembolso com prestação de contas). A Rev. Proc. 2019-46 § 7.01(1) considera comprovado "the lesser of the amount paid under the mileage allowance or the business standard mileage rate multiplied by the number of substantiated business miles." A tarifa continua valendo; o documento é um pedido de reembolso, e não uma dedução.

Quem dirige um veículo fornecido pelo empregador não tem valor por milha nenhum — Pub. 463: "If you use a vehicle provided by your employer for business purposes, you can deduct your actual unreimbursed car expenses. You can't use the standard mileage rate."

Oito estados tornam o reembolso obrigatório — não três

A tarifa é federal e as exigências de registro são federais, mas se o empregador precisa pagar alguma coisa é questão de lei estadual. Cinco estados impõem uma indenização pelo que o trabalho custa: Califórnia (Lab. Code § 2802(a)), Illinois (820 ILCS 115/9.5(a)), Montana (MCA 39-2-701), Dakota do Norte (NDCC 34-02-01) e Dakota do Sul (SDCL 60-2-1). Massachusetts chega ao mesmo lugar pela sua regra de tempo de deslocamento, 454 CMR 27.04(4)(b) e (d) — a (b) para quem é mandado a um lugar que não é o local habitual de trabalho, a (d) para deslocamentos entre locais durante a jornada. New Hampshire (RSA 275:57, I) e Iowa (§ 91A.3(6)) são mais fracos: impõem um prazo de 30 dias a uma despesa que o empregador pediu ou autorizou, o que é um prazo para pagar, e não um dever de autorizar.

Nenhum dos oito prescreve uma tarifa, e a maioria dos empregadores usa o valor do IRS.

Onde nenhum deles se aplica, ainda existe um piso federal, e não o vazio: o 29 CFR 531.35 exige que o salário chegue ao empregado "free and clear" e trata uma despesa exigida pelo empregador como violação "in any workweek when the cost … cuts into the minimum or overtime wages". Um carro é exatamente esse tipo de despesa, medida pelo mesmo registro.

O que muda nesses estados é a sua posição, não a sua conta: uma milha profissional não reembolsada é um crédito contra o empregador, e não apenas uma dedução que você já não pode fazer — e o registro de quilometragem é a prova dele.

Por quanto tempo guardar — não há número

O 26 CFR § 1.6001-1(e) exige que os registros sejam guardados "so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law". O IRC § 6001 não fixa prazo nenhum.

Na prática, o piso é a prescrição do lançamento do IRC § 6501 — três anos a partir da entrega da declaração, seis quando mais de 25 % da renda bruta foi omitida, e sem limite para uma declaração fraudulenta ou não entregue. Mas um registro de quilometragem sobrevive aos três: a Pub. 463 exige o registro de uso profissional "for each year of the recovery period", e um carro é um bem MACRS de 5 anos, depreciado ao longo de seis anos civis. O registro de quem deprecia o carro fica numa cadeia de seis mais três.

O empregado que entrega os registros ao empregador e é reembolsado "generally don't have to keep copies", e o 26 CFR § 1.274-5T(e) transfere o dever para o empregador — com exceções, entre elas um nonaccountable plan e pedir mais do que o reembolso.

O que custa errar

Não é multa. Pelo IRC § 274(d), sem comprovação a dedução simplesmente não existe.

Por que um app e não um caderno

Nada disso exige software, e o regulamento abençoa expressamente um registro semanal escrito de memória. O que o software muda é o denominador. As viagens a trabalho são anotadas porque alguém vai pedir o reembolso ou a dedução delas; as milhas totais, não — e as milhas totais são metade da fração com que toda a dedução é calculada.

O DriveHub registra cada viagem em segundo plano — profissional e particular — e pergunta depois qual foi qual, de modo que o total do ano é medido, e não estimado. O relatório imprime a data, o destino, a finalidade profissional com as suas próprias palavras e as milhas de cada viagem, e as leituras do hodômetro de abertura e de fechamento do ano num bloco próprio, que é como ele chega ao total. Uma viagem feita antes ou depois de 1º de julho de 2026 é calculada pela tarifa daquela metade do ano.

Esta página reproduz o que dizem a Publication 463 e os regulamentos, com as referências, para que você possa conferir. Não é consultoria tributária e não conhece a sua situação. Quando houver dinheiro em jogo, consulte o seu tax preparer — e leve o registro.