Guía por país · Estados Unidos

El IRS no exige un registro contemporáneo — exige el total de millas del año

Qué significa «adequate records»

La Publication 463 pide dos cosas distintas, y solo una de ellas es por trayecto.

Por trayecto: la fecha, el destino, las millas de trabajo y el motivo profesional.

Por año: la fila Transportation de la Table 5-1, literalmente — "the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year."

Ese último dato es el que la gente se deja fuera, y es del que depende toda la deducción: el porcentaje de uso profesional son las millas de trabajo divididas entre las millas totales, y un registro de trayectos de trabajo solo aporta el numerador.

«Contemporáneo» no es el criterio

26 CFR § 1.274-5T(c)(1): "A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility."

Y el (c)(2)(ii)(A) es explícito al decir que "a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use." La Publication 463 lo dice también sin rodeos: "You don't need to write down the elements of every expense on the day of the expense."

Así que el criterio es en el momento o cerca de él, y un registro semanal lo cumple. Los consejos que insisten en la anotación del mismo día están presentando como obligación justo aquello que el reglamento se esfuerza en negar.

El IRS acepta además un registro informático sin condiciones: "if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record."

El cuentakilómetros no se pide, y sigue siendo la mejor vía al total del año

La palabra odometer aparece exactamente una vez en toda la Publication 463 — en la Table 5-2, bajo un encabezado que dice "THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM".

Merece la pena decirlo, porque «el IRS exige lecturas del cuentakilómetros» es una afirmación muy extendida y no está en la publicación. Leer el cuentakilómetros el primer y el último día del año sigue siendo una forma sólida de llegar al total del año, y mejor que sumar los trayectos registrados: es una medición y no una acumulación de mediciones. Es un método, no una norma.

2026 es un año de dos tarifas

La Notice 2026-10 § 3 fijó 72,5 centavos. El Announcement 2026-11, de 13 de julio de 2026, lo revisó a 76 centavos "on or after July 1, 2026", manteniendo la tarifa anterior "before July 1, 2026".

Un año, dos cifras, con el corte el 1 de julio — así que aplicar una sola tarifa a todo el año es erróneo en un sentido durante la mitad de él.

La deducción del empleado ha desaparecido; el reembolso no

Notice 2026-10 § 3: la OBBBA hizo permanente la inadmisión de todas las deducciones detalladas misceláneas, "Thus, the business standard mileage rate provided in this notice cannot be used to claim an itemized deduction for unreimbursed employee travel expenses." La suspensión está en el IRC § 67(h), con excepciones para reservistas, cargos estatales y locales retribuidos por honorarios, determinados artistas del espectáculo, docentes que cumplan los requisitos y gastos laborales relacionados con un impedimento.

Lo que sobrevive, y lo que la mayoría de la gente necesita en realidad, es el accountable plan, el régimen en el que el empleado justifica el gasto ante el empleador y este se lo reembolsa. La Rev. Proc. 2019-46 § 7.01(1) da por justificada "the lesser of the amount paid under the mileage allowance or the business standard mileage rate multiplied by the number of substantiated business miles." La tarifa se sigue aplicando; el documento es una solicitud de reembolso y no una deducción.

Quien conduce un vehículo facilitado por su empleador no tiene ninguna cifra por milla propia — Pub. 463: "If you use a vehicle provided by your employer for business purposes, you can deduct your actual unreimbursed car expenses. You can't use the standard mileage rate."

Ocho estados obligan al reembolso — no tres

La tarifa es federal y los requisitos de registro son federales, pero que un empleador tenga que pagar o no es cuestión de derecho estatal. Cinco estados ordenan indemnizar lo que cuesta el trabajo: California (Lab. Code § 2802(a)), Illinois (820 ILCS 115/9.5(a)), Montana (MCA 39-2-701), North Dakota (NDCC 34-02-01) y South Dakota (SDCL 60-2-1). Massachusetts llega al mismo terreno por su norma sobre el tiempo de desplazamiento, 454 CMR 27.04(4)(b) y (d) — la (b), para cuando te envían a un sitio distinto del centro de trabajo habitual; la (d), para los desplazamientos entre lugares durante la jornada. New Hampshire (RSA 275:57, I) y Iowa (§ 91A.3(6)) son más flojos: ponen un plazo de 30 días a un gasto que el empleador haya pedido o autorizado, que es un plazo para pagar y no un deber de autorizar.

Ninguno de los ocho fija una tarifa, y la mayoría de los empleadores usa la cifra del IRS.

Donde no se aplica ninguno de ellos sigue habiendo un suelo federal, y no la nada: el 29 CFR 531.35 exige que el salario llegue al empleado "free and clear" y trata un gasto que el empleador impone como una infracción "in any workweek when the cost … cuts into the minimum or overtime wages". Un coche es un gasto de esa forma, y se mide con el mismo registro.

Lo que cambia en esos estados es tu posición, no tu aritmética: una milla de trabajo no reembolsada es una reclamación contra el empleador y no simplemente una deducción que ya no puedes practicar — y el registro de kilometraje es la prueba.

Cuánto tiempo conservarlo — no hay ninguna cifra

El 26 CFR § 1.6001-1(e) exige conservar los registros "so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law". El IRC § 6001 no fija plazo alguno.

En la práctica el suelo es el plazo de prescripción para liquidar del IRC § 6501: tres años desde la presentación, seis cuando se omitió más del 25 % de los ingresos brutos e ilimitado cuando la declaración es fraudulenta o no se presentó. Pero un registro de kilometraje sobrevive a los tres: la Pub. 463 exige el registro de uso profesional "for each year of the recovery period", y un coche es un bien 5-year MACRS que se amortiza a lo largo de seis años naturales. El registro de quien amortiza se apoya en una cadena de seis años más tres.

Un empleado que entrega los registros a su empleador y recibe el reembolso "generally don't have to keep copies", y el 26 CFR § 1.274-5T(e) traslada el deber al empleador — con excepciones, entre ellas un nonaccountable plan y reclamar más que el reembolso.

Lo que cuesta fallar

No una sanción. Bajo el IRC § 274(d), sin justificación la deducción sencillamente no existe.

Por qué una app y no una libreta

Nada de lo anterior exige software, y el reglamento bendice expresamente un registro semanal escrito de memoria. Lo que cambia el software es el denominador. Los trayectos de trabajo se anotan porque alguien va a reclamarlos; las millas totales no, y las millas totales son la mitad de la fracción con la que se calcula toda la deducción.

DriveHub registra cada trayecto en segundo plano —de trabajo y privados— y pregunta después cuáles fueron cuáles, así que el total del año se mide en lugar de estimarse. El informe imprime la fecha, el destino, el motivo profesional con tus propias palabras y las millas de cada trayecto, y las lecturas del cuentakilómetros de apertura y de cierre del año como bloque propio, que es como llega al total. Un trayecto que cayó antes o después del 1 de julio de 2026 se valora con la tarifa de esa mitad del año.

Esta página recoge lo que dicen la Publication 463 y los reglamentos, y los cita para que puedas comprobarlo. No es asesoramiento fiscal y no conoce tu situación. Cuando hay dinero de por medio, pregunta a tu asesor fiscal — y lleva el registro.