Landveiledning · USA

IRS krever ikke en kjørebok ført samtidig — den krever årets samlede antall miles

Hva «adequate records» betyr

Publication 463 ber om to forskjellige ting, og bare den ene gjelder per tur.

Per tur: datoen, bestemmelsesstedet, antall miles i jobb og formålet med turen.

Per år: raden Transportation i Table 5-1, ordrett — "the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year."

Det siste punktet er det folk utelater, og det er det hele fradraget hviler på: yrkesandelen er miles i jobb delt på samlede miles, og en logg over jobbturer gir bare telleren.

Samtidighet er ikke standarden

26 CFR § 1.274-5T(c)(1): "A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility."

Og (c)(2)(ii)(A) sier uttrykkelig at "a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use." Publication 463 sier det like rett ut: "You don't need to write down the elements of every expense on the day of the expense."

Standarden er altså på eller nær tidspunktet, og en ukentlig logg oppfyller den. Råd som insisterer på føring samme dag, gjør til et krav nettopp det forskriften går ut av sin vei for å avvise.

IRS godtar også en datamaskinført oversikt uten forbehold: "if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record."

Kilometerstanden kreves ikke, men er fortsatt den beste veien til årets total

Ordet odometer forekommer nøyaktig én gang i hele Publication 463 — i Table 5-2, under en overskrift som lyder "THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM".

Det er verdt å nevne, fordi «IRS krever kilometerstand» er en påstand som sirkulerer mye, og den står ikke i publikasjonen. Å lese av telleren første og siste dag i året er likevel en god måte å komme fram til årets total på, og en bedre en enn å summere registrerte turer — det er en måling, ikke en opphopning av dem. Det er en metode, ikke en regel.

2026 er et år med to satser

Notice 2026-10 § 3 fastsatte 72,5 cent. Announcement 2026-11 justerte den 13. juli 2026 til 76 cent "on or after July 1, 2026", mens den tidligere satsen fortsetter å gjelde "before July 1, 2026".

Ett år, to tall, delt ved 1. juli — så én sats brukt over hele året blir feil i én retning i halve året.

Arbeidstakerfradraget er borte; refusjonen er det ikke

Notice 2026-10 § 3: OBBBA gjorde bortfallet av alle miscellaneous itemized deductions permanent, "Thus, the business standard mileage rate provided in this notice cannot be used to claim an itemized deduction for unreimbursed employee travel expenses." Suspensjonen står i IRC § 67(h), med unntak for reservister, statlige og lokale tjenestemenn lønnet per oppdrag, visse utøvende kunstnere, eligible educators og arbeidsutgifter knyttet til funksjonsnedsettelse.

Det som består, og det de fleste faktisk trenger, er accountable plan. Rev. Proc. 2019-46 § 7.01(1) anser som dokumentert "the lesser of the amount paid under the mileage allowance or the business standard mileage rate multiplied by the number of substantiated business miles." Satsen gjelder fortsatt; dokumentet er et refusjonskrav i stedet for et fradrag.

Den som kjører et kjøretøy stilt til rådighet av arbeidsgiveren, har ingen egen sats per mile i det hele tatt — Pub. 463: "If you use a vehicle provided by your employer for business purposes, you can deduct your actual unreimbursed car expenses. You can't use the standard mileage rate."

Åtte delstater gjør refusjon obligatorisk — ikke tre

Satsen er føderal og dokumentasjonskravene er føderale, men om en arbeidsgiver i det hele tatt må betale, er delstatsrett. Fem delstater pålegger erstatning for det jobben koster: California (Lab. Code § 2802(a)), Illinois (820 ILCS 115/9.5(a)), Montana (MCA 39-2-701), North Dakota (NDCC 34-02-01) og South Dakota (SDCL 60-2-1). Massachusetts når samme sted gjennom sin regel om reisetid, 454 CMR 27.04(4)(b) og (d) — (b) for å bli sendt et annet sted enn det faste arbeidsstedet, (d) for reiser mellom steder i løpet av arbeidsdagen. New Hampshire (RSA 275:57, I) og Iowa (§ 91A.3(6)) er svakere: de setter en frist på 30 dager for en utgift arbeidsgiveren ba om eller godkjente, og det er en betalingsfrist, ikke en plikt til å godkjenne.

Ingen av de åtte foreskriver en sats, og de fleste arbeidsgivere bruker IRS-tallet.

Der ingen av dem gjelder, finnes det likevel et føderalt gulv: 29 CFR 531.35 krever at lønnen når arbeidstakeren "free and clear", og behandler en utgift arbeidsgiveren krever som et brudd "in any workweek when the cost … cuts into the minimum or overtime wages". En bil er en utgift av nettopp den typen, målt med den samme loggen.

Det som endres i disse delstatene, er din posisjon, ikke regnestykket ditt: en ikke-refundert mile i jobb er et krav mot arbeidsgiveren, ikke bare et fradrag du ikke lenger kan ta — og kjøreloggen er beviset for det.

Hvor lenge den skal oppbevares — det finnes ikke noe tall

26 CFR § 1.6001-1(e) krever at dokumentasjon oppbevares "so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law". IRC § 6001 fastsetter ingen frist i det hele tatt.

I praksis er gulvet foreldelsesfristen for fastsettelse i IRC § 6501 — tre år fra innlevering, seks der mer enn 25 % av bruttoinntekten er utelatt, og ubegrenset for en uriktig eller manglende selvangivelse (fraudulent or unfiled return). Men en kjørelogg lever lenger enn alle tre: Pub. 463 krever dokumentasjonen av yrkesbruk "for each year of the recovery period", og en bil er 5-year MACRS property som avskrives over seks kalenderår. Loggen til en som avskriver, står på en kjede av seks pluss tre.

En arbeidstaker som leverer dokumentasjonen til arbeidsgiveren og får refusjon, "generally don't have to keep copies", og 26 CFR § 1.274-5T(e) flytter plikten over på arbeidsgiveren — med unntak, blant annet en nonaccountable plan og krav som overstiger refusjonen.

Hva svikt koster

Ikke en straff. Etter IRC § 274(d) finnes fradraget rett og slett ikke uten dokumentasjon.

Hvorfor en app og ikke en notatbok

Ingenting av dette krever programvare, og forskriften godkjenner uttrykkelig en ukentlig logg skrevet etter hukommelsen. Det programvare endrer, er nevneren. Jobbturer blir skrevet ned fordi noen skal kreve dem; samlede miles blir det ikke, og samlede miles er halve brøken hele fradraget regnes ut fra.

DriveHub registrerer hver tur i bakgrunnen — jobb og privat — og spør etterpå hvilke som var hva, så årets total blir målt og ikke anslått. Rapporten skriver ut dato, bestemmelsessted, formålet med dine egne ord og antall miles per tur, og årets kilometerstand ved start og slutt som en egen blokk, som er slik den kommer fram til totalen. En tur før eller etter 1. juli 2026 prises med satsen for den halvdelen av året.

Denne siden gjengir hva Publication 463 og forskriftene sier, og siterer dem slik at du kan etterprøve det. Det er ikke skatterådgivning, og den kjenner ikke din situasjon. Når det gjelder penger — spør regnskapsføreren din, og ta med loggen.