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L’IRS non chiede un registro tenuto giorno per giorno — chiede le miglia totali dell’anno

Che cosa significa «adequate records»

La Publication 463 chiede due cose diverse, e solo una riguarda il singolo viaggio.

Per viaggio: la data, la destinazione, le miglia di lavoro e lo scopo di lavoro.

Per anno: la riga Transportation della Table 5-1, testualmente — "the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year."

L’ultima voce è quella che si tralascia, ed è quella su cui gira tutta la deduzione: la percentuale d’uso lavorativo è miglia di lavoro diviso miglia totali, e un registro dei soli viaggi di lavoro fornisce solo il numeratore.

Il criterio non è la contestualità

26 CFR § 1.274-5T(c)(1): "A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility."

E il (c)(2)(ii)(A) dice esplicitamente che "a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use." Anche la Publication 463 lo dice chiaro: "You don't need to write down the elements of every expense on the day of the expense."

Il criterio è quindi at or near the time, a ridosso dei fatti, e un registro settimanale lo soddisfa. I consigli che insistono sull’annotazione in giornata presentano come obbligo proprio l’unica cosa che il regolamento si premura di escludere.

L’IRS accetta anche una registrazione al computer senza riserve: "if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record."

Il contachilometri non è richiesto, ed è comunque la via migliore per il totale dell’anno

La parola odometer compare una sola volta in tutta la Publication 463 — nella Table 5-2, sotto un’intestazione che dice "THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM".

Vale la pena dirlo perché «l’IRS richiede le letture del contachilometri» è un’affermazione molto diffusa, e nella pubblicazione non c’è. Leggere il contachilometri il primo e l’ultimo giorno dell’anno resta un modo solido per arrivare al totale dell’anno, e migliore che sommare i viaggi registrati — è una misura, non un accumulo di misure. È un metodo, non una regola.

Il 2026 è un anno a due tariffe

La Notice 2026-10 § 3 aveva fissato 72,5 centesimi. L’Announcement 2026-11, il 13 luglio 2026, l’ha portata a 76 centesimi "on or after July 1, 2026", mentre la tariffa precedente resta valida "before July 1, 2026".

Un anno, due cifre, divise al 1° luglio — quindi un’unica tariffa applicata a tutto l’anno sbaglia in una direzione per metà di esso.

La deduzione del dipendente non c’è più; il rimborso sì

Notice 2026-10 § 3: l’OBBBA ha reso permanente l’esclusione di tutte le miscellaneous itemized deductions, "Thus, the business standard mileage rate provided in this notice cannot be used to claim an itemized deduction for unreimbursed employee travel expenses." La sospensione sta nell’IRC § 67(h), con eccezioni per riservisti, funzionari statali e locali retribuiti a compenso, alcuni artisti dello spettacolo, insegnanti che ne hanno titolo e spese di lavoro legate a una disabilità.

Quello che sopravvive, e che serve davvero alla maggior parte delle persone, è l’accountable plan, il rimborso esente da parte del datore di lavoro. La Rev. Proc. 2019-46 § 7.01(1) considera documentato "the lesser of the amount paid under the mileage allowance or the business standard mileage rate multiplied by the number of substantiated business miles." La tariffa vale ancora; il documento è una richiesta di rimborso anziché una deduzione.

Chi guida un veicolo fornito dal datore di lavoro non ha alcuna cifra a miglio propria — Pub. 463: "If you use a vehicle provided by your employer for business purposes, you can deduct your actual unreimbursed car expenses. You can't use the standard mileage rate."

Otto Stati rendono obbligatorio il rimborso — non tre

La tariffa è federale e gli obblighi di registrazione sono federali, ma se un datore di lavoro debba pagare è materia di diritto statale. Cinque Stati impongono un indennizzo per quanto costa il lavoro: California (Lab. Code § 2802(a)), Illinois (820 ILCS 115/9.5(a)), Montana (MCA 39-2-701), North Dakota (NDCC 34-02-01) e South Dakota (SDCL 60-2-1). Il Massachusetts arriva allo stesso punto con la sua regola sul tempo di viaggio, 454 CMR 27.04(4)(b) e (d) — la (b) per chi viene mandato in un luogo diverso dalla sede abituale, la (d) per gli spostamenti tra luoghi durante la giornata di lavoro. Il New Hampshire (RSA 275:57, I) e l’Iowa (§ 91A.3(6)) sono più deboli: mettono un termine di 30 giorni su una spesa che il datore di lavoro ha chiesto o autorizzato, il che è una scadenza per pagare, non un obbligo di autorizzare.

Nessuno degli otto prescrive una tariffa, e la maggior parte dei datori di lavoro usa quella dell’IRS.

Dove nessuno di essi si applica resta comunque un minimo federale, non il nulla: il 29 CFR 531.35 vuole che il salario arrivi al dipendente "free and clear" e considera una spesa imposta dal datore di lavoro una violazione "in any workweek when the cost … cuts into the minimum or overtime wages". Un’auto è una spesa di quel tipo, misurata con lo stesso registro.

Quello che cambia in quegli Stati è la tua posizione, non i tuoi conti: un miglio di lavoro non rimborsato è un credito verso il datore di lavoro, non soltanto una deduzione che ormai non puoi più fare — e il registro delle miglia ne è la prova.

Per quanto conservarlo — un numero non c’è

Il 26 CFR § 1.6001-1(e) chiede di conservare le registrazioni "so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law". L’IRC § 6001 non fissa alcun termine.

In pratica il minimo è il termine di accertamento dell’IRC § 6501 — tre anni dalla presentazione, sei se è stato omesso più del 25 % del reddito lordo, e illimitato per una dichiarazione fraudolenta o mai presentata. Ma un registro delle miglia sopravvive a tutti e tre: la Pub. 463 chiede la documentazione dell’uso lavorativo "for each year of the recovery period", e un’auto è 5-year MACRS property ammortizzata su sei anni solari. Chi ammortizza tiene il registro su una catena di sei più tre.

Un dipendente che consegna le registrazioni al datore di lavoro e viene rimborsato "generally don't have to keep copies", e il 26 CFR § 1.274-5T(e) sposta l’obbligo sul datore di lavoro — con eccezioni, tra cui un nonaccountable plan e la richiesta di più di quanto rimborsato.

Quanto costa sbagliare

Non una sanzione. In base all’IRC § 274(d), senza documentazione la deduzione semplicemente non esiste.

Perché un’app e non un quaderno

Niente di tutto questo richiede un software, e il regolamento benedice esplicitamente un registro settimanale scritto a memoria. Quello che il software cambia è il denominatore. I viaggi di lavoro si annotano perché qualcuno li chiederà in deduzione; le miglia totali no, e le miglia totali sono metà della frazione da cui si calcola l’intera deduzione.

DriveHub registra ogni viaggio in background — di lavoro e personale — e chiede dopo quale era quale, così il totale dell’anno è misurato, non stimato. Il report stampa la data, la destinazione, lo scopo di lavoro con parole tue e le miglia di ogni viaggio, e le letture del contachilometri di inizio e fine anno in un blocco a sé, che è il modo in cui arriva al totale. Un viaggio che cade prima o dopo il 1° luglio 2026 è valutato alla tariffa della sua metà d’anno.

Questa pagina riporta ciò che dicono la Publication 463 e i regolamenti, e li cita perché tu possa verificarlo. Non costituisce consulenza fiscale e non può tenere conto della tua situazione. Quando ci sono di mezzo dei soldi, chiedi al tuo tax preparer — e porta il registro.