Landeguide · Malta

Én cent over 35 eller én manglende tur — og hele godtgørelsen er et fringe benefit

Maltas regel fjerner kun værdien af en kørselsgodtgørelse, når hver eneste af dens betingelser er opfyldt. Svigter én, er det ikke det overskydende beløb, der beskattes — det er det hele.

Et loft, ikke en sats

0,35 € per kilometer er hverken et krav, du har på nogen, eller et beløb, nogen skal betale. Det er det højeste beløb, hvormed en godtgørelse per kilometer for erhvervsmæssig brug af en medarbejders egen bil undgår at blive behandlet som fringe benefit — et personalegode — efter Fringe Benefits Rules, S.L. 123.55. Tallet har stået fast siden den 1. januar 2008, da Legal Notice 409 of 2007 erstattede "15 cents" med "35 cents" i rule 18(5)(b).

Det, der sker over grænsen, er den del, det er værd at forstå rigtigt.

Tre betingelser, og de gælder kun samlet

Rule 18(1) værdiansætter godtgørelsen til "the total amount so paid". Rule 18(5) fjerner den værdi — fingerer, at den ikke har nogen — kun dér, hvor alle følgende betingelser er opfyldt:

• Kørslen er erhvervsmæssig brug
• Godtgørelsen beregnes ud fra den faktisk kørte distance til en sats på højst 35 cent per kilometer — "made by reference to the distance actually covered at a rate not exceeding 35 cents per kilometre"
• Arbejdsgiveren har registreret de oplysninger, godtgørelsen vedrører, herunder formål, mål og distance for hver tur — "the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey"

Malta Tax and Customs Administrations egne retningslinjer siger konsekvensen ligeud: "If any one of these conditions is not met, the full reimbursement value will be considered as a fringe benefit."

Ikke det overskydende. Én cent over 35, eller én tur, der mangler i loggen, og hele udbetalingen bliver skattepligtig — værdiansat efter reglerne for godtgørelse af bil, som om betingelserne aldrig havde været opfyldt. Det er en usædvanligt skarp kant, og den skærer lige så let på registreringen som på satsen.

Rule 47(1) giver retningslinjerne samme virkning som selve reglerne, så „kun vejledning“ er ikke en mulig læsning.

Til rådighed når som helst

Retningslinjerne føjer en fjerde betingelse til reglens tre: loggen skal være "readily available at any time" til kontrol. Det er et krav til, om registreringen kan findes frem, ikke til dens indhold — en mærkelig ting at falde på, og en let én, hvis loggen ligger i en mappe, man først skal bede nogen om.

Hvad der ikke er et „vehicle“

Rule 8 definerer et vehicle som "any mechanically propelled vehicle constructed or adapted as a means of transport for individuals" og undtager derefter fem ting: et køretøj over 3 500 kg, en motor cycle, altså en motorcykel, et køretøj specielt bygget eller indrettet til en person med svært handicap, en van, altså en varevogn, og alt andet, som Commissioner fastsætter.

To konsekvenser, der peger hver sin vej. Safe harbour-reglen om 35 cent i r. 18(5) gælder for et vehicle, så en kilometerbetaling for en medarbejders egen varevogn eller motorcykel har ingen — opsamlingsreglen i r. 45(1) værdiansætter en kontant betaling til "the amount so paid". Og på arbejdsgiverens side fingerer rule 16, at privat brug af netop de kategorier ingen værdi har.

En selvstændig har intet beløb per kilometer nogen steder

Gennemsøgt til bunds: kilometre, kilometer, mileage, per km, cents per og motor vehicle giver nul hits i hele Income Tax Act. Og retningslinjerne lukker døren udtrykkeligt — naturalieydelser til en selvstændig er skattepligtige, men "the manner in which they are to be valued and accounted for is not regulated by the Fringe Benefits Rules."

Tilbage står de faktiske udgifter efter art. 14(1), med lineære afskrivninger (wear and tear) over fem år.

Seks år, ni år og en sanktion, der ikke er en bøde

Seks år for arbejdsgiverens kørselslog, og det er bindende lov, ikke vejledning — S.L. 123.55 rule 48(3): "All records referred to in this rule and all supporting documents… shall be kept for a period of not less than 6 years", hvor rule 48(2)(a) inddrager loggen efter rule 18(5)(c).

En selvstændig opbevarer sine egne optegnelser i ni år, og fristen løber per transaktion, ikke per år — ITMA art. 19(5), "after the completion of the transactions, acts or operations to which they relate." Malta kræver altså optegnelser opbevaret fire år længere, end landet kan ansætte skat på grundlag af dem, for ansættelsen forældes efter fem.

Og sanktionen er ikke penge. Efter provisoet til art. 31(5) gælder det for en person, der uden rimelig grund undlader at fremlægge optegnelser inden for tredive dage efter en skriftlig anmodning, at vedkommende "shall not be allowed to produce such records… before the Administrative Review Tribunal or in any Court of law."

En log, der fremlægges for sent, er ikke for sent. Den er ubrugelig.

Hvorfor en app frem for en blok

Intet af ovenstående kræver software; tre felter per tur er ikke en krævende liste. Det, software ændrer, er konsekvensen af ét hul — og Malta er det land, hvor ét hul ikke står i forhold til sig selv.

Det, der mangler, er aldrig distancen. Det er turen, ingen skrev ned, fordi den var kort, og formålet med et besøg for otte måneder siden — og hver af dem bringer efter denne regel hele årets godtgørelse til beskatning i stedet for at reducere den.

DriveHub registrerer hver tur i baggrunden og spørger bagefter, hvilke der var erhvervsmæssige, så en tur står i loggen, uanset om nogen huskede den i øjeblikket. Rapporten udskriver alle tre foreskrevne oplysninger for hver linje — formålet med dine egne ord, målet og distancen — og identitetsblokken navngiver den medarbejder, loggen tilhører.

Et kontant bilgodtgørelsesbeløb er noget helt andet, og intet af dette gælder for det: et fast beløb i stedet for en betaling per kilometer er skattepligtigt som fringe benefit med godtgørelsen minus 50 %, begrænset til 1 170 € om året og lagt sammen på tværs af arbejdsgivere. Det er ikke kørselsgodtgørelse, og en kørselslog hjælper ikke med det.

Denne side gengiver, hvad reglerne selv siger, og nævner reglen, så du kan tjekke det. Det er ikke skatterådgivning, og den kender ikke din situation. Når det handler om penge — spørg din revisor, og tag loggen med.