Landsguide · Malta

En cent över 35, eller en resa som saknas, och hela ersättningen blir en skattepliktig förmån

Maltas regel tar bort värdet av en kilometerersättning bara när vart och ett av villkoren är uppfyllt. Brister ett av dem är det inte överskottet som beskattas — det är alltihop.

Ett tak, inte ett belopp

0,35 € per kilometer är ingen rättighet och inget belopp som någon är skyldig att betala. Det är det högsta belopp vid vilket en kilometerersättning för tjänstekörning med en anställds egen bil undgår att behandlas som fringe benefit — skattepliktig naturaförmån — enligt Fringe Benefits Rules, S.L. 123.55. Beloppet har stått sedan den 1 januari 2008, då Legal Notice 409 of 2007 ersatte ”15 cents” med ”35 cents” i rule 18(5)(b).

Det som händer ovanför taket är den del som är värd att få rätt.

Tre villkor, och de gäller tillsammans

Rule 18(1) värderar ersättningen till "the total amount so paid". Rule 18(5) tar bort det värdet — anser att det inte har något — bara när alla följande villkor är uppfyllda:

• Resan är tjänstekörning
• Ersättningen är "made by reference to the distance actually covered at a rate not exceeding 35 cents per kilometre"
• "the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey"

Malta Tax and Customs Administrations egna riktlinjer säger följden rakt ut: "If any one of these conditions is not met, the full reimbursement value will be considered as a fringe benefit."

Inte överskottet. En cent över 35, eller en enda resa som saknas i loggen, och hela utbetalningen beskattas — värderad enligt reglerna om bilersättning som om villkoren aldrig hade varit uppfyllda. Det är en ovanligt skarp kant, och den skär lika lätt i underlaget som i beloppet.

Rule 47(1) ger de riktlinjerna samma verkan som Rules själva, så ”bara vägledning” är ingen möjlig läsning.

Tillgänglig när som helst

Riktlinjerna lägger till ett fjärde villkor utöver de tre i själva regeln: loggen ska vara "readily available at any time" för kontroll. Det är ett krav på åtkomlighet snarare än på innehåll — ett egendomligt villkor att falla på, och ett lätt, om underlaget ligger i en pärm som någon måste tillfrågas om.

Vad som inte är ett ”vehicle”

Rule 8 definierar ett vehicle som "any mechanically propelled vehicle constructed or adapted as a means of transport for individuals" och undantar sedan fem saker: ett fordon över 3 500 kg, en motor cycle, ett fordon som är särskilt byggt eller anpassat för en svårt funktionsnedsatt person, en van, och allt annat som Commissioner anger.

Två följder, som pekar åt var sitt håll. Skyddsregeln på 35 cent i r. 18(5) gäller ett vehicle, så en kilometerersättning för en anställds egen van eller motorcykel har ingen — reservregeln i r. 45(1) värderar en kontant utbetalning till "the amount so paid". Och på arbetsgivarens sida anser rule 16 att privat användning av just de kategorierna inte har något värde.

En egenföretagare har inget kilometerbelopp någonstans

Uttömmande kontrollerat: kilometre, kilometer, mileage, per km, cents per och motor vehicle ger noll träffar i hela Income Tax Act. Och riktlinjerna stänger dörren uttryckligen — ersättning in natura till en egenföretagare är skattepliktig, men "the manner in which they are to be valued and accounted for is not regulated by the Fringe Benefits Rules."

Kvar blir de faktiska kostnaderna enligt art. 14(1), med linjär avskrivning (wear and tear) över fem år.

Sex år, nio år, och en sanktion som inte är böter

Sex år för arbetsgivarens körjournal, och det är bindande rätt snarare än vägledning — S.L. 123.55 rule 48(3): "All records referred to in this rule and all supporting documents… shall be kept for a period of not less than 6 years", och rule 48(2)(a) drar in loggen enligt rule 18(5)(c) under den.

En egenföretagare sparar sina egna underlag i nio år, och klockan går per transaktion, inte per år — ITMA art. 19(5), "after the completion of the transactions, acts or operations to which they relate." Malta kräver alltså underlag fyra år längre än landet kan taxera på dem, eftersom taxering är preskriberad efter fem.

Och sanktionen är inte pengar. Enligt förbehållet i art. 31(5) gäller att den som utan godtagbar ursäkt underlåter att lämna in underlag inom trettio dagar från en skriftlig anmodan "shall not be allowed to produce such records… before the Administrative Review Tribunal or in any Court of law."

En logg som kommer in för sent är inte försenad. Den är oanvändbar.

Varför en app i stället för ett anteckningsblock

Inget av det ovanstående kräver programvara; tre fält per resa är ingen krävande lista. Det programvaran ändrar är följden av en enda lucka, och Malta är landet där en lucka inte står i proportion till sig själv.

Det som saknas är aldrig sträckan. Det är resan ingen skrev upp för att den var kort, och ändamålet med ett besök för åtta månader sedan — och endera av dem gör, enligt den här regeln, hela årets ersättning skattepliktig i stället för att minska den.

DriveHub registrerar varje resa i bakgrunden och frågar efteråt vilka som var i tjänsten, så att en resa finns i underlaget oavsett om någon kom ihåg den just då. Rapporten skriver ut alla tre föreskrivna uppgifterna för varje rad — ändamålet med dina egna ord, resmålet och sträckan — och identitetsblocket anger vilken anställd loggen tillhör.

Ett kontant bilbidrag är något helt annat och inget av det här gäller det: en schablonsumma i stället för en utbetalning per kilometer beskattas som fringe benefit med bidraget minus 50 %, med ett tak på 1 170 € per år och sammanräknat över alla arbetsgivare. Det är ingen kilometerersättning, och en körjournal hjälper inte mot det.

Den här sidan återger vad Rules själva säger och anger regeln vid namn så att du kan kontrollera. Det är inte skatterådgivning. Den kan inte ta hänsyn till din situation. När pengar står på spel — fråga din redovisningskonsult, och ta med loggen.