Länderratgeber · Malta

Ein Cent über 35 oder eine fehlende Fahrt — und die ganze Erstattung ist ein fringe benefit

Maltas Regel nimmt einer Kilometererstattung den Wert nur dann, wenn jede einzelne ihrer Bedingungen erfüllt ist. Fällt eine aus, wird nicht der übersteigende Teil besteuert — sondern alles.

Eine Obergrenze, kein Satz

0,35 € pro Kilometer sind kein Anspruch und keine Zahl, die irgendjemand zahlen müsste. Es ist der Höchstsatz, bis zu dem eine Erstattung je Kilometer für die berufliche Nutzung des eigenen Autos eines Arbeitnehmers der Behandlung als fringe benefit — als geldwerter Vorteil — entgeht, nach den Fringe Benefits Rules, S.L. 123.55. Die Zahl steht seit dem 1. Januar 2008, als Legal Notice 409 of 2007 in rule 18(5)(b) "15 cents" durch "35 cents" ersetzte.

Was oberhalb davon geschieht, ist der Teil, den man richtig verstanden haben sollte.

Drei Bedingungen, und sie gelten nur gemeinsam

Rule 18(1) bewertet die Zahlung mit "the total amount so paid". Rule 18(5) nimmt diesen Wert weg — fingiert, dass sie keinen hat — nur dort, wo alle der folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Die Fahrt ist eine berufliche Nutzung
• Die Erstattung bemisst sich nach der tatsächlich zurückgelegten Strecke, zu einem Satz von höchstens 35 Cent je Kilometer — "made by reference to the distance actually covered at a rate not exceeding 35 cents per kilometre"
• Der Arbeitgeber hat die Einzelheiten aufgezeichnet, auf die sich die Erstattung bezieht, darunter Zweck, Ziel und Strecke jeder Fahrt — "the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey"

Die Leitlinien der Malta Tax and Customs Administration benennen die Folge mit eben diesen Worten: "If any one of these conditions is not met, the full reimbursement value will be considered as a fringe benefit."

Nicht der übersteigende Teil. Ein Cent über 35, oder eine Fahrt, die in der Aufzeichnung fehlt, und die gesamte Zahlung unterliegt der Besteuerung — bewertet nach den Regeln für Kfz-Erstattungen, als wären die Bedingungen nie erfüllt gewesen. Das ist eine ungewöhnlich scharfe Kante, und sie schneidet an der Aufzeichnung genauso leicht wie am Satz.

Rule 47(1) verleiht diesen Leitlinien dieselbe Wirkung wie den Rules selbst; „nur eine Auslegungshilfe“ ist damit keine mögliche Lesart.

Jederzeit ohne Weiteres verfügbar

Die Leitlinien fügen den drei Bedingungen der Rule eine vierte hinzu: Die Aufzeichnung muss zur Überprüfung "readily available at any time" sein. Das ist eine Anforderung an die Auffindbarkeit, nicht an den Inhalt — woran zu scheitern seltsam ist und zugleich leicht, wenn die Aufzeichnung in einem Ordner liegt, nach dem man erst jemanden fragen muss.

Was kein „vehicle“ ist

Rule 8 definiert ein vehicle als "any mechanically propelled vehicle constructed or adapted as a means of transport for individuals" und nimmt dann fünf Dinge heraus: ein Fahrzeug über 3 500 kg, ein motor cycle, also ein Motorrad, ein Fahrzeug, das eigens für einen schwerbehinderten Menschen gebaut oder umgebaut wurde, einen van, also einen Kastenwagen, und alles Weitere, was der Commissioner bestimmt.

Zwei Folgen, die in entgegengesetzte Richtungen weisen. Der 35-Cent-Schutzraum der r. 18(5) gilt für ein vehicle; eine Kilometerzahlung für den eigenen van oder das eigene Motorrad eines Arbeitnehmers hat ihn nicht — die Auffangregel r. 45(1) bewertet eine Barzahlung mit "the amount so paid". Und auf der Arbeitgeberseite fingiert rule 16, dass die private Nutzung eben dieser Kategorien keinen Wert hat.

Für Selbständige gibt es nirgends eine Zahl je Kilometer

Erschöpfend geprüft: kilometre, kilometer, mileage, per km, cents per und motor vehicle liefern null Treffer im gesamten Income Tax Act. Und die Leitlinien schließen die Tür ausdrücklich — Sachleistungen an eine selbständige Person sind steuerpflichtig, aber "the manner in which they are to be valued and accounted for is not regulated by the Fringe Benefits Rules."

Was bleibt, sind die tatsächlichen Kosten nach art. 14(1), mit linearer Abschreibung (wear and tear) über fünf Jahre.

Sechs Jahre, neun Jahre und eine Sanktion, die kein Bußgeld ist

Sechs Jahre für die Kilometeraufzeichnung des Arbeitgebers, und das ist geltendes Recht, keine Leitlinie — S.L. 123.55 rule 48(3): "All records referred to in this rule and all supporting documents… shall be kept for a period of not less than 6 years", wobei rule 48(2)(a) die Aufzeichnung nach rule 18(5)(c) einbezieht.

Eine selbständige Person bewahrt ihre eigenen Aufzeichnungen neun Jahre auf, und die Frist läuft je Vorgang, nicht je Jahr — ITMA art. 19(5), "after the completion of the transactions, acts or operations to which they relate." Malta verlangt Aufzeichnungen damit vier Jahre länger, als es auf ihrer Grundlage veranlagen kann, denn die Veranlagung ist nach fünf Jahren verjährt.

Und die Sanktion ist kein Geld. Nach dem proviso zu art. 31(5) gilt für eine Person, die es ohne angemessenen Grund versäumt, Aufzeichnungen binnen dreißig Tagen nach einer schriftlichen Aufforderung vorzulegen: Sie "shall not be allowed to produce such records… before the Administrative Review Tribunal or in any Court of law."

Eine zu spät vorgelegte Aufzeichnung ist nicht zu spät. Sie ist unbrauchbar.

Warum eine App und kein Heft

Nichts davon verlangt Software; drei Felder pro Fahrt sind keine anspruchsvolle Liste. Was Software ändert, ist die Folge einer einzigen Lücke — und Malta ist das Land, in dem eine Lücke nicht im Verhältnis zu sich selbst steht.

Was fehlt, ist nie die Entfernung. Es ist die Fahrt, die niemand notiert hat, weil sie kurz war, und der Zweck eines Besuchs vor acht Monaten — und jedes von beiden bringt nach dieser Regel die Erstattung des ganzen Jahres in die Besteuerung, statt sie zu kürzen.

DriveHub zeichnet jede Fahrt im Hintergrund auf und fragt hinterher, welche geschäftlich waren. So steht eine Fahrt in der Aufzeichnung, ob sich in dem Moment jemand an sie erinnert hat oder nicht. Der Bericht druckt für jede Zeile alle drei vorgeschriebenen Angaben — den Zweck in Ihren eigenen Worten, das Ziel und die Strecke — und der Identitätsblock nennt den Arbeitnehmer, zu dem die Aufzeichnung gehört.

Eine pauschale Fahrzeugzulage in bar ist etwas ganz anderes, und nichts davon gilt für sie: Ein fester Betrag statt einer Zahlung je Kilometer ist als fringe benefit steuerpflichtig, und zwar mit der Zulage abzüglich 50 %, gedeckelt auf 1 170 € im Jahr und über alle Arbeitgeber hinweg zusammengerechnet. Das ist keine Kilometererstattung, und eine Kilometeraufzeichnung hilft dabei nicht.

Diese Seite gibt wieder, was die Rules selbst sagen, und nennt die Rule, damit Sie es nachprüfen können. Sie ist keine Steuerberatung und kann Ihre Umstände nicht berücksichtigen. Wenn es um Geld geht, fragen Sie Ihren Steuerberater — und bringen Sie die Aufzeichnungen mit.