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Um cêntimo acima de 35, ou uma deslocação em falta, e todo o reembolso passa a fringe benefit

A regra maltesa só retira valor a um reembolso por quilómetro quando se cumprem todas as suas condições. Falhe uma, e o que é tributado não é o excesso — é tudo.

Um teto, não uma taxa

0,35 € por quilómetro não é um direito nem um valor que alguém seja obrigado a pagar. É o máximo até ao qual um reembolso por quilómetro pelo uso profissional do carro próprio de um trabalhador escapa ao tratamento como fringe benefit — um benefício acessório tributável —, nos termos das Fringe Benefits Rules, S.L. 123.55. O valor mantém-se desde 1 de janeiro de 2008, quando o Legal Notice 409 of 2007 substituiu "15 cents" por "35 cents" na rule 18(5)(b).

O que acontece acima dele é a parte que importa perceber bem.

Três condições, e só valem em conjunto

A rule 18(1) avalia o abono em "the total amount so paid". A rule 18(5) retira-lhe esse valor — considera que não tem nenhum — apenas quando se verificam todas as condições seguintes:

• A deslocação é uso profissional
• O reembolso é calculado pela distância efetivamente percorrida, a uma taxa não superior a 35 cêntimos por quilómetro — "made by reference to the distance actually covered at a rate not exceeding 35 cents per kilometre"
• A entidade patronal registou os elementos a que o reembolso se refere, incluindo o motivo, o destino e a distância de cada deslocação — "the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey"

As orientações da própria Malta Tax and Customs Administration dizem a consequência por estas palavras: "If any one of these conditions is not met, the full reimbursement value will be considered as a fringe benefit."

Não o excesso. Um cêntimo acima de 35, ou uma deslocação que falte no registo, e todo o pagamento fica sujeito a imposto — avaliado segundo as regras dos reembolsos de viatura, como se as condições nunca tivessem sido cumpridas. É uma aresta invulgarmente afiada, e corta tanto pelo registo como pela taxa.

A rule 47(1) dá a essas orientações o mesmo efeito que às próprias Rules, pelo que "é só uma orientação" não é uma leitura possível.

Disponível a qualquer momento

As orientações acrescentam uma quarta condição às três da Rule: o registo tem de estar "readily available at any time" para verificação. É uma exigência sobre a facilidade de o encontrar, não sobre o conteúdo — o que é uma coisa estranha de falhar, e fácil, se o registo estiver numa pasta que é preciso pedir a alguém.

O que não é um "vehicle"

A rule 8 define vehicle como "any mechanically propelled vehicle constructed or adapted as a means of transport for individuals" e retira-lhe depois cinco coisas: um veículo com mais de 3 500 kg, um motor cycle, ou seja, um motociclo, um veículo construído ou adaptado especialmente para uma pessoa com deficiência grave, uma van, ou seja, um furgão, e tudo o mais que o Commissioner determinar.

Duas consequências, em sentidos opostos. A salvaguarda dos 35 cêntimos da r. 18(5) é para um vehicle, pelo que um pagamento por quilómetro pela van ou pela mota própria de um trabalhador não a tem — a regra supletiva da r. 45(1) avalia um pagamento em dinheiro em "the amount so paid". E, do lado da entidade patronal, a rule 16 considera que o uso pessoal dessas mesmas categorias não tem valor.

Um trabalhador independente não tem valor por quilómetro em lado nenhum

Verificado exaustivamente: kilometre, kilometer, mileage, per km, cents per e motor vehicle dão zero resultados em todo o Income Tax Act. E as orientações fecham a porta de forma expressa — os pagamentos em espécie a um trabalhador independente são tributáveis, mas "the manner in which they are to be valued and accounted for is not regulated by the Fringe Benefits Rules."

O que resta é o custo efetivo do art. 14(1), com amortização (wear and tear) em quotas constantes ao longo de cinco anos.

Seis anos, nove anos, e uma sanção que não é uma coima

Seis anos para o registo de quilómetros da entidade patronal, e é lei, não orientação — S.L. 123.55 rule 48(3): "All records referred to in this rule and all supporting documents… shall be kept for a period of not less than 6 years", com a rule 48(2)(a) a incluir o registo da rule 18(5)(c).

Um trabalhador independente guarda os seus próprios registos nove anos, e o prazo conta-se operação a operação, não por ano — ITMA art. 19(5), "after the completion of the transactions, acts or operations to which they relate." Malta exige, portanto, registos durante mais quatro anos do que o tempo em que pode liquidar imposto com base neles, já que a liquidação caduca ao fim de cinco.

E a sanção não é dinheiro. Nos termos da ressalva do art. 31(5), quem, sem motivo razoável, não apresentar os registos no prazo de trinta dias após uma notificação escrita "shall not be allowed to produce such records… before the Administrative Review Tribunal or in any Court of law."

Um registo apresentado tarde não está atrasado. Está inutilizável.

Porquê uma aplicação e não um caderno

Nada disto exige software; três campos por deslocação não é uma lista exigente. O que o software muda é a consequência de uma única falha — e Malta é o país onde uma falha não é proporcional a si própria.

O que falta nunca é a distância. É a deslocação que ninguém anotou por ser curta, e o motivo de uma visita de há oito meses — e qualquer uma delas, segundo esta regra, põe o reembolso do ano inteiro sob imposto, em vez de apenas o reduzir.

O DriveHub regista cada deslocação em segundo plano e pergunta depois quais foram profissionais, de modo que uma deslocação fica no registo quer alguém se tenha lembrado dela na altura, quer não. O relatório imprime os três elementos prescritos em cada linha — o motivo nas suas próprias palavras, o destino e a distância — e o bloco de identificação indica o trabalhador a quem o registo pertence.

Um subsídio de viatura fixo, em dinheiro, é outra coisa, e nada disto se lhe aplica: uma quantia fixa, e não um pagamento por quilómetro, é tributável como fringe benefit pelo valor do subsídio deduzido de 50 %, até 1 170 € por ano e somando todas as entidades patronais. Não é quilometragem, e um registo de quilómetros não ajuda nisso.

Esta página reproduz o que dizem as próprias Rules, com a referência de cada rule para poder verificar. Não é aconselhamento fiscal e não conhece a sua situação. Quando está dinheiro em causa, pergunte ao seu contabilista — e leve o registo.