Landengids · Malta

Eén cent boven de 35, of één ontbrekende rit, en de hele vergoeding is een fringe benefit

De Maltese regel ontneemt een kilometervergoeding haar waarde alleen als aan elk van de voorwaarden is voldaan. Mis er één, en dan wordt niet het meerdere belast — maar alles.

Een plafond, geen tarief

€ 0,35 per kilometer is geen recht en geen bedrag dat iemand moet betalen. Het is het maximum waarbinnen een vergoeding per kilometer voor zakelijk gebruik van de eigen auto van een werknemer buiten de behandeling als fringe benefit — een belastbaar voordeel — blijft, volgens de Fringe Benefits Rules, S.L. 123.55. Het bedrag staat sinds 1 januari 2008, toen Legal Notice 409 of 2007 in rule 18(5)(b) "15 cents" verving door "35 cents".

Wat erboven gebeurt, is het deel dat je goed moet begrijpen.

Drie voorwaarden, en ze gelden alleen samen

Rule 18(1) waardeert de vergoeding op "the total amount so paid". Rule 18(5) neemt die waarde weg — stelt dat ze er niet is — alleen als aan alle volgende voorwaarden is voldaan:

• De rit is zakelijk gebruik
• De vergoeding is gebaseerd op de werkelijk afgelegde afstand, tegen hoogstens 35 cent per kilometer — "made by reference to the distance actually covered at a rate not exceeding 35 cents per kilometre"
• De werkgever heeft de gegevens vastgelegd waarop de vergoeding betrekking heeft, waaronder doel, bestemming en afstand van elke rit — "the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey"

De richtlijnen van de Malta Tax and Customs Administration benoemen het gevolg met zoveel woorden: "If any one of these conditions is not met, the full reimbursement value will be considered as a fringe benefit."

Niet het meerdere. Eén cent boven de 35, of één rit die in de registratie ontbreekt, en de volledige betaling wordt belast — gewaardeerd volgens de regels voor autovergoedingen, alsof aan de voorwaarden nooit was voldaan. Het is een ongewoon scherpe rand, en hij snijdt net zo makkelijk aan de kant van de registratie als aan die van het tarief.

Rule 47(1) geeft die richtlijnen dezelfde werking als de Rules zelf; "het is maar een richtlijn" is dus geen beschikbare lezing.

Op elk moment direct beschikbaar

De richtlijnen voegen aan de drie voorwaarden uit de Rule een vierde toe: de registratie moet voor controle "readily available at any time" zijn. Dat is een eis aan de vindbaarheid, niet aan de inhoud — een vreemd punt om op te struikelen, en een makkelijk punt, als de registratie in een map zit waar je eerst iemand om moet vragen.

Wat geen "vehicle" is

Rule 8 definieert een vehicle als "any mechanically propelled vehicle constructed or adapted as a means of transport for individuals" en sluit vervolgens vijf dingen uit: een voertuig boven 3 500 kg, een motor cycle (motorfiets), een voertuig dat speciaal is gebouwd of aangepast voor iemand met een ernstige beperking, een van (bestelwagen), en alles wat de Commissioner verder aanwijst.

Twee gevolgen, in tegengestelde richtingen. De veilige haven van 35 cent in r. 18(5) geldt voor een vehicle; een kilometervergoeding voor de eigen bestelwagen of motorfiets van een werknemer heeft die niet — de vangnetbepaling r. 45(1) waardeert een betaling in geld op "the amount so paid". En aan de kant van de werkgever stelt rule 16 dat privégebruik van diezelfde categorieën geen waarde heeft.

Voor een zelfstandige bestaat nergens een bedrag per kilometer

Uitputtend nagegaan: kilometre, kilometer, mileage, per km, cents per en motor vehicle leveren nul treffers op in de hele Income Tax Act. En de richtlijnen sluiten de deur met zoveel woorden: voordelen in natura voor een zelfstandige zijn belastbaar, maar "the manner in which they are to be valued and accounted for is not regulated by the Fringe Benefits Rules."

Wat overblijft, zijn de werkelijke kosten volgens art. 14(1), met een lineaire afschrijving (wear and tear) over vijf jaar.

Zes jaar, negen jaar, en een sanctie die geen boete is

Zes jaar voor de kilometerregistratie van de werkgever, en dat is hard recht, geen richtlijn — S.L. 123.55 rule 48(3): "All records referred to in this rule and all supporting documents… shall be kept for a period of not less than 6 years", waarbij rule 48(2)(a) de registratie van rule 18(5)(c) daaronder brengt.

Een zelfstandige bewaart zijn eigen administratie negen jaar, en de termijn loopt per transactie, niet per jaar — ITMA art. 19(5), "after the completion of the transactions, acts or operations to which they relate." Malta eist dus vier jaar langer administratie dan het er aanslagen op kan baseren, want na vijf jaar is een aanslag verjaard.

En de sanctie is geen geld. Volgens het proviso bij art. 31(5) geldt voor wie zonder redelijke grond nalaat de administratie binnen dertig dagen na een schriftelijke aanmaning over te leggen, dat hij "shall not be allowed to produce such records… before the Administrative Review Tribunal or in any Court of law."

Een registratie die te laat wordt overgelegd, is niet te laat. Ze is onbruikbaar.

Waarom een app en geen boekje

Niets van het bovenstaande vereist software; drie velden per rit is geen veeleisende lijst. Wat software verandert, is het gevolg van één gat — en Malta is het land waar één gat niet in verhouding staat tot zichzelf.

Wat ontbreekt, is nooit de afstand. Het is de rit die niemand noteerde omdat hij kort was, en het doel van een bezoek acht maanden geleden — en elk van die twee brengt onder deze regel de vergoeding van het hele jaar in de heffing, in plaats van haar te verminderen.

DriveHub legt elke rit op de achtergrond vast en vraagt achteraf welke zakelijk waren, zodat een rit in de registratie staat, of iemand er op dat moment aan dacht of niet. Het rapport vermeldt voor elke regel alle drie de voorgeschreven gegevens — het doel in je eigen woorden, de bestemming en de afstand — en het identiteitsblok noemt de werknemer bij wie de registratie hoort.

Een vaste autovergoeding in geld is een heel ander dier, en niets hiervan is erop van toepassing: een vast bedrag in plaats van een vergoeding per kilometer is belastbaar als fringe benefit tegen de vergoeding min 50 %, met een maximum van € 1 170 per jaar en opgeteld over alle werkgevers. Het is geen kilometervergoeding, en een kilometerregistratie helpt er niet bij.

Deze pagina geeft weer wat de Rules zelf zeggen, en noemt de rule zodat je het kunt nalezen. Het is geen belastingadvies en kan geen rekening houden met jouw situatie. Als er geld mee gemoeid is, vraag het je belastingadviseur — en neem de registratie mee.