Guía por país · Malta

Un céntimo por encima de 35, o un trayecto sin anotar, y todo el reembolso es una retribución en especie

La norma maltesa deja sin valor un reembolso por kilometraje solo cuando se cumplen todas y cada una de sus condiciones. Si falla una, no tributa el exceso: tributa todo.

Un techo, no una tarifa

0,35 € por kilómetro no es un derecho ni una cifra que nadie esté obligado a pagar. Es el máximo hasta el que un reembolso por kilómetro por el uso profesional del coche propio de un empleado escapa al tratamiento de retribución en especie (fringe benefit), conforme a las Fringe Benefits Rules, S.L. 123.55, las normas maltesas sobre retribuciones en especie. La cifra está vigente desde el 1 de enero de 2008, cuando el Legal Notice 409 of 2007 sustituyó «15 cents» por «35 cents» en la rule 18(5)(b).

Lo que ocurre por encima de esa cifra es la parte que conviene entender bien.

Tres condiciones, y se exigen juntas

La rule 18(1) valora ese pago en "the total amount so paid". La rule 18(5) elimina ese valor —considera que no tiene ninguno— solo cuando se cumplen todas estas condiciones:

• El desplazamiento es de uso profesional
• El reembolso es un pago "made by reference to the distance actually covered at a rate not exceeding 35 cents per kilometre"
• "the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey"

Las propias directrices de la Malta Tax and Customs Administration lo dicen con todas las letras: "If any one of these conditions is not met, the full reimbursement value will be considered as a fringe benefit."

No el exceso. Un céntimo por encima de 35, o un trayecto que falte en el registro, y todo el pago pasa a tributar, valorado conforme a las reglas de reembolso de vehículos como si las condiciones no se hubieran cumplido nunca. Es un umbral inusualmente afilado, y corta tanto por el registro como por la tarifa.

La rule 47(1) da a esas directrices el mismo efecto que a las propias Rules, así que leerlas como «meras orientaciones» no es una lectura disponible.

Disponible en cualquier momento

Las directrices añaden una cuarta condición a las tres de la Rule: el registro debe estar "readily available at any time" para su comprobación. Es una exigencia sobre la disponibilidad y no sobre el contenido — algo raro de incumplir, y fácil, si el registro vive en una carpeta que hay que pedirle a alguien.

Qué no cuenta como «vehicle»

La rule 8 define un vehicle como "any mechanically propelled vehicle constructed or adapted as a means of transport for individuals" y a continuación deja fuera cinco cosas: un vehículo de más de 3 500 kg, una motocicleta, un vehículo construido o adaptado especialmente para una persona con discapacidad grave, una furgoneta (van) y cualquier otra cosa que especifique el Commissioner.

Dos consecuencias, y apuntan en sentidos opuestos. El puerto seguro de los 35 céntimos de la r. 18(5) es para un vehicle, así que un pago por kilometraje por la furgoneta o la motocicleta propias de un empleado no lo tiene: la regla supletoria de la r. 45(1) valora un pago en efectivo en "the amount so paid". Y del lado del empleador, la rule 16 considera que el uso privado de esas mismas categorías no tiene valor.

Un autónomo no tiene ninguna cifra por kilómetro en ningún sitio

Comprobado de forma exhaustiva: kilometre, kilometer, mileage, per km, cents per y motor vehicle devuelven cero resultados en toda la Income Tax Act. Y las directrices cierran la puerta expresamente: las retribuciones en especie a un autónomo tributan, pero "the manner in which they are to be valued and accounted for is not regulated by the Fringe Benefits Rules."

Lo que queda es el gasto real del art. 14(1), con una amortización (wear and tear) lineal a cinco años.

Seis años, nueve años y una sanción que no es una multa

Seis años para el registro de kilometraje del empleador, y es ley en sentido estricto, no una orientación — S.L. 123.55 rule 48(3): "All records referred to in this rule and all supporting documents… shall be kept for a period of not less than 6 years", y la rule 48(2)(a) incluye el registro de la rule 18(5)(c).

Un autónomo conserva sus propios registros nueve años, y el plazo corre por operación, no por año — ITMA art. 19(5), "after the completion of the transactions, acts or operations to which they relate." Malta exige, por tanto, conservar los registros cuatro años más de lo que puede liquidar sobre ellos, porque la liquidación prescribe a los cinco.

Y la sanción no es dinero. Según la salvedad del art. 31(5), quien sin excusa razonable no presente los registros en los treinta días siguientes a un requerimiento escrito "shall not be allowed to produce such records… before the Administrative Review Tribunal or in any Court of law."

Un registro presentado tarde no es un registro tardío. Es inservible.

Por qué una app y no una libreta

Nada de lo anterior exige software; tres campos por trayecto no es una lista exigente. Lo que cambia el software es la consecuencia de un solo hueco, y Malta es el país donde un hueco no guarda proporción consigo mismo.

El dato que se pierde nunca es la distancia: es el trayecto que nadie anotó porque era corto, y el motivo de una visita de hace ocho meses — y cualquiera de los dos, con esta norma, hace tributar el reembolso de todo el año en lugar de reducirlo.

DriveHub registra cada trayecto en segundo plano y te pregunta después cuáles fueron de trabajo, así que un trayecto queda en el registro tanto si alguien se acordó de él en su momento como si no. El informe imprime los tres datos prescritos en cada fila — el motivo con tus propias palabras, el destino y la distancia — y el bloque de identificación nombra al empleado al que pertenece el registro.

Una asignación en efectivo para el coche es otra cosa y nada de esto se le aplica: una cantidad fija, en lugar de un pago por kilómetro, tributa como retribución en especie por el importe de la asignación menos el 50 %, con un tope de 1 170 € al año y sumando todos los empleadores. No es kilometraje, y un registro de kilometraje no sirve de nada ahí.

Esta página recoge lo que dicen las propias Rules y cita el precepto para que puedas comprobarlo. No es asesoramiento fiscal y no conoce tu situación. Cuando hay dinero de por medio, pregunta a tu asesor — y lleva el registro.