Guida per Paese · Malta

Un centesimo oltre i 35, o un viaggio mancante, e l’intero rimborso diventa fringe benefit

La regola maltese toglie valore a un rimborso chilometrico solo se tutte le sue condizioni sono soddisfatte. Ne manca una, e non si tassa l’eccedenza: si tassa tutto.

Un tetto, non una tariffa

0,35 € al chilometro non è un diritto, né una cifra che qualcuno sia tenuto a pagare. È il massimo entro cui un rimborso a chilometro per l’uso lavorativo dell’auto propria di un dipendente sfugge al trattamento come fringe benefit, secondo le Fringe Benefits Rules, S.L. 123.55. La cifra è in vigore dal 1° gennaio 2008, quando il Legal Notice 409 of 2007 ha sostituito "15 cents" con "35 cents" nella rule 18(5)(b).

Quello che succede sopra quella soglia è la parte da capire bene.

Tre condizioni, e valgono insieme

La rule 18(1) valuta l’indennità per "the total amount so paid". La rule 18(5) toglie quel valore — lo considera nullo — solo quando valgono tutte le condizioni seguenti:

• Il viaggio è un uso lavorativo
• Il rimborso è "made by reference to the distance actually covered at a rate not exceeding 35 cents per kilometre"
• "the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey"

Le linee guida della Malta Tax and Customs Administration dicono la conseguenza senza giri di parole: "If any one of these conditions is not met, the full reimbursement value will be considered as a fringe benefit."

Non l’eccedenza. Un centesimo oltre i 35, o un solo viaggio assente dal registro, e l’intero pagamento diventa imponibile — valutato secondo le regole sui rimborsi auto come se le condizioni non fossero mai state soddisfatte. È un filo insolitamente tagliente, e taglia sul registro con la stessa facilità che sulla tariffa.

La rule 47(1) dà a quelle linee guida lo stesso effetto delle Rules, quindi leggerle come «semplici indicazioni» non è una lettura possibile.

Disponibile in qualsiasi momento

Alle tre condizioni della Rule le linee guida ne aggiungono una quarta: il registro dev’essere "readily available at any time" per le verifiche. È un requisito sulla reperibilità, non sul contenuto — strano da mancare, e facile, se il registro sta in una cartella che bisogna chiedere a qualcuno.

Che cosa non è un «vehicle»

La rule 8 definisce un vehicle come "any mechanically propelled vehicle constructed or adapted as a means of transport for individuals" e poi ne esclude cinque cose: un veicolo oltre i 3 500 kg, una motor cycle, cioè una moto, un veicolo costruito o adattato appositamente per una persona con grave disabilità, un van, cioè un furgone, e qualunque altra cosa indichi il Commissioner.

Due conseguenze, in direzioni opposte. Il porto sicuro dei 35 centesimi della r. 18(5) vale per un vehicle, quindi un pagamento chilometrico per il furgone o la moto propri di un dipendente non ne ha nessuno — la regola residuale della r. 45(1) valuta un pagamento in denaro per "the amount so paid". E sul versante del datore di lavoro, la rule 16 considera privo di valore l’uso privato di quelle stesse categorie.

Un lavoratore autonomo non ha una cifra a chilometro da nessuna parte

Verificato in modo esaustivo: kilometre, kilometer, mileage, per km, cents per e motor vehicle danno zero risultati in tutto l’Income Tax Act. E le linee guida chiudono la porta in modo esplicito — i compensi in natura a un lavoratore autonomo sono imponibili, ma "the manner in which they are to be valued and accounted for is not regulated by the Fringe Benefits Rules."

Resta il costo effettivo dell’art. 14(1), con ammortamento (wear and tear) a quote costanti in cinque anni.

Sei anni, nove anni, e una sanzione che non è una multa

Sei anni per il registro chilometrico del datore di lavoro, ed è diritto vincolante, non una linea guida — S.L. 123.55 rule 48(3): "All records referred to in this rule and all supporting documents… shall be kept for a period of not less than 6 years", con la rule 48(2)(a) che vi include il registro della rule 18(5)(c).

Un lavoratore autonomo conserva le proprie registrazioni nove anni, e il termine decorre per operazione, non per anno — ITMA art. 19(5), "after the completion of the transactions, acts or operations to which they relate." Malta chiede quindi di conservare i documenti quattro anni più a lungo di quanto possa accertare sulla loro base, perché l’accertamento si prescrive dopo cinque anni.

E la sanzione non è in denaro. In base al proviso dell’art. 31(5), chi senza un motivo ragionevole non esibisce le registrazioni entro trenta giorni da una richiesta scritta "shall not be allowed to produce such records… before the Administrative Review Tribunal or in any Court of law."

Un registro esibito in ritardo non è in ritardo. È inservibile.

Perché un’app e non un quaderno

Niente di tutto questo richiede un software; tre campi per viaggio non sono un elenco impegnativo. Quello che il software cambia è la conseguenza di una singola lacuna, e Malta è il Paese in cui una lacuna non è proporzionata a sé stessa.

Quello che manca non è mai la distanza. È il viaggio che nessuno ha annotato perché era breve, e lo scopo di una visita di otto mesi fa — e l’uno o l’altro, con questa regola, rende imponibile il rimborso di tutto l’anno invece di ridurlo.

DriveHub registra ogni viaggio in background e chiede dopo quali erano di lavoro, così un viaggio finisce nel registro che qualcuno se ne sia ricordato sul momento o no. Il report stampa per ogni riga tutte e tre le voci prescritte — lo scopo con parole tue, la destinazione e la distanza — e il blocco identificativo indica il dipendente a cui il registro appartiene.

Un’indennità auto forfettaria in denaro è tutt’altra faccenda, e nulla di quanto sopra la riguarda: una somma fissa, anziché un pagamento a chilometro, è imponibile come fringe benefit per l’importo dell’indennità meno il 50 %, con un tetto di 1 170 € l’anno e cumulando tutti i datori di lavoro. Non è un rimborso chilometrico, e un registro chilometrico non aiuta.

Questa pagina riporta ciò che dicono le Rules stesse, e indica la rule perché tu possa verificarlo. Non costituisce consulenza fiscale e non può tenere conto della tua situazione. Quando ci sono di mezzo dei soldi, chiedi al tuo commercialista — e porta il registro.