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Um centavo acima de 35, ou uma viagem faltando, e todo o reembolso vira fringe benefit

A regra maltesa só tira o valor de um reembolso por quilômetro quando todas as suas condições são cumpridas. Falhe uma, e o que se tributa não é o excedente — é tudo.

Um teto, não uma tarifa

€ 0,35 por quilômetro não é um direito, nem um valor que alguém seja obrigado a pagar. É o máximo até o qual um reembolso por quilômetro pelo uso profissional do carro próprio de um empregado escapa do tratamento como fringe benefit — um benefício indireto tributável —, nos termos das Fringe Benefits Rules, S.L. 123.55. O valor está em vigor desde 1º de janeiro de 2008, quando o Legal Notice 409 of 2007 substituiu "15 cents" por "35 cents" na rule 18(5)(b).

O que acontece acima dele é a parte que vale a pena entender direito.

Três condições, e elas só valem juntas

A rule 18(1) avalia a verba em "the total amount so paid". A rule 18(5) tira esse valor — considera que ela não tem nenhum — somente quando todas as condições a seguir são cumpridas:

• A viagem é uso profissional
• O reembolso é calculado pela distância efetivamente percorrida, a uma tarifa de no máximo 35 centavos por quilômetro — "made by reference to the distance actually covered at a rate not exceeding 35 cents per kilometre"
• O empregador registrou os dados a que o reembolso se refere, incluindo a finalidade, o destino e a distância de cada viagem — "the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey"

As diretrizes da própria Malta Tax and Customs Administration dizem a consequência com todas as letras: "If any one of these conditions is not met, the full reimbursement value will be considered as a fringe benefit."

Não o excedente. Um centavo acima de 35, ou uma viagem ausente do registro, e o pagamento inteiro passa a ser tributado — avaliado pelas regras de reembolso de veículo, como se as condições nunca tivessem sido cumpridas. É uma lâmina incomumente afiada, e ela corta pelo registro tão facilmente quanto pela tarifa.

A rule 47(1) dá a essas diretrizes o mesmo efeito das próprias Rules, de modo que "é só uma orientação" não é uma leitura possível.

Disponível a qualquer momento

As diretrizes acrescentam uma quarta condição às três da Rule: o registro precisa estar "readily available at any time" para verificação. É uma exigência sobre a facilidade de encontrá-lo, não sobre o conteúdo — uma coisa estranha de descumprir, e fácil, se o registro vive numa pasta que é preciso pedir a alguém.

O que não é um "vehicle"

A rule 8 define vehicle como "any mechanically propelled vehicle constructed or adapted as a means of transport for individuals" e depois exclui cinco coisas: um veículo de mais de 3 500 kg, um motor cycle, ou seja, uma moto, um veículo construído ou adaptado especialmente para uma pessoa com deficiência grave, uma van, ou seja, um furgão, e tudo o mais que o Commissioner determinar.

Duas consequências, em sentidos opostos. O porto seguro dos 35 centavos da r. 18(5) vale para um vehicle, então um pagamento por quilômetro pela van ou pela moto própria de um empregado não tem porto seguro nenhum — a regra residual da r. 45(1) avalia um pagamento em dinheiro em "the amount so paid". E, do lado do empregador, a rule 16 considera que o uso particular dessas mesmas categorias não tem valor.

Um autônomo não tem valor por quilômetro em lugar nenhum

Verificado exaustivamente: kilometre, kilometer, mileage, per km, cents per e motor vehicle dão zero resultados em todo o Income Tax Act. E as diretrizes fecham a porta expressamente — pagamentos em espécie a um autônomo são tributáveis, mas "the manner in which they are to be valued and accounted for is not regulated by the Fringe Benefits Rules."

O que sobra é o custo efetivo do art. 14(1), com depreciação (wear and tear) linear ao longo de cinco anos.

Seis anos, nove anos, e uma sanção que não é multa

Seis anos para o registro de quilometragem do empregador, e isso é lei, não diretriz — S.L. 123.55 rule 48(3): "All records referred to in this rule and all supporting documents… shall be kept for a period of not less than 6 years", com a rule 48(2)(a) incluindo nisso o registro da rule 18(5)(c).

Um autônomo guarda os próprios registros por nove anos, e o prazo corre operação por operação, não por ano — ITMA art. 19(5), "after the completion of the transactions, acts or operations to which they relate." Malta exige, portanto, que os registros sejam guardados por quatro anos a mais do que o prazo em que pode lançar imposto com base neles, já que o lançamento prescreve depois de cinco.

E a sanção não é dinheiro. Pela ressalva do art. 31(5), quem, sem justificativa razoável, não apresentar os registros em trinta dias após uma notificação por escrito "shall not be allowed to produce such records… before the Administrative Review Tribunal or in any Court of law."

Um registro apresentado tarde não está atrasado. Está inutilizável.

Por que um app e não um caderno

Nada disso exige software; três campos por viagem não é uma lista exigente. O que o software muda é a consequência de uma única falha, e Malta é o país onde uma falha não é proporcional a si mesma.

O que falta nunca é a distância. É a viagem que ninguém anotou porque era curta, e a finalidade de uma visita de oito meses atrás — e qualquer uma delas, por esta regra, coloca sob imposto o reembolso do ano inteiro, em vez de apenas reduzi-lo.

O DriveHub registra cada viagem em segundo plano e pergunta depois quais foram profissionais, de modo que uma viagem fica no registro quer alguém tenha se lembrado dela na hora, quer não. O relatório imprime os três itens prescritos em cada linha — a finalidade com as suas próprias palavras, o destino e a distância — e o bloco de identificação indica o empregado a quem o registro pertence.

Um auxílio-veículo fixo, em dinheiro, é outro bicho, e nada disso se aplica a ele: uma quantia fixa, e não um pagamento por quilômetro, é tributável como fringe benefit pelo valor do auxílio menos 50 %, limitado a € 1 170 por ano e somando todos os empregadores. Não é quilometragem, e um registro de quilometragem não ajuda nisso.

Esta página reproduz o que dizem as próprias Rules, e cita a rule para que você possa conferir. Não é consultoria tributária e não conhece a sua situação. Quando houver dinheiro em jogo, consulte o seu contador — e leve o registro.