DriveHubRittenregistratie op Malta — wat uw administratie moet bevatten, en hoe lang u haar bewaart
Wat uw administratie moet bevatten om een controle door de Malta Tax and Customs Administration te doorstaan — en het bedrag waarmee DriveHub rekent.
Het kilometerbedrag
€ 0,35 per km, van kracht sinds 1 januari 2008.
De regel die het bepaalt
De Fringe Benefits Tax Guidelines, op grond van de Fringe Benefits Rules (S.L. 123.55).
Wat er per rit in moet
Een rittenboek wordt uitdrukkelijk geëist — alle vergoedbare reizen moeten erin staan, en het moet op elk moment beschikbaar zijn voor controle door de belastingdienst — en drie velden zijn voorgeschreven: S.L. 123.55 r. 18(5)(c), letterlijk, "the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey" — het doel, de bestemming en de afstand van elke rit. De twee andere voorwaarden zijn dat de reis zakelijk is en dat 0,35 €/km niet wordt overschreden.
Hoe lang u moet bewaren
Zes jaar voor het rittenboek van de werkgever, en dat is harde wetgeving, geen richtlijn van de Commissioner — S.L. 123.55 rule 48(3): "All records referred to in this rule and all supporting documents… shall be kept for a period of not less than 6 years." Rule 48(2)(a) brengt het rittenboek van rule 18(5)(c) daaronder. Een zelfstandige bewaart zijn eigen administratie negen jaar, en de klok loopt per transactie, niet per jaar — ITMA art. 19(5), "after the completion of the transactions, acts or operations to which they relate". Malta eist dus dat u stukken vier jaar langer bewaart dan het er een aanslag op kan baseren (het recht om aan te slaan verjaart na vijf jaar, art. 31(6)), en een btw-plichtige eenmanszaak heeft met beide termijnen te maken, waarbij de btw-termijn bij een correctie opnieuw begint (VAT Act art. 48(4)). De sanctie is geen boete, maar niet-ontvankelijkheid: volgens het voorbehoud van art. 31(5) mag wie zonder redelijke grond zijn stukken niet binnen dertig dagen na een schriftelijke aanmaning overlegt, "shall not be allowed to produce such records… before the Administrative Review Tribunal or in any Court of law." Een rittenboek dat te laat wordt overgelegd, is niet alleen te laat — het is onbruikbaar.
Wat een fout kost
Alles of niets, niet naar verhouding: voldoet u aan één van de drie voorwaarden niet, dan wordt de hele vergoeding een fringe benefit (voordeel in natura), gewaardeerd volgens de regels voor vergoeding van autokosten — en niet alleen het deel boven het plafond.
Deze pagina geeft weer wat de regelgeving en de dienst zelf zeggen, met vindplaats, zodat u het kunt nalezen. Het is geen belastingadvies en kent uw situatie niet. Als het om geld gaat: vraag uw belastingadviseur — en neem de administratie mee.
Waar dit vandaan komt
Bron van de eisen hierboven: de publicaties van de Malta Tax and Customs Administration. DriveHub toetst ze en het kilometerbedrag aan de eigen pagina's van die instantie; deze pagina is op dat materiaal gebaseerd.
DriveHub legt dit automatisch vast. De app registreert elke rit op de achtergrond en bewaart begin en einde, de afstand en de route. Het registreren en de controle op ontbrekende ritten zijn gratis; het rapport in de vorm die de fiscus verwacht, hoort bij DriveHub Pro.
