DriveHubKörjournal på Malta — tre föreskrivna fält och sex års bevarande
Vad dina anteckningar måste innehålla för att hålla vid en granskning från Malta Tax and Customs Administration — och den ersättning DriveHub räknar med.
Ersättningen
0,35 € per kilometer, gäller från 1 januari 2008.
Regeln som styr
Fringe Benefits Tax Guidelines, enligt Fringe Benefits Rules (S.L. 123.55).
Det här ska varje resa innehålla
En körjournal nämns uttryckligen — alla ersättningsgilla resor ska föras in i den, och den ska hållas lätt tillgänglig när som helst för myndighetens kontroll — och tre fält är föreskrivna: S.L. 123.55 r. 18(5)(c), ordagrant, "the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey" — varje resas syfte, destination och sträcka. De två andra villkoren är att resorna är tjänsteanvändning och att 0,35 €/km inte överskrids.
Hur länge de ska sparas
Sex år för arbetsgivarens körjournal, och det är bindande lag, inte kommissionärens riktlinjer — S.L. 123.55 rule 48(3): "All records referred to in this rule and all supporting documents… shall be kept for a period of not less than 6 years." Rule 48(2)(a) omfattar körjournalen enligt rule 18(5)(c). En egenföretagare sparar sina egna underlag i nio år, och klockan går per transaktion, inte per år — ITMA art. 19(5), "after the completion of the transactions, acts or operations to which they relate". Malta kräver därför underlag fyra år längre än det kan taxera på dem (taxering preskriberas efter fem år, art. 31(6)), och en momsregistrerad enskild näringsidkare har båda perioderna, där momsperioden börjar om vid en rättelse (VAT Act art. 48(4)). Påföljden är inte böter utan att underlaget inte får användas: enligt förbehållet i art. 31(5) "shall not be allowed to produce such records… before the Administrative Review Tribunal or in any Court of law" den som utan skälig ursäkt inte lämnar fram underlaget inom trettio dagar efter ett skriftligt föreläggande. En körjournal som lämnas in för sent är inte bara sen — den är oanvändbar.
Vad det kostar att göra fel
Absolut snarare än proportionellt: brister något av de tre villkoren blir hela ersättningen en fringe benefit, en skattepliktig förmån, värderad enligt reglerna för bilersättning — inte bara det som överstiger taket.
Den här sidan återger vad myndighetens egna regler säger. Det är inte skatterådgivning och den känner inte till din situation. När pengar står på spel — fråga din revisor, och ta med anteckningarna.
Varifrån detta kommer
Källa för kraven ovan: Malta Tax and Customs Administration. DriveHub stämmer av dem och ersättningen mot myndighetens egna sidor; den här sidan bygger på det underlaget.
DriveHub registrerar detta automatiskt. Appen spårar varje resa i bakgrunden och behåller start och slut, sträckan och rutten. Spårningen och kontrollen av missade resor är gratis; rapporten till skattemyndigheten ingår i DriveHub Pro.