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Polens „fünf Jahre“ für eine ewidencja przebiegu pojazdu sind eher sechs
Die polnische Regel liest sich wie fünf Jahre, aber die Frist beginnt spät, sodass eine ewidencja für 2026 bis Ende 2032 aufbewahrt wird. Bei voller Buchführung kann eine zweite Frist noch länger laufen.
Die kurze Antwort
Eine polnische ewidencja przebiegu pojazdu für 2026 wird bis zum 31. Dezember 2032 aufbewahrt — rund sechs Jahre nach den Fahrten, nicht fünf.
- Ordynacja podatkowa art. 86 § 1 verlangt, die Bücher und ihre Unterlagen „do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego“ aufzubewahren — bis die Steuerschuld verjährt ist. Eine feste Zahl von Jahren steht darin nicht.
- Art. 70 § 1 setzt diese Verjährung auf fünf Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Zahlungsfrist ablief.
- Die letzten Fristen für die Steuer eines Jahres liegen im Folgejahr, deshalb beginnen die fünf Jahre ein Jahr später.
Warum werden aus fünf Jahren sechs?
Die Frist beginnt nicht am Ende des Jahres, in dem Sie gefahren sind. Sie beginnt am Ende des Jahres, in dem die Frist für die Zahlung der Steuer ablief. Die letzten Fristen für 2026 — die Umsatzsteuer für Dezember und die jährliche PIT-Erklärung — liegen 2027, also wird die ewidencja insgesamt bis Ende 2032 aufbewahrt.
Wer fünf Jahre ab Ende 2026 zählt und die ewidencja am 1. Januar 2032 entsorgt, hat sie ein Jahr früher weggeworfen, als das Finanzamt aufhört, sie verlangen zu können.
Ustawa o VAT art. 112 wiederholt dieselbe Frist für die Umsatzsteuer-Aufzeichnungen — und die ewidencja przebiegu pojazdu nach art. 86a ust. 7 ist eine solche Aufzeichnung, nämlich die, die Ihren Vorsteuerabzug bei 100 % statt 50 % hält. Eine Unterscheidung zwischen Arbeitnehmer und Selbstständigem gibt es nicht: Die ewidencja nach art. 86a ust. 7 ist in jedem Fall eine księga podatkowa.
Eine zweite Frist bei voller Buchführung
Wer volle Bücher führt, unterliegt außerdem ustawa o rachunkowości art. 74 ust. 2 pkt 8, die fünf Jahre „od początku roku następującego po roku obrotowym“ zählt — ab Beginn des Jahres nach dem Geschäftsjahr. Das ist ein anderer Ausgangspunkt als bei der steuerlichen Verjährung. Praktisch gilt die längere der beiden.
Ein Zitat sollten Sie weglassen: KKS art. 60 § 2 wird manchmal als Sanktion für die Aufbewahrungsfrist genannt. Die Vorschrift betrifft den Ort, an dem die Bücher geführt werden, nicht die Frist.
Was der Verlust der ewidencja kostet
Zweierlei, und beides summiert sich:
- Der Vorsteuerabzug sinkt von 100 % auf 50 % — die Folge, die der Artikel über Polens zwei Aufzeichnungen beschreibt.
- Das Finanzamt kann die Bemessungsgrundlage nach Ordynacja podatkowa art. 23 § 1 schätzen.
Der Abzug ist eine eigene Frage
Der einkommensteuerliche Anteil der Fahrzeugkosten wird anderswo geregelt: Nach ustawa o PIT art. 23 ust. 1 pkt 46 und 46a bleiben bei einem privat gehaltenen Auto 20 % abziehbar und bei einem im Betriebsvermögen 75 %. Was die ewidencja selbst entscheidet, Vorsteuer zu 100 % oder 50 %, steht in Polens zwei Fahrzeugaufzeichnungen.
Bevor Sie die ewidencja löschen
- Zählen Sie die Aufbewahrung ab dem Ende des Jahres, in dem die Zahlungsfrist ablief, nicht des Jahres, in dem Sie gefahren sind. Eine ewidencja für 2026 wird bis zum 31. Dezember 2032 aufbewahrt.
- Bei voller Buchführung prüfen Sie auch die Frist nach dem Rechnungslegungsgesetz und halten sich an die längere der beiden.
- Für die Umsatzsteuer halten Sie die ewidencja nach art. 86a ust. 7 vollständig, einschließlich des Zählerstands am Ende jedes Abrechnungszeitraums.
Was eine automatische ewidencja ändert
Die Ordynacja ist mit einer sechs Jahre aufbewahrten ewidencja aus Papier genauso zufrieden. Software ändert, was die ewidencja enthält, wenn sie schließlich verlangt wird: die Route einer Fahrt vor drei Jahren, ihr Datum und wer gefahren ist.
DriveHub zeichnet jede Fahrt im Hintergrund auf und fragt hinterher, welche geschäftlich waren. Die ausgedruckte ewidencja enthält eine fortlaufende Nummer, das Datum, den Zweck, die Route von–nach, die Kilometer, den Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt und den Namen des Fahrers, im Kopf das Kennzeichen und eine Seite zum Unterschreiben. Sie wird als PDF und als Tabelle exportiert; bewahren Sie die exportierte ewidencja auf, nicht nur die Fahrten auf Ihrem Telefon, so lange, wie die Ordynacja die Steuer offen hält.
Das Einzige, was DriveHub nicht liefern kann, ist der Zählerstand am Periodenende — abgelesen am Auto am letzten Tag jedes Abrechnungszeitraums. Lesen Sie an diesem Tag den Kilometerzähler ab und tragen Sie den Wert in die exportierte ewidencja ein; der Bericht nennt ihn als die eine Angabe, die Sie selbst ergänzen. Polens übrige Anforderungen stehen auf der Polen-Seite. Auch die deutsche Aufbewahrungsfrist wird oft falsch gelesen; siehe Fahrtenbuch aufbewahren: zehn Jahre, nicht acht.
Diese Seite gibt wieder, was die Ordynacja und die anderen polnischen Gesetze sagen, und nennt die Artikel, damit Sie sie nachprüfen können. Sie ist keine Steuerberatung. Sie kennt Ihre Umstände nicht. Wenn es um Geld geht, fragen Sie Ihren księgowy — und bringen Sie die ewidencja mit.
Die vollständige Regel mit ihren Rechtsquellen: Polen: Anforderungen an das Fahrtenbuch.