Landengids · Polen

De Poolse "vijf jaar" voor een ewidencja przebiegu pojazdu duren ongeveer zes

Door Andrei Zamiralov · Bijgewerkt op 25 september 2026

De Poolse regel leest als vijf jaar, maar de klok begint laat, dus een register over 2026 bewaar je tot eind 2032. Bij een volledige boekhouding kan een tweede klok nog langer lopen.

Het korte antwoord

Een Poolse ewidencja przebiegu pojazdu over 2026 bewaar je tot 31 december 2032 — ongeveer zes jaar na de ritten, niet vijf.

Ordynacja podatkowa art. 86 § 1 houdt de boeken en hun stukken bewaard "do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego" — tot de belastingschuld verjaard is. Er staat geen vast aantal jaren in.
Art. 70 § 1 legt die verjaring op vijf jaar vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de betalingstermijn viel.
De laatste termijnen voor de belasting over een jaar vallen in het jaar daarna, dus de vijf jaar beginnen een jaar later.

Waarom wordt vijf jaar zes?

De klok begint niet aan het einde van het jaar waarin je reed. Hij begint aan het einde van het jaar waarin de termijn voor het betalen van de belasting viel. De laatste termijnen voor 2026 — de btw over december en de jaarlijkse PIT-aangifte — vallen in 2027, dus het register als geheel bewaar je tot eind 2032.

Wie vijf jaar telt vanaf eind 2026 en het register op 1 januari 2032 weggooit, heeft het een jaar te vroeg weggedaan: de belastingdienst kan er dan nog om vragen.

Ustawa o VAT art. 112 herhaalt dezelfde termijn voor de btw-registers — en de ewidencja przebiegu pojazdu onder art. 86a ust. 7 is een btw-register, het register dat je aftrek van voorbelasting op 100% houdt in plaats van 50%. Er is geen onderscheid tussen werknemer en zelfstandige: het register van art. 86a ust. 7 is hoe dan ook een księga podatkowa.

Nog een klok, bij een volledige boekhouding

Wie een volledige boekhouding voert, valt ook onder ustawa o rachunkowości art. 74 ust. 2 pkt 8, die vijf jaar telt "od początku roku następującego po roku obrotowym" — vanaf het begin van het jaar na het boekjaar. Dat is een ander beginpunt dan de fiscale verjaring. In de praktijk geldt de langste van de twee.

Eén bron laat je beter weg: KKS art. 60 § 2 wordt soms genoemd als de sanctie op de bewaartermijn. Het gaat over de plaats waar de boeken worden bewaard, niet over de termijn.

Wat het kost als het register verloren gaat

Twee dingen, en ze stapelen zich op:

De aftrek van voorbelasting daalt van 100% naar 50% — het gevolg dat het artikel over de twee Poolse registers beschrijft.
De belastingdienst mag de grondslag schatten onder Ordynacja podatkowa art. 23 § 1.

De aftrek is een aparte vraag

Het deel van de autokosten dat voor de inkomstenbelasting telt, wordt elders geregeld: ustawa o PIT art. 23 ust. 1 pkt 46 en 46a laten 20% aftrekbaar voor een privéauto en 75% voor een auto die tot het bedrijf behoort. Wat het register zelf beslist, voorbelasting tegen 100% of 50%, staat in de twee Poolse voertuigregisters.

Voordat je het register verwijdert

Tel de bewaartermijn vanaf het einde van het jaar waarin de betalingstermijn viel, niet het jaar waarin je reed. Een register over 2026 bewaar je tot 31 december 2032.
Kijk bij een volledige boekhouding ook naar de klok van de boekhoudwet en houd de langste van de twee aan.
Houd voor de btw het register van art. 86a ust. 7 volledig, inclusief de tellerstand aan het einde van elk aangiftetijdvak.

Wat een automatisch register verandert

Aan de Ordynacja wordt net zo goed voldaan met een papieren register dat zes jaar wordt bewaard. Wat software verandert, is wat het register bevat wanneer er eindelijk om wordt gevraagd: de route van een rit van drie jaar terug, de datum ervan, en wie er reed.

DriveHub legt elke rit op de achtergrond vast en vraagt achteraf welke zakelijk waren. Het register dat DriveHub afdrukt, bevat een doorlopend volgnummer, de datum, het doel, de route van–naar, de kilometers, de kilometerstand aan het begin en het einde van elke rit en de naam van de bestuurder, met het kenteken in de kop en een pagina om te ondertekenen. Het exporteert als pdf en als spreadsheet; bewaar het geëxporteerde register, niet alleen de ritten op je telefoon, zo lang als de Ordynacja de belasting openhoudt.

Het enige wat DriveHub niet kan aanleveren, is de tellerstand aan het einde van het tijdvak — een stand die je op de laatste dag van elk aangiftetijdvak van de auto afleest. Lees die dag de kilometerteller af en noteer de stand op het geëxporteerde register; het rapport noemt het als het ene gegeven dat je zelf toevoegt. De andere Poolse eisen staan op de pagina over Polen. Ook de Duitse bewaartermijn wordt vaak verkeerd gelezen; zie Fahrtenbuch bewaren: tien jaar, niet acht.

Deze pagina geeft weer wat de Ordynacja en de andere Poolse wetten zeggen, en noemt de artikelen zodat je het kunt nalezen. Het is geen belastingadvies en kan geen rekening houden met jouw situatie. Als er geld mee gemoeid is, vraag het je księgowy — en neem het register mee.

De volledige regel, met de bronnen waarop die berust: Polen: eisen aan de rittenregistratie.