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Ein Fahrtenbuch wird zehn Jahre aufbewahrt — die Verkürzung auf acht erreicht es nicht
Seit dem 1. Januar 2025 liest man in deutschen Nachrichten, Unterlagen würden acht Jahre aufbewahrt. Für ein Fahrtenbuch ist das um zwei Jahre falsch, und die elektronische Fassung muss alle zehn Jahre maschinell auswertbar bleiben.
Die kurze Antwort
Zehn Jahre Aufbewahrungsfrist, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag im Fahrtenbuch steht — § 147 Abs. 3 S. 1 und Abs. 4 AO. Ein Fahrtenbuch, dessen letzter Eintrag im Dezember 2026 liegt, wird bis Ende 2036 aufbewahrt.
Drei weitere Punkte entscheiden, ob diese Antwort in Ihrem Fall trägt:
- Die zum 1. Januar 2025 eingeführte Achtjahresfrist gilt für Buchungsbelege. Ein Fahrtenbuch ist keiner.
- Die Frist läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist noch offen ist (Abs. 3 S. 5).
- Ein elektronisches Fahrtenbuch muss während der gesamten Frist „maschinell ausgewertet“ werden können (Abs. 2 Nr. 2). Ein PDF allein genügt nicht.
Warum heißt es überall acht Jahre?
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), in Kraft seit dem 1. Januar 2025, hat eine Aufbewahrungsfrist verkürzt, und das wurde vielfach als Ende der Zehnjahresregel gemeldet. Verkürzt wurde eine Kategorie: Buchungsbelege, die Belege nach § 147 Abs. 1 Nr. 4, die jetzt nach acht Jahren vernichtet werden dürfen.
Ein Fahrtenbuch ist eine Aufzeichnung nach Nr. 1 desselben Absatzes, und Nr. 1 wurde nicht angetastet. Es bleibt bei zehn. Die beiden Kategorien sind Nr. 1 und Nr. 4 ein und desselben Satzes, und deshalb liest man eine Schlagzeile über die eine so leicht als Schlagzeile über die andere.
Wer die Nachrichten gelesen und seine Fahrtenbücher nach acht Jahren entsorgt hat, hat zwei Jahre Aufzeichnungen weggeworfen, die er noch schuldete.
Fahrtenbuch und Lohnkonto haben verschiedene Fristen
Das Fahrtenbuch ist nicht die einzige Aufzeichnung, die ein Firmenwagen erzeugt. Das Lohnkonto des Arbeitgebers hat eine eigene Frist, sechs Jahre nach § 41 Abs. 1 S. 9 EStG. Das ist die Lohnaufzeichnung, und die kürzere Zahl gehört zu ihr. Die Frist des Fahrtenbuchs verkürzt sie nicht.
Die Frist des Fahrtenbuchs hängt auch nicht allein am Kalender. Nach § 147 Abs. 3 S. 5 AO läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, solange die Festsetzungsfrist für die Steuer noch läuft. Ein Jahr, das noch veranlagt werden kann, behält seine Unterlagen, egal was die Rechnung ergibt.
Zehn Jahre eine Datei, die sich noch auswerten lässt
Aufbewahrung heißt in Deutschland mehr, als die Datei zu behalten. § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO verlangt, dass eine elektronisch geführte Aufzeichnung während der gesamten Frist verfügbar bleibt und „maschinell ausgewertet werden“ kann.
Praktisch heißt das: Ein ausgedrucktes oder exportiertes PDF eines elektronischen Fahrtenbuchs erfüllt die deutsche Aufbewahrungspflicht allein nicht. Der maschinell auswertbare Export muss daneben erhalten bleiben, alle zehn Jahre lang. Hier verlangt das deutsche Recht mehr als das österreichische: § 132 Abs. 2 BAO kennt keine Pflicht zur maschinellen Auswertbarkeit, eine gerenderte Kopie reicht dort also weiter, und die Frist beträgt sieben Jahre, wie der Artikel zum österreichischen Kilometergeld darlegt.
Was ein Versäumnis kostet
Drei Folgen können zusammenkommen:
- Das Fahrtenbuch fällt als Nachweis weg, und die Privatnutzung wird nach der 1-%-Methode bewertet — das Ergebnis, das der Fahrtenbuch-Artikel beschreibt, und meist das deutlich teurere.
- Das Finanzamt kann die Besteuerungsgrundlage schätzen, eine Schätzung nach § 162 Abs. 2 S. 2 AO.
- Ein Bußgeld von bis zu 25 000 € ist nach § 379 Abs. 1 Nr. 7 und Abs. 6 AO möglich.
Die Änderungen, die die Datei alle zehn Jahre zeigen muss
Ein elektronisches Fahrtenbuch, dessen Einträge sich noch ändern lassen, ist nur dann ordnungsgemäß, wenn der Umfang dieser Änderungen in der Datei selbst dokumentiert und bei gewöhnlicher Einsicht erkennbar ist (BFH, 12. Januar 2024 – VI B 37/23); der Änderungsverlauf gehört also zu dem, was Sie zehn Jahre aufbewahren. Das Sieben-Tage-Fenster für den Reisezweck jeder Fahrt und alles Weitere, was ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß macht, steht in dem Fahrtenbuch-Artikel.
Bevor Sie etwas löschen
- Zählen Sie zehn Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres des letzten Eintrags, nicht des ersten.
- Prüfen Sie, ob die Festsetzungsfrist für dieses Jahr noch offen ist. Wenn ja, bewahren Sie die Unterlagen auf.
- Bewahren Sie den maschinell auswertbaren Export auf, nicht nur ein PDF, und dazu die Aufzeichnung jeder späteren Änderung.
- Lassen Sie die sechsjährige Frist für das Lohnkonto des Arbeitgebers aus Ihrer Fahrtenbuch-Rechnung heraus.
Wo Software bei einem zehnjährigen Fahrtenbuch hilft
Ein Fahrtenbuch aus Papier, zehn Jahre aufbewahrt, ist ein zehn Jahre aufbewahrtes Fahrtenbuch. Software ändert etwas am anderen Ende seines Lebens: ob die Kette vollständig ist und die Reisezwecke rechtzeitig eingetragen wurden.
DriveHub zeichnet jede Fahrt im Hintergrund auf, berufliche wie private, und fragt hinterher, welche geschäftlich waren. Der Bericht enthält den Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt, den aufgesuchten Geschäftspartner und jede spätere Änderung an einer Fahrt, direkt im Bericht. DriveHub exportiert das Fahrtenbuch als PDF und als Tabelle — bewahren Sie beides auf, denn die Tabelle ist die Fassung, die sich 2036 noch maschinell auswerten lässt.
Den Reisezweck schreiben weiterhin Sie. Die sieben Tage sind dafür da, ihn als Begründung einzutragen — „Angebot besprochen, Müller GmbH“ —, statt die Fahrt nur als geschäftlich zu markieren. Die übrigen deutschen Regeln zum Fahrtenbuch stehen auf der Deutschland-Seite. Polen hat eine eigene Aufbewahrungsfrist, die kürzer aussieht, als sie ist; siehe wie lange eine polnische ewidencja aufzubewahren ist.
Diese Seite zitiert die Abgabenordnung und nennt die Entscheidung des Gerichts, damit Sie sie nachlesen können. Sie ist keine Steuerberatung. Sie kennt Ihre Umstände nicht. Wenn es um Geld geht, fragen Sie Ihren Steuerberater — und bringen Sie die Aufzeichnungen mit.
Die vollständige Regel mit ihren Rechtsquellen: Deutschland: Anforderungen an das Fahrtenbuch.