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Les « cinq ans » polonais d'une ewidencja przebiegu pojazdu en font environ six
La règle polonaise se lit comme cinq ans, mais le délai démarre tard : un registre de 2026 se conserve jusqu'à la fin de 2032. En comptabilité complète, un second délai peut courir plus longtemps encore.
En bref
Une ewidencja przebiegu pojazdu — le registre de kilométrage du véhicule — tenue pour 2026 se conserve jusqu'au 31 décembre 2032 : environ six ans après les trajets, pas cinq.
- L'Ordynacja podatkowa art. 86 § 1 fait conserver les livres et leurs pièces « do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego » — jusqu'à la prescription de la dette fiscale. Il n'y figure aucun nombre d'années fixe.
- L'art. 70 § 1 fixe cette prescription à cinq ans à compter de la fin de l'année civile au cours de laquelle tombait l'échéance de paiement.
- Les dernières échéances de l'impôt d'une année tombent l'année suivante : les cinq ans démarrent donc avec un an de retard.
Pourquoi cinq ans deviennent-ils six ?
Le délai ne démarre pas à la fin de l'année où vous avez roulé. Il démarre à la fin de l'année au cours de laquelle tombait l'échéance de paiement de l'impôt. Les dernières échéances de 2026 — la TVA de décembre et la déclaration annuelle d'impôt sur le revenu (PIT) — tombent en 2027 : le registre dans son ensemble se conserve donc jusqu'à la fin de 2032.
Quiconque compte cinq ans à partir de la fin de 2026 et se débarrasse du registre le 1er janvier 2032 l'a jeté un an avant que l'administration fiscale ne cesse de pouvoir le réclamer.
L'ustawa o VAT art. 112 reprend le même délai pour les registres de TVA — et l'ewidencja przebiegu pojazdu visée à l'art. 86a ust. 7 est un registre de TVA, celui qui maintient votre déduction de TVA d'amont à 100 % plutôt qu'à 50 %. Il n'y a pas de distinction entre salarié et indépendant : le registre de l'art. 86a ust. 7 est dans tous les cas une księga podatkowa.
Un autre délai, en comptabilité complète
Un contribuable qui tient une comptabilité complète relève aussi de l'ustawa o rachunkowości art. 74 ust. 2 pkt 8, qui compte cinq ans « od początku roku następującego po roku obrotowym » — à partir du début de l'année qui suit l'exercice. Le point de départ n'est pas celui de la prescription fiscale. En pratique, c'est le plus long des deux qui s'applique.
Une référence à écarter : le KKS art. 60 § 2 est parfois cité comme la sanction du délai de conservation. Il porte sur le lieu où sont tenus les livres, pas sur la durée.
Ce que coûte la perte du registre
Deux choses, qui se cumulent :
- La déduction de TVA d'amont passe de 100 % à 50 % — la conséquence décrite dans l'article sur les deux registres polonais.
- L'administration fiscale peut estimer la base d'imposition selon l'Ordynacja podatkowa art. 23 § 1.
La déduction est une autre question
La part des frais de voiture déductible de l'impôt sur le revenu est fixée ailleurs : l'ustawa o PIT art. 23 ust. 1 pkt 46 et 46a laisse 20 % déductibles pour une voiture privée et 75 % pour une voiture inscrite à l'actif de l'entreprise. Ce que le registre lui-même décide, la TVA d'amont à 100 % ou à 50 %, est exposé dans les deux registres de véhicule polonais.
Avant de supprimer le registre
- Comptez la conservation à partir de la fin de l'année où tombait l'échéance de paiement, pas de l'année où vous avez roulé. Un registre de 2026 se conserve jusqu'au 31 décembre 2032.
- En comptabilité complète, vérifiez aussi le délai de la loi comptable et tenez-vous-en au plus long des deux.
- Pour la TVA, gardez le registre de l'art. 86a ust. 7 complet, y compris le relevé du compteur à la fin de chaque période de décompte.
Ce que change un registre automatique
L'Ordynacja se satisfait tout aussi bien d'un registre papier conservé six ans. Ce que change un logiciel, c'est ce que contient le registre le jour où on vous le demande enfin : l'itinéraire d'un trajet d'il y a trois ans, sa date, et qui conduisait.
DriveHub enregistre chaque trajet en arrière-plan et vous demande ensuite lesquels étaient professionnels. Le registre qu'il imprime porte un numéro d'ordre, la date, l'objet, l'itinéraire de–à, les kilomètres, le compteur au départ et à l'arrivée de chaque trajet et le nom du conducteur, avec le numéro d'immatriculation en en-tête et une page à signer. Il s'exporte en PDF et en tableur ; conservez le registre exporté, pas seulement les trajets sur votre téléphone, aussi longtemps que l'Ordynacja garde l'impôt ouvert.
Le seul élément qu'il ne peut pas fournir est le relevé du compteur en fin de période — une lecture faite sur la voiture le dernier jour de chaque période de décompte. Relevez le compteur ce jour-là et notez-le sur le registre exporté ; le rapport le désigne comme le seul élément que vous ajoutez vous-même. Les autres exigences polonaises figurent sur la page Pologne. Le délai de conservation allemand fait l'objet de sa propre erreur de lecture ; voir Fahrtenbuch : dix ans, pas huit.
Cette page expose ce que disent l'Ordynacja et les autres lois polonaises, et en nomme les articles pour que vous puissiez vérifier. Ce n'est pas un conseil fiscal. Elle ne peut pas tenir compte de votre situation. Dès qu'il est question d'argent, interrogez votre księgowy — et apportez le registre.
La règle complète, avec les textes dont elle découle : Pologne : exigences du journal kilométrique.