Länderratgeber · Österreich

Österreichs zwei 30 000-km-Grenzen sind zwei verschiedene Jahre — und seit 2025 ist der Kilometerstand Pflicht

Die Verordnung, die alle für den Satz zitieren, enthält ihn nicht

BGBl. II Nr. 289/2024, die Kilometergeldverordnung, ist für vieles die richtige Fundstelle und für genau die Zahl die falsche, die die meisten nachschlagen. § 1 nennt überhaupt keinen Eurobetrag: Er sagt, die pauschale Berücksichtigung erfolge „durch den Ansatz des Kilometergeldes … das gemäß Reisegebührenvorschrift 1955 … vorgesehen ist“. Die 0,50 €/km stehen in der RGV 1955.

Was die Verordnung sehr wohl festlegt, ist der Teil, der darüber entscheidet, ob der Anspruch hält — § 2, die Aufzeichnung — und die Grenzen in § 4 und § 5. Beide Hälften stehen auf denselben vier Seiten, und es ist der Normalfall, nur eine davon zu lesen.

Was die Aufzeichnung seit 1. Jänner 2025 enthalten muss

§ 2 Abs. 2, wörtlich: „Die Aufzeichnungen müssen jedenfalls beinhalten: Datum, Kilometerstand, Anzahl der betrieblich oder beruflich zurückgelegten Tageskilometer, Ausgangs- und Zielpunkt sowie Zweck der jeweiligen betrieblichen oder beruflichen Fahrt.“

• Das Datum
• Den Kilometerstand
• Die an diesem Tag betrieblich oder beruflich zurückgelegten Kilometer
• Den Ausgangspunkt und das Ziel
• Den Zweck der Fahrt

§ 2 Abs. 1 stellt die Form frei — ein Fahrtenbuch oder „andere Aufzeichnungen“ — den Inhalt aber nicht: Die Alternative muss eine Aufzeichnung sein, „aus denen jedenfalls die in Abs. 2 enthaltenen Informationen hervorgehen.“ Zweimal jedenfalls in einem Paragrafen lassen keine Geringfügigkeitsgrenze zu. Die Lohnsteuerrichtlinien 2002 Rz 290 wurden mit dem LStR-Wartungserlass 2024 entsprechend nachgezogen und verlangen zusätzlich Anfangs- und Endzeit, wo daneben steuerfreie Tagesgelder geltend gemacht werden.

Der Rat, der Kilometerstand sei nicht erforderlich, war bis 2024 richtig

Er ist leicht zu finden, und er stimmte. Der UFS Feldkirch hat in GZ RV/0528-F/10 die Rz 290 in ihrer damaligen Fassung gelesen und festgehalten, „darüber hinausgehende Angaben, wie der jeweilige Kilometerstand vor und nach der Reise … sind … nicht erforderlich“. Das gilt für Veranlagungsjahre bis 2024 und ist ab 2025 totes Recht: Eine Entscheidung des UFS aus dem Jahr 2010, die eine Verwaltungsrichtlinie auslegt, überlebt eine Verordnung aus dem Jahr 2024 nicht, und § 6 wendet die neue Liste auf Fahrten ab dem 1. Jänner 2025 an.

Wenn Sie ein älteres Jahr nachträglich rekonstruieren, gilt für dieses Jahr die ältere Regel.

Die beiden Grenzen sind zwei verschiedene Jahre, und das ist echtes Geld

§ 4 Abs. 2 begrenzt einen Einzelunternehmer auf „30 000 km im Wirtschaftsjahr“. § 5 Abs. 1 begrenzt einen Arbeitnehmer auf „30 000 km im Kalenderjahr“. Benachbarte Paragrafen, eine Verordnung, mit Absicht nicht dasselbe Fenster.

Ein Einzelunternehmer mit einem Wirtschaftsjahr ab April, der im November 20 000 km und im Februar 20 000 km fährt, hat 40 000 km innerhalb eines einzigen Wirtschaftsjahres zurückgelegt. Das sind 10 000 km über der Grenze: 5 000 € geltend gemacht, wo 4 000 € zustehen.

Die übrigen Beträge sind 0,25 €/km für ein Motorrad — die Hälfte des Pkw-Satzes, und wer für ein Motorrad den Pkw-Satz ansetzt, verdoppelt jeden Anspruch — und 0,15 € je mitbeförderter Person in einem Pkw oder Kombi, die einen Einzelunternehmer über EStR 2000 Rz 1571 und einen Arbeitnehmer über RGV 1955 § 10 Abs. 4 erreichen.

Sieben Jahre, nicht Deutschlands zehn

BAO § 132 Abs. 1: sieben Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden, bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem es endet — und darüber hinaus so lange, wie ein anhängiges Verfahren sie braucht. Die Zahl zehn ist die deutsche, und eine Zahl innerhalb einer gemeinsamen Sprache mitzunehmen ist genau der Weg, auf dem sie hier zitiert wird.

Österreich verlangt von einer elektronischen Kopie auch weniger als Deutschland: § 132 Abs. 2 will eine „vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe“ und stellt keine Anforderung an maschinelle Auswertbarkeit, weshalb ein gerendertes PDF hier weiter trägt als jenseits der Grenze. Ein Arbeitnehmer, der Kilometergeld als Werbungskosten geltend macht, hat keine eigene Aufzeichnungspflicht und damit auch keine Frist nach § 132; sein Horizont ist die fünfjährige Festsetzungsverjährung des § 207 Abs. 2.

Stellt der Arbeitgeber das Auto, gibt es nichts geltend zu machen

RGV 1955 § 10 Abs. 6, über § 26 Z 4 lit. a EStG übernommen: „Bei Benützung eines dem Beamten unentgeltlich zur Verfügung gestellten Kraftfahrzeuges gebührt keine Reisekostenvergütung.“ Solange das Auto das des Arbeitgebers ist, ist kein Kilometergeld zu zahlen.

Dieser Fall hat sein eigenes Dokument und seine eigene Verordnung — die Sachbezugswerteverordnung, deren kilometerabhängiger Sachbezug nach § 4 Abs. 3 verlangt, „sämtliche Fahrten lückenlos in einem Fahrtenbuch“ festzuhalten, Privatfahrten eingeschlossen. Anderer Zweck, andere Aufzeichnung: Ein Fahrtenbuch, das nur die beruflichen Fahrten kennt, beantwortet ihn nicht.

Warum eine App und kein Heft

Nichts davon verlangt Software; ein Heft mit diesen fünf Spalten genügt dem § 2. Was Software ändert, ist die Art des Scheiterns. Die Kilometer verliert niemand. Verloren gehen der Kilometerstand für einen Dienstag im März, das genaue Ziel eines Besuchs unter zweihundert und das Wort zeitnah — eine nachträglich zusammengestellte Aufzeichnung ist das Erste, was die Behörde angreift, und in RV/0528-F/10 hat sie genau das eingewendet: Das Fahrtenbuch sei „nachgestellt“ worden.

DriveHub zeichnet jede Fahrt im Hintergrund auf, mit beiden Endpunkten, der Strecke und den Zeiten, und fragt hinterher, welche geschäftlich waren. Der Bericht druckt das Datum, den Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt, die Route von wo nach wo, die Kilometer und Ihre eigene Formulierung des Zwecks, und er rechnet die 30 000 km bei einem Einzelunternehmer gegen das Wirtschaftsjahr und bei einem Arbeitnehmer gegen das Kalenderjahr — was genau die Unterscheidung ist, die § 4 und § 5 treffen, und die eine einzige laufende Summe nicht ausdrücken kann.

Diese Seite gibt wieder, was die Verordnung selbst sagt, und nennt den Paragrafen, damit Sie es nachprüfen können. Sie ist keine Steuerberatung und kann Ihre Umstände nicht berücksichtigen. Wenn es um Geld geht, fragen Sie Ihren Steuerberater — und bringen Sie die Aufzeichnungen mit.