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El Fahrtenbuch alemán se guarda diez años: la rebaja a ocho no le afecta
Desde el 1 de enero de 2025, la prensa alemana repite que los registros se guardan ocho años. Para un Fahrtenbuch eso se queda corto en dos años, y la copia electrónica tiene que seguir siendo legible por máquina durante los diez.
La respuesta corta
Diez años (la Aufbewahrungsfrist), contados desde el final del año natural de la última anotación del libro: § 147 AO Abs. 3 S. 1 y Abs. 4. Un Fahrtenbuch cuya última anotación es de diciembre de 2026 se guarda hasta el final de 2036.
Hay tres puntos más que deciden si esa respuesta vale en tu caso:
- El plazo de ocho años introducido el 1 de enero de 2025 se aplica a los Buchungsbelege. Un Fahrtenbuch no lo es.
- El plazo no vence mientras siga abierto el periodo de liquidación (Abs. 3 S. 5).
- Un libro electrónico debe poder ser "maschinell ausgewertet" durante todo el plazo (Abs. 2 Nr. 2). Un PDF por sí solo no basta.
¿Por qué se habla de ocho años?
La Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), en vigor desde el 1 de enero de 2025, acortó un plazo de conservación, y la noticia se difundió como el fin de la regla de los diez años. Acortó una sola categoría: los Buchungsbelege, los justificantes contables del § 147 Abs. 1 Nr. 4, que ahora se pueden destruir a los ocho años.
Un Fahrtenbuch es una Aufzeichnung del Nr. 1 del mismo apartado, y el Nr. 1 no se tocó. Sigue en diez. Las dos categorías son el Nr. 1 y el Nr. 4 de una misma frase, y por eso un titular sobre una se lee con tanta facilidad como si hablara de la otra.
Quien leyó la noticia y se deshizo de sus libros a los ocho años ha tirado dos años de registros que todavía debía conservar.
El libro de trayectos y el Lohnkonto tienen plazos distintos
El libro no es el único registro que genera un coche de empresa. El Lohnkonto del empleador —la cuenta salarial— tiene su propio plazo, seis años según el § 41 Abs. 1 S. 9 EStG. Es el registro de nóminas, y la cifra más corta es la suya. No acorta la del libro.
El plazo del libro tampoco depende solo del calendario. Según el § 147 Abs. 3 S. 5 AO, el plazo de conservación no vence mientras siga corriendo el plazo de liquidación del impuesto. Un año que todavía puede liquidarse conserva sus registros, diga lo que diga la aritmética.
Diez años de un archivo que todavía pueda procesarse
En Alemania, conservar no es solo guardar el archivo. El § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO exige que un registro llevado de forma electrónica siga disponible de modo que pueda "maschinell ausgewertet werden" —procesarse por máquina— durante todo el plazo.
En la práctica, un PDF impreso o exportado de un Fahrtenbuch electrónico no cumple por sí solo con la conservación alemana. La exportación legible por máquina tiene que sobrevivir a su lado, los diez años. Es uno de los puntos en los que Alemania pide más que Austria: el § 132 Abs. 2 de la BAO austriaca no exige que el registro pueda procesarse por máquina, así que allí una copia renderizada llega más lejos, y el plazo es de siete años, como explica el artículo sobre el Kilometergeld austriaco.
Lo que cuesta fallar
Pueden llegar tres consecuencias a la vez:
- El libro deja de valer como prueba y el uso privado vuelve al método del 1 %, el resultado que describe el artículo sobre el Fahrtenbuch y normalmente el mucho más caro.
- Hacienda puede estimar la base, una Schätzung del § 162 Abs. 2 S. 2 AO.
- Es posible una multa de hasta 25 000 € según el § 379 Abs. 1 Nr. 7 y Abs. 6 AO.
Los cambios que el archivo debe mostrar durante los diez años
Un Fahrtenbuch electrónico cuyas anotaciones todavía pueden cambiarse solo es ordnungsgemäß si el alcance de esos cambios queda documentado en el propio archivo y se ve en una consulta normal (BFH, 12 de enero de 2024 – VI B 37/23), así que el historial de cambios forma parte de lo que guardas durante diez años. El plazo de siete días para anotar el motivo de cada trayecto, y el resto de lo que hace válido un libro, están en el artículo sobre el Fahrtenbuch.
Antes de borrar nada
- Cuenta diez años desde el final del año natural de la última anotación del libro, no de la primera.
- Comprueba si el plazo de liquidación de ese año sigue abierto. Si lo está, guarda los registros.
- Guarda la exportación legible por máquina, no solo un PDF, y con ella el registro de cada cambio posterior.
- Deja fuera de las cuentas de tu libro el plazo de seis años del Lohnkonto del empleador.
Dónde ayuda el software con un Fahrtenbuch de diez años
Un Fahrtenbuch en papel guardado diez años es un Fahrtenbuch guardado diez años. Lo que cambia el software es el otro extremo de la vida del libro: si la cadena está completa y si los motivos se escribieron a tiempo.
DriveHub registra cada trayecto en segundo plano, de trabajo y privados por igual, y te pregunta después cuáles fueron de trabajo. El informe incluye el cuentakilómetros al inicio y al final de cada trayecto, el socio comercial que visitaste y cada cambio posterior en un trayecto, en el propio informe. Exporta el libro en PDF y como hoja de cálculo; guarda las dos, porque la hoja de cálculo es la copia que todavía podrá procesarse por máquina en 2036.
El motivo sigue siendo cosa tuya. Los siete días son para escribirlo como una razón —"Angebot besprochen, Müller GmbH"— en lugar de dejar el trayecto marcado solo como de trabajo. Las demás normas alemanas del Fahrtenbuch están en la página de Alemania. Polonia tiene su propio plazo de conservación, que parece más corto de lo que es; consulta cuánto tiempo guardar una ewidencja polaca.
Esta página cita la Abgabenordnung y la resolución del tribunal por su nombre para que puedas leerlas. No es asesoramiento fiscal y no conoce tu situación. Cuando hay dinero de por medio, pregunta a tu Steuerberater — y lleva los registros.
La norma completa, con los textos de los que procede: Alemania: requisitos del registro de kilometraje.