DriveHubGuide pays · Allemagne
Un Fahrtenbuch allemand se conserve dix ans — la réduction à huit ne le concerne pas
Depuis le 1er janvier 2025, la presse allemande répète que les pièces se conservent huit ans. Pour un Fahrtenbuch, c'est faux de deux ans, et la copie électronique doit rester exploitable par machine pendant les dix.
En bref
Dix ans (l'Aufbewahrungsfrist), comptés à partir de la fin de l'année civile de la dernière écriture du carnet — AO § 147 Abs. 3 S. 1 et Abs. 4. Un Fahrtenbuch dont la dernière écriture date de décembre 2026 se conserve jusqu'à la fin de 2036.
Trois autres points décident si cette réponse vaut dans votre cas :
- Le délai de huit ans introduit le 1er janvier 2025 s'applique aux Buchungsbelege. Un Fahrtenbuch n'en est pas un.
- Le délai n'expire pas tant que le délai d'imposition reste ouvert (Abs. 3 S. 5).
- Un carnet électronique doit pouvoir être « maschinell ausgewertet » pendant toute la durée (Abs. 2 Nr. 2). Un PDF seul ne suffit pas.
Pourquoi dit-on huit ans ?
La Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), en vigueur depuis le 1er janvier 2025, a raccourci un délai de conservation, et la presse l'a largement présentée comme la fin de la règle des dix ans. Elle n'a raccourci qu'une catégorie : les Buchungsbelege, les pièces justificatives visées au § 147 Abs. 1 Nr. 4, qui peuvent désormais être détruites au bout de huit ans.
Un Fahrtenbuch est une Aufzeichnung au sens du Nr. 1 du même paragraphe, et le Nr. 1 n'a pas été modifié. Il reste à dix ans. Les deux catégories sont les Nr. 1 et Nr. 4 d'une seule et même phrase, ce qui explique qu'un titre portant sur l'une se lise si facilement comme portant sur l'autre.
Quiconque a lu la presse et vidé ses carnets au bout de huit ans a jeté deux années de relevés qu'il devait encore.
Le carnet et le Lohnkonto n'ont pas le même délai
Le carnet n'est pas le seul document qu'engendre une voiture de société. Le Lohnkonto de l'employeur — le compte de paie — a son propre délai, six ans selon le § 41 Abs. 1 S. 9 EStG. C'est le document de paie, et le chiffre le plus court lui appartient. Il ne raccourcit pas celui du carnet.
Le délai du carnet ne dépend pas du seul calendrier. Selon le § 147 Abs. 3 S. 5 AO, le délai de conservation n'expire pas tant que le délai d'imposition de l'impôt concerné court encore. Une année encore ouverte à l'imposition garde ses pièces, quoi que dise le calcul.
Dix ans d'un fichier encore exploitable
En Allemagne, la conservation ne se limite pas à garder le fichier. L'AO § 147 Abs. 2 Nr. 2 exige qu'un registre tenu sous forme électronique reste disponible de façon à pouvoir être « maschinell ausgewertet werden » — exploité par machine — pendant toute la durée.
En pratique, un PDF imprimé ou exporté d'un Fahrtenbuch électronique ne suffit pas à lui seul à satisfaire la conservation allemande. L'export exploitable par machine doit subsister à côté, pendant les dix ans. C'est l'un des points où les règles allemandes exigent davantage que les autrichiennes : le BAO § 132 Abs. 2 autrichien n'impose aucune exploitabilité par machine, si bien qu'une copie mise en page y suffit davantage, et le délai y est de sept ans, comme l'expose l'article sur le Kilometergeld autrichien.
Ce qu'il en coûte d'y manquer
Trois conséquences peuvent arriver ensemble :
- Le carnet perd sa valeur de preuve et l'usage privé retombe sur la méthode du 1 % — le cas que décrit l'article sur le Fahrtenbuch, et en général de loin le plus coûteux.
- L'administration fiscale peut estimer la base d'imposition, une Schätzung selon le § 162 Abs. 2 S. 2 AO.
- Une amende allant jusqu'à 25 000 € est possible selon le § 379 Abs. 1 Nr. 7 et Abs. 6 AO.
Les modifications que le fichier doit montrer pendant dix ans
Un Fahrtenbuch électronique dont les écritures restent modifiables n'est ordnungsgemäß que si l'étendue de ces modifications est documentée dans le fichier lui-même et visible à la simple consultation (BFH, 12 janvier 2024 – VI B 37/23) : l'historique des modifications fait donc partie de ce que vous conservez dix ans. Le délai de sept jours pour saisir l'objet de chaque trajet, et le reste de ce qui rend un carnet valable, figurent dans l'article sur le Fahrtenbuch.
Avant de supprimer quoi que ce soit
- Comptez dix ans à partir de la fin de l'année civile de la dernière écriture du carnet, pas de la première.
- Vérifiez si le délai d'imposition de cette année est encore ouvert. S'il l'est, gardez les pièces.
- Gardez l'export exploitable par machine, pas seulement un PDF, et avec lui la trace de chaque modification ultérieure.
- Laissez le délai de six ans du Lohnkonto de l'employeur hors de votre calcul pour le carnet.
Ce qu'un logiciel change à un Fahrtenbuch conservé dix ans
Un Fahrtenbuch papier conservé dix ans est un Fahrtenbuch conservé dix ans. Ce que change un logiciel, c'est l'autre bout de la vie du carnet : la chaîne est-elle complète, et les objets ont-ils été rédigés à temps ?
DriveHub enregistre chaque trajet en arrière-plan, professionnel comme privé, et vous demande ensuite lesquels étaient professionnels. Le rapport imprime le compteur au départ et à l'arrivée de chaque trajet, le partenaire commercial visité et, sur le rapport lui-même, chaque modification apportée ultérieurement à un trajet. Il exporte le carnet en PDF et en tableur — gardez les deux, car le tableur est la copie qui pourra encore être exploitée par machine en 2036.
L'objet du trajet reste à vous d'écrire. Les sept jours servent à le rédiger comme un motif — « Angebot besprochen, Müller GmbH » — plutôt que de laisser le trajet simplement marqué comme professionnel. Les autres règles allemandes du Fahrtenbuch figurent sur la page Allemagne. La Pologne a son propre délai de conservation, qui paraît plus court qu'il ne l'est ; voir combien de temps conserver une ewidencja polonaise.
Cette page cite l'Abgabenordnung et nomme la décision du tribunal pour que vous puissiez les lire. Ce n'est pas un conseil fiscal. Elle ne peut pas tenir compte de votre situation. Lorsque l'enjeu financier compte, interrogez votre Steuerberater — et apportez vos relevés.
La règle complète, avec les textes dont elle découle : Allemagne : exigences du journal kilométrique.