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Il Fahrtenbuch tedesco si conserva dieci anni — il taglio a otto non lo riguarda
Dal 1° gennaio 2025 la stampa tedesca ripete che le registrazioni si conservano otto anni. Per un Fahrtenbuch è sbagliato di due anni, e la copia elettronica deve restare leggibile da una macchina per tutti e dieci.
La risposta breve
Dieci anni (la Aufbewahrungsfrist), contati dalla fine dell’anno solare dell’ultima voce del registro — AO § 147 Abs. 3 S. 1 e Abs. 4. Un Fahrtenbuch la cui ultima voce è di dicembre 2026 si conserva fino alla fine del 2036.
Altri tre punti decidono se questa risposta vale nel tuo caso:
- Il periodo di otto anni introdotto il 1° gennaio 2025 vale per i Buchungsbelege. Un Fahrtenbuch non lo è.
- Il periodo non scade finché è ancora aperto il termine di accertamento (Abs. 3 S. 5).
- Un registro elettronico deve restare "maschinell ausgewertet" — elaborabile a macchina — per tutto il periodo (Abs. 2 Nr. 2). Un PDF da solo non basta.
Perché si dice otto anni?
Il Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), in vigore dal 1° gennaio 2025, ha accorciato un periodo di conservazione, e la notizia è circolata come la fine della regola dei dieci anni. Ha accorciato una sola categoria: i Buchungsbelege, i giustificativi contabili del § 147 Abs. 1 Nr. 4, che ora si eliminano dopo otto anni.
Un Fahrtenbuch è una Aufzeichnung ai sensi del Nr. 1 dello stesso paragrafo, e il Nr. 1 non è stato toccato. Resta a dieci. Le due categorie sono il Nr. 1 e il Nr. 4 di una stessa frase, ed è per questo che un titolo di giornale sull’una si legge così facilmente come se parlasse dell’altra.
Chi ha letto la notizia e ha buttato i registri dopo otto anni ha eliminato due anni di registrazioni che doveva ancora avere.
Registro e Lohnkonto hanno periodi diversi
Il registro non è l’unica documentazione prodotta da un’auto aziendale. Il Lohnkonto del datore di lavoro ha un periodo proprio, sei anni secondo il § 41 Abs. 1 S. 9 EStG. È la documentazione delle buste paga, e la cifra più breve appartiene a lei. Non accorcia il registro.
Il periodo del registro non dipende solo dal calendario. Secondo il § 147 Abs. 3 S. 5 AO, il periodo di conservazione non scade finché il termine di accertamento dell’imposta è ancora in corso. Un anno ancora accertabile tiene le sue registrazioni, qualunque cosa dicano i conti.
Dieci anni di un file che si possa ancora elaborare
In Germania conservare vuol dire più che tenere il file. L’AO § 147 Abs. 2 Nr. 2 vuole che una registrazione tenuta in forma elettronica resti disponibile in modo da poter essere "maschinell ausgewertet werden" — elaborata a macchina — per tutto il periodo.
In pratica, un PDF stampato o esportato di un Fahrtenbuch elettronico da solo non soddisfa la conservazione tedesca. Accanto deve sopravvivere l’esportazione leggibile a macchina, per tutti e dieci gli anni. È uno dei punti in cui le regole tedesche chiedono più di quelle austriache: la BAO § 132 Abs. 2 austriaca non impone alcuna elaborabilità a macchina, quindi lì una copia impaginata basta di più, e il periodo è di sette anni, come spiega l’articolo austriaco sul Kilometergeld.
Quanto costa sbagliare
Possono arrivare tre conseguenze insieme:
- Il registro perde valore di prova e l’uso privato ricade sul metodo dell’1 % — l’esito descritto nell’articolo sul Fahrtenbuch, di solito molto più caro.
- L’ufficio delle imposte può stimare la base imponibile, una Schätzung ai sensi del § 162 Abs. 2 S. 2 AO.
- È possibile una sanzione fino a 25 000 € secondo il § 379 Abs. 1 Nr. 7 e Abs. 6 AO.
Le modifiche che il file deve mostrare per tutti e dieci gli anni
Un Fahrtenbuch elettronico le cui voci si possono ancora modificare è ordnungsgemäß solo se l’entità di quelle modifiche è documentata nel file stesso e visibile a un normale controllo (BFH, 12 gennaio 2024 – VI B 37/23), quindi lo storico delle modifiche fa parte di ciò che conservi per dieci anni. La finestra di sette giorni per inserire lo scopo di ogni viaggio, e il resto di ciò che rende valido un registro, sono nell’articolo sul Fahrtenbuch.
Prima di cancellare qualcosa
- Conta dieci anni dalla fine dell’anno solare dell’ultima voce del registro, non della prima.
- Verifica se il termine di accertamento di quell’anno è ancora aperto. Se lo è, conserva le registrazioni.
- Conserva l’esportazione leggibile a macchina, non solo un PDF, e con essa la traccia di ogni modifica successiva.
- Lascia fuori dai conti del registro il periodo di sei anni del Lohnkonto del datore di lavoro.
Dove il software aiuta con un Fahrtenbuch di dieci anni
Un Fahrtenbuch di carta conservato dieci anni è un Fahrtenbuch conservato dieci anni. Quello che il software cambia è l’altro capo della vita del registro: se la catena è completa e gli scopi sono stati scritti in tempo.
DriveHub registra ogni viaggio in background, di lavoro e privato, e chiede dopo quali erano di lavoro. Il report stampa il contachilometri all’inizio e alla fine di ogni viaggio, il partner commerciale visitato e, sul report stesso, ogni modifica successiva a un viaggio. Esporta il registro in PDF e come foglio di calcolo — conservali entrambi, perché il foglio di calcolo è la copia che nel 2036 si potrà ancora elaborare a macchina.
Lo scopo resta tuo da scrivere. I sette giorni servono a scriverlo come un motivo — "Angebot besprochen, Müller GmbH" — invece di lasciare il viaggio segnato soltanto come di lavoro. Le altre regole tedesche sul Fahrtenbuch sono nella pagina sulla Germania. La Polonia ha un periodo di conservazione che sembra più breve di quanto sia; vedi per quanto conservare un’ewidencja polacca.
Questa pagina cita l’Abgabenordnung e la decisione della corte per nome perché tu possa leggerle. Non costituisce consulenza fiscale e non può tenere conto della tua situazione. Quando i soldi contano, chiedi al tuo Steuerberater — e porta le registrazioni.
La regola completa, con le norme da cui deriva: Germania: requisiti del registro chilometri.