DriveHubRittenregistratie — a che cosa serve davvero, e che cosa annotare per ogni viaggio
Che cosa devono contenere le tue registrazioni per superare un controllo del Belastingdienst — e la tariffa che applica DriveHub.
La tariffa
0,25 € al km, in vigore dal 1° gennaio 2026.
La norma di riferimento
Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011, artikel 3.13 — la rittenregistratie, il registro dei viaggi. Il suo scopo è ristretto e vale la pena dirlo: serve a dimostrare che un’auto aziendale ha percorso non più di 500 km privati in un anno solare (Wet LB art. 13bis lid 3), e a evitare così la bijtelling, il reddito figurativo per l’uso privato. Per l’auto propria rimborsata alla tariffa esente per chilometro non c’è una forma prescritta, ma solo una documentazione che regga.
Che cosa va registrato per ogni viaggio
- Marca, tipo e targa dell’auto
- il periodo in cui l’auto era a disposizione
- e per ogni viaggio: la data
- la lettura del contachilometri all’inizio e alla fine
- l’indirizzo di partenza e di arrivo
- il percorso seguito, se diverso da quello abituale
- la natura del viaggio (di lavoro o privato)
L’elenco riguarda sia i viaggi privati sia quelli di lavoro: la lettera c chiede le sue voci «per rit» senza distinguere tra i due, e la sua quinta voce — het karakter van de rit — non avrebbe nulla da registrare se i viaggi privati restassero fuori. I giudici olandesi censurano una registrazione i cui viaggi privati non riportano gli indirizzi (ECLI:NL:RBBRE:2011:BP5321, ECLI:NL:GHLEE:2012:BV8939). Ai fini del limite dei 500 km, il tragitto casa-lavoro (woon-werkverkeer) si considera non privato (Wet LB art. 13bis lid 3).
Per quanto tempo conservarle
Sette anni — AWR art. 52 lid 4 — e il termine non decorre affatto da una fine d’anno, che è la cosa più facile da sbagliare qui. La regola del Belastingdienst è che il termine inizia quando la registrazione smette di essere attuale: «Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn.» Quindi una rittenregistratie per un’auto rimasta a disposizione per tre anni non inizia a contare i suoi sette finché la disponibilità non cessa. Un dipendente non è un administratieplichtige — l’art. 52 lid 2 elenca enti, imprenditori e sostituti d’imposta, non i dipendenti — per cui un registro tenuto privatamente per mantenere una Verklaring geen privégebruik auto non ha un termine legale proprio; ce l’ha la copia nelle buste paga del datore di lavoro. Il trasferimento su un altro supporto è espressamente consentito (lid 5), purché i dati restino completi e leggibili, e il lid 6 chiede che la documentazione sia verificabile entro un tempo ragionevole. L’inadempienza costa più di una stima: con una informatiebeschikking definitiva l’onere della prova si inverte e l’accertamento resta valido «tenzij is gebleken dat en in hoeverre die belastingaanslag … onjuist is» (art. 25 lid 3, art. 27e).
Quanto costa un errore
La bijtelling viene applicata per l’intero anno, più un avviso di accertamento (naheffingsaanslag). La giurisprudenza olandese sulle rittenregistraties respinte è ampia e senza indulgenza.
Questa pagina riporta ciò che dicono le norme e l’amministrazione stessa, con i riferimenti, perché tu possa verificarli. Non è una consulenza fiscale e non conosce la tua situazione. Quando ci sono di mezzo dei soldi, chiedi al tuo commercialista — e porta con te le registrazioni.
Da dove viene
Fonte dei requisiti indicati sopra: le pubblicazioni del Belastingdienst. DriveHub li verifica, insieme alla tariffa, sulle pagine dell’autorità stessa; questa pagina è generata da quei dati.
DriveHub lo registra in automatico. Segue ogni viaggio in background e ne conserva inizio e fine, distanza e percorso. La registrazione e il controllo dei viaggi mancanti sono gratuiti; il report nella forma che si aspetta l’amministrazione fiscale fa parte di DriveHub Pro.
