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Guarde um Fahrtenbuch alemão durante dez anos — a redução para oito não o abrange
Desde 1 de janeiro de 2025 a imprensa alemã diz que os registos se guardam durante oito anos. Para um Fahrtenbuch isso está errado em dois anos, e a cópia eletrónica tem de continuar legível por máquina durante os dez.
A resposta curta
Dez anos (a Aufbewahrungsfrist), contados a partir do fim do ano civil da última entrada do registo — AO § 147 Abs. 3 S. 1 e Abs. 4. Um Fahrtenbuch cuja última entrada seja de dezembro de 2026 guarda-se até ao fim de 2036.
Há mais três pontos que decidem se essa resposta vale para o seu caso:
- O prazo de oito anos introduzido a 1 de janeiro de 2025 aplica-se aos Buchungsbelege. Um Fahrtenbuch não é um deles.
- O prazo não termina enquanto o prazo de liquidação ainda estiver aberto (Abs. 3 S. 5).
- Um registo eletrónico tem de continuar a poder ser "maschinell ausgewertet" durante todo o prazo (Abs. 2 Nr. 2). Um PDF, por si só, não chega.
Porque se fala em oito anos?
O Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), em vigor desde 1 de janeiro de 2025, encurtou um prazo de conservação, e foi amplamente noticiado como o fim da regra dos dez anos. Encurtou uma categoria: os Buchungsbelege, os comprovativos do § 147 Abs. 1 Nr. 4, que agora se podem eliminar ao fim de oito anos.
Um Fahrtenbuch é uma Aufzeichnung do Nr. 1 do mesmo parágrafo, e o Nr. 1 não foi tocado. Continua nos dez. As duas categorias são o Nr. 1 e o Nr. 4 de uma mesma frase, e é por isso que um título sobre uma se lê tão facilmente como sendo sobre a outra.
Quem leu as notícias e deitou fora os seus registos ao fim de oito anos eliminou dois anos de registos que ainda devia.
O registo e o Lohnkonto têm prazos diferentes
O registo não é o único documento que um carro da empresa produz. O Lohnkonto da entidade patronal tem prazo próprio, seis anos nos termos do § 41 Abs. 1 S. 9 EStG. É o registo salarial, e o número mais curto pertence-lhe a ele. Não encurta o do registo de viagens.
O prazo do registo também não depende só do calendário. Nos termos do § 147 Abs. 3 S. 5 AO, o prazo de conservação não expira enquanto o prazo de liquidação do imposto ainda estiver a correr. Um ano que ainda pode ser liquidado mantém os seus registos, digam as contas o que disserem.
Dez anos de um ficheiro que ainda possa ser processado
Na Alemanha, guardar não é só manter o ficheiro. O AO § 147 Abs. 2 Nr. 2 exige que um registo mantido em formato eletrónico continue disponível de forma a poder "maschinell ausgewertet werden" — ser processado por máquina — durante todo o prazo.
Na prática, um PDF impresso ou exportado de um Fahrtenbuch eletrónico não satisfaz, sozinho, a conservação alemã. A exportação legível por máquina tem de sobreviver ao lado dele, durante os dez anos. É um dos pontos em que as regras alemãs pedem mais do que as austríacas: o BAO § 132 Abs. 2 da Áustria não impõe nenhum requisito de processamento por máquina, pelo que uma cópia gerada vale mais lá, e o prazo é de sete anos, como explica o artigo sobre o Kilometergeld austríaco.
Quanto custa falhar
Podem chegar três consequências ao mesmo tempo:
- O registo perde-se como prova e o uso privado passa para o método de 1 % — o desfecho que o artigo sobre o Fahrtenbuch descreve, e normalmente o muito mais caro.
- A administração fiscal pode estimar a base tributável, uma Schätzung nos termos do § 162 Abs. 2 S. 2 AO.
- É possível uma coima até 25 000 € nos termos do § 379 Abs. 1 Nr. 7 e Abs. 6 AO.
As alterações que o ficheiro tem de mostrar durante os dez anos
Um Fahrtenbuch eletrónico cujas entradas ainda possam ser alteradas só é ordnungsgemäß se a extensão dessas alterações ficar documentada no próprio ficheiro e visível numa consulta normal (BFH, 12 de janeiro de 2024 – VI B 37/23), pelo que o histórico de alterações faz parte do que guarda durante dez anos. A janela de sete dias para indicar o motivo de cada viagem, e o resto do que torna um registo válido, estão no artigo sobre o Fahrtenbuch.
Antes de apagar o que quer que seja
- Conte dez anos a partir do fim do ano civil da última entrada do registo, não da primeira.
- Verifique se o prazo de liquidação desse ano ainda está aberto. Se estiver, guarde os registos.
- Guarde a exportação legível por máquina, não só um PDF, e com ela o histórico de todas as alterações posteriores.
- Deixe o prazo de seis anos do Lohnkonto da entidade patronal fora das contas do seu registo.
Onde o software ajuda num Fahrtenbuch de dez anos
Um Fahrtenbuch em papel guardado durante dez anos é um Fahrtenbuch guardado durante dez anos. O que o software muda é a outra ponta da vida do registo: se a cadeia está completa e se os motivos foram escritos a tempo.
O DriveHub regista cada viagem em segundo plano, profissional e privada por igual, e pergunta depois quais foram profissionais. O relatório imprime o conta-quilómetros no início e no fim de cada viagem, o parceiro de negócio que visitou e todas as alterações posteriores a uma viagem, no próprio relatório. Exporta o registo em PDF e em folha de cálculo — guarde os dois, porque a folha de cálculo é a cópia que ainda pode ser processada por máquina em 2036.
O motivo continua a ser seu para escrever. Os sete dias servem para o escrever como um motivo — "Angebot besprochen, Müller GmbH" — em vez de deixar a viagem marcada apenas como profissional. As outras regras alemãs sobre o Fahrtenbuch estão na página da Alemanha. A Polónia tem o seu próprio prazo de conservação, que parece mais curto do que é; veja quanto tempo guardar uma ewidencja polaca.
Esta página cita a Abgabenordnung e identifica a decisão do tribunal para as poder ler. Não é aconselhamento fiscal e não conhece a sua situação. Quando está dinheiro em causa, pergunte ao seu Steuerberater — e leve os registos.
A regra completa, com os diplomas de onde vem: Alemanha: requisitos do registo de quilómetros.