DriveHubHandleiding · 9 min
Rittenregistratie bijhouden: vier manieren, getoetst aan wat de fiscus vraagt
Belastingdiensten van de IRS tot de ATO accepteren meer dan één manier om een rittenregistratie bij te houden. Het verschil zit erin welke methode het record oplevert dat de regels echt vragen — op het moment zelf gemaakt, volledig en jaren later nog leesbaar — en welke het ongemerkt kwijtraakt.
Het korte antwoord
Geen van de hieronder geciteerde autoriteiten schrijft een medium voor. Papier, een spreadsheet, een kastje in de auto en een app op je telefoon kunnen allemaal een aanvaardbare registratie opleveren. Wat ze niet in gelijke mate opleveren, is het record waar de regels om draaien: een vermelding gemaakt op of rond het moment van de rit, met elk veld dat je land noemt, een jaartotaal inclusief privéritten, en een bestand dat je jaren later nog kunt overleggen.
- Papier voldoet aan elke regel op de dag dat het wordt ingevuld, en faalt op de dagen dat dat niet gebeurt.
- Een spreadsheet telt makkelijk op en is makkelijk spoorloos te wijzigen, en wordt meestal uit het geheugen ingevuld.
- Een gps-kastje in de auto registreert de auto, niet de bestuurder, en laat de reden van elke rit nog steeds aan jou over.
- Een automatische app op je telefoon registreert de bestuurder, in welke auto die ook rijdt, en is alleen deugdelijk als ze merkt wanneer ze een rit heeft gemist.
| Papier | Spreadsheet | Gps-kastje | App op de telefoon | |
|---|---|---|---|---|
| Op het moment zelf gemaakt | Alleen als je na elke rit schrijft | Meestal achteraf ingevuld | Ja, vanzelf | Ja, vanzelf |
| Elk veld | Als je aan elk veld denkt | Als je elk veld intypt | Tijden en plaatsen; de reden is aan jou | Begin, einde, tijden, afstand; de reden is aan jou |
| Jaartotaal, privé inbegrepen | Privéritten worden het eerst overgeslagen | Een formule, als elke rit erin staat | Alleen die auto | Jij, in elke auto |
| Wijzigingshistorie | Een doorgestreepte regel blijft zichtbaar | Geen; elke cel kan veranderen | — | — |
| Jarenlang leesbaar bewaard | Als het boekje de la overleeft | Makkelijk te kopiëren en te back-uppen | — | Als ze een leesbaar bestand exporteert |
Een streepje betekent dat het antwoord van het product afhangt, niet van de methode; de vragen die je het moet stellen staan onder Hoe je er een kiest.
De rest van deze pagina is het bewijs voor elk van die regels, uit de eigen teksten van de autoriteiten, en een manier om te kiezen.
Wat vraagt een belastingdienst eigenlijk van een registratie?
Vier eisen komen in bijna elk land terug, in andere woorden.
1. Op het moment zelf gemaakt, niet gereconstrueerd. De IRS eist geen vermelding op de dag zelf — 26 CFR § 1.274-5T zegt "a contemporaneous log is not required", en een wekelijkse registratie geldt als een record gemaakt "at or near the time". Maar er staat ook dat zo'n record "has a high degree of credibility", en daar gaat het om: een registratie die in maart over afgelopen augustus is geschreven, heeft veel minder.
Andere autoriteiten zeggen hetzelfde in hun eigen woorden. HMRC zegt dat een registratie tijdig moet worden bijgehouden en dat schatten niet wordt aanvaard. Australië wil elke vermelding in het logboek aan het einde van de rit of zo snel mogelijk daarna. Duitsland wil het Fahrtenbuch "zeitnah und in geschlossener Form" — tijdig, en als één gesloten reeks.
2. Dezelfde velden voor elke rit. Bijna overal: de datum, waar je begon en eindigde, de afstand en de reden. Daarna voegt elk land zijn eigen eisen toe. Het Verenigd Koninkrijk wil de postcode aan beide kanten van elke rit. Duitsland wil de kilometerstand aan het begin en het einde van elke zakelijke rit en de zakenrelatie die je bezocht (Duitsland). Bij een auto van de zaak wil Nederland de kilometerstand en beide adressen ook voor privéritten. Een elektronische Zweedse körjournal moet elke kop uit de voorbeeldlijst van Skatteverket bevatten (Zweden).
3. Een cijfer voor het hele jaar, niet alleen het zakelijke deel. De IRS vraagt naast de zakelijke mijlen ook "the total miles for the year" (Verenigde Staten); Australië vraagt de kilometerstand op 1 juli en 30 juni; Canada aan het begin en het einde van het boekjaar. Het zakelijke aandeel is zakelijke kilometers gedeeld door de totale kilometers, en een registratie van alleen zakelijke ritten levert maar één helft van die breuk.
4. Bewaard, en leesbaar, voor jaren. Tien jaar voor een Duits Fahrtenbuch. Zeven jaar voor de administratie van een Nederlandse onderneming, geteld vanaf het moment dat een gegeven niet meer actueel is. In Canada zes jaar na het einde van het laatste belastingjaar waarvoor een basisjaarregistratie wordt gebruikt, wat op elf kan uitkomen. In het Verenigd Koninkrijk vijf jaar na de aangiftedeadline van 31 januari voor zelfstandigen. Canada voegt daaraan toe, in s. 230 van zijn Income Tax Act, dat een elektronisch bijgehouden record de hele periode in een elektronisch leesbaar formaat moet worden bewaard, ook als je daarnaast afdrukken hebt.
Nog twee regels bepalen hoe een correctie eruit moet zien, en die onderscheiden de methoden meer dan welk veld ook. Het Duitse Bundesfinanzhof oordeelde in 2024 dat een elektronisch rittenboek waarvan de vermeldingen nog kunnen worden gewijzigd alleen aanvaardbaar is als de omvang van de wijzigingen in het bestand zelf is vastgelegd. De boekhoudwet van Denemarken, bogføringsloven § 9 stk. 3, eist dat bij elke correctie zowel de oorspronkelijke inhoud als de wijziging zichtbaar blijft, en maakt daarbij geen onderscheid tussen papieren en elektronische administratie.
Papieren rittenboekje
Een papieren rittenboekje wordt aanvaard door elke autoriteit die op deze pagina wordt geciteerd. De Duitse rechters aanvaarden het; Skatteverket aanvaardt papier; de ATO noemt letterlijk "a paper logbook"; de CRA aanvaardt administratie in "paper format". Vul je het na elke rit in, met elk veld dat je land noemt, dan is het een even goed record als elk ander.
Wat het goed doet. Het is per definitie op het moment zelf gemaakt, als je het op het moment zelf maakt. Een doorgestreepte regel blijft op de pagina staan, zodat het origineel en de correctie allebei zichtbaar blijven: wat Denemarken van elke administratie vraagt, op papier of elektronisch, en wat Duitsland van een elektronische vraagt. Het heeft geen batterij en geen toestemming nodig.
Wat het fout doet. Alles wat ervan afhangt dat je er elke keer aan denkt. De afstand ontbreekt zelden. Wat ontbreekt, is het begin van een rit — de postcode waar je vertrok, de kilometerstand voordat je de sleutel omdraaide — omdat je op dat moment geen reden had om het op te schrijven. Privéritten worden het eerst overgeslagen, en juist die heeft het jaartotaal nodig; een Duits rittenboek met een gat is ongeldig voor het hele jaar, niet alleen voor de ontbrekende ritten.
Het rekenwerk — het jaartotaal, het zakelijke percentage — blijft liggen voor een drukke avond in maart. En het boekje zelf moet tien jaar in een la overleven.
Wanneer het de juiste keuze is. Een korte, afgebakende periode met weinig ritten: het Australische logboek van twaalf weken, of de Canadese steekproefperiode van drie maanden na een volledig basisjaar. Weinig ritten, een vast venster, en één persoon die er gedisciplineerd in is.
Spreadsheet
Een spreadsheet is een computerrecord, en computerrecords worden aanvaard: de IRS zegt dat "if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record", en de CRA vraagt alleen dat een geautomatiseerde administratie duidelijk en goed leesbaar is.
Wat het goed doet. Totalen en percentages zijn een formule in plaats van een karwei. Het is te kopiëren, te back-uppen en naar een accountant te mailen. Het is gratis.
Wat het fout doet. Een spreadsheet wordt bijna altijd achteraf ingevuld — uit een agenda, een routeplanner of het geheugen — en is daarmee een reconstructie in plaats van een record dat op het moment zelf is gemaakt. Afstanden die van een kaart worden overgetypt, zijn de geplande route, niet de rit. En een gewone spreadsheet houdt geen historie bij: elke cel kan worden gewijzigd zonder dat iets dat laat zien. Dat is wat de Duitse rechter bij een elektronisch rittenboek afwijst, en wat de Deense wet bij elke administratie afwijst. Een spreadsheet die trouw elke dag wordt bijgehouden, is deugdelijk; het probleem is dat het medium uitnodigt om aan het eind van de maand bij te werken.
Wanneer het de juiste keuze is. Weinig ritten, dezelfde dag ingetypt, in een land zonder regel over hoe correcties zichtbaar moeten zijn — en bij voorkeur gecontroleerd aan de kilometerstand aan het begin en het einde van het jaar.
Gps-kastje of OBD-dongle in de auto
Een tracker in de auto — in de diagnosepoort gestoken of vast ingebouwd — registreert elke beweging van dat voertuig. Sommige autoriteiten beschrijven precies dit. Skatteverket omschrijft een elektronische körjournal als "en enhet som kopplas in i bilen", een eenheid die op de auto wordt aangesloten en alle ritten vastlegt, privé en zakelijk. De regeling van Noorwegen noemt een "GPS-basert elektronisk kjørebok", en de richtlijnen van Skatteetaten zeggen dat die niet mag toestaan dat de vastgelegde afstand, datum en tijd worden gecorrigeerd of verwijderd — en dat hij voor een werknemer door de werkgever wordt aangeschaft en beheerd.
Wat het goed doet. Het heeft niets van de bestuurder nodig om te starten: elke rit van die auto wordt vastgelegd, met tijden en plaatsen, wie er ook rijdt. Bij een auto van de zaak die bij één bestuurder blijft, is dat het hele jaar aan ritten, en dat is wat een Duitse gesloten keten of de Nederlandse lijst per rit voor privéritten nodig heeft.
Wat het fout doet. Het registreert de auto, niet de persoon. Rijd je de ene dag in je eigen auto en de volgende in een huurauto of de auto van een collega, dan zit er een gat in de registratie. Er is hardware die je moet kopen en laten inbouwen, één kastje per voertuig. En het kan nog steeds niet weten waarom je reed: de reden van de rit — Kundenbesuch Müller GmbH, niet "zakelijk" — blijft aan jou, en de Duitse belastingdienst geeft een automatisch rittenboek daar zeven kalenderdagen voor. Een kastje laat je met hetzelfde indeelwerk als elke automatische methode.
Wanneer het de juiste keuze is. Een wagenpark, een auto van de werkgever, of een werkgever die een elektronisch kjørebok beheert, zoals Noorwegen voor werknemers toestaat — een dat mogelijk geen correctie of verwijdering toelaat.
Automatische app voor rittenregistratie
Een app op je telefoon draait op het apparaat dat je bij je hebt, dus ze registreert jou, in welke auto je ook rijdt. Sommige starten vanzelf als je gaat rijden, zonder iets te openen of in te drukken.
Wat het goed doet. Het record wordt op het moment zelf gemaakt, door de telefoon, zonder dat iemand eraan hoeft te denken: begin, einde, tijden en afstand van elke rit, zakelijk en privé. Dat is het deel van elke registratie dat mensen niet opschrijven, en het deel dat het jaartotaal een meting maakt in plaats van een schatting. Indelen wordt een controle achteraf — een plek waar je vaak komt, kun je één keer indelen, en de rest wacht op een tik op Zakelijk of Privé. Het bestand voor de belastingdienst wordt gegenereerd in plaats van getypt, en kan zo lang als je land eist in een leesbaar formaat worden bewaard.
Wat het fout doet. Een telefoon is geen auto. Hij kan leeg zijn, uit staan, thuis liggen of in de Energiebesparingsmodus staan, en iOS kan elke app op de achtergrond stilleggen. Een automatische app die een rit mist en niets zegt, levert de slechtste soort registratie op: een die er volledig uitziet. Ze kan ook je redenen niet voor je opschrijven — een rit die als "zakelijk" is gemarkeerd, is een categorie, en Duitsland, Noorwegen en het Verenigd Koninkrijk willen een reden.
Hoe je er een kiest. Stel elke app dezelfde vragen die een belastingdienst stelt: legt ze ook privéritten vast, zodat het jaartotaal echt is? Drukt ze elk veld af dat je land noemt? Laat ze zien wanneer ze mogelijk een rit heeft gemist, in plaats van je het gat bij de aangifte te laten ontdekken? Is een latere wijziging aan een rit te zien op het geëxporteerde record? En kun je het hele record in een leesbaar formaat exporteren en het zo lang als je land voorschrijft bewaren, of je nu blijft betalen of niet?
Hoe DriveHub de vier eisen invult
DriveHub is een automatische app voor de iPhone, gebouwd rond die derde vraag.
Op het moment zelf. DriveHub registreert op de achtergrond met de telefoon in je zak, zakelijke en privéritten gelijk, en vraagt achteraf welke ritten wat waren. Ritten die DriveHub niet zelf kan indelen, wachten onder Te controleren bovenaan het tabblad Ritten, één per pagina.
Niets kwijt zonder dat je het hoort. Heeft de iPhone autorijden vastgelegd waar geen rit bij hoort, dan verschijnt dat als Gemiste ritten op het tabblad Ritten, en Herstel bouwt de route opnieuw op. Een rit terwijl de telefoon uit stond, kan niet worden hersteld — er valt niets te lezen — dus die voeg je zelf toe, en hij telt in rapporten mee zoals elke andere rit.
Elk veld, en het jaar. Rapporten gebruiken het officiële tarief van je land, met datum, zodat elke rit wordt berekend tegen het tarief dat op die dag gold. Voordat je exporteert, laat het rapport zien wat er nog tussen jou en een declaratie staat — ritten die nog niet zijn gecontroleerd, blijven buiten het totaal en staan vermeld met wat ze zouden toevoegen — en vergelijkt het je kilometerstanden met de vastgelegde afstand. Het tabblad Rapporten heeft naast de export een pagina Wat je rittenregistratie nodig heeft.
Jarenlang bewaard. Je ritten blijven op je iPhone en in je eigen iCloud, zonder account. Rapporten worden geëxporteerd als pdf voor je administratie en als Excel of CSV voor een accountant, en als DATEV-, SIE- of Procountor-bestanden die boekhoudsoftware inleest. Registreren, de controle op gemiste ritten en je volledige geschiedenis zijn gratis; de exports horen bij DriveHub Pro, en als je stopt met betalen, wordt er niets verwijderd.
Om het automatische deel zo betrouwbaar mogelijk te maken, geef je het één keer de toestemmingen die het nodig heeft: stel automatische registratie in, zodat er niets ontbreekt.
Welke je kiest
- Weinig ritten, één kort venster — de twaalf weken van Australië, de Canadese steekproefperiode — en je bent gedisciplineerd: papier of een spreadsheet die je dezelfde dag invult, volstaat.
- Eén auto, één bestuurder, of een werkgever met een systeem in de auto: een ingebouwd gps-kastje.
- Veel ritten, meerdere auto's, of privéritten die in de registratie moeten — een Duits Fahrtenbuch, een Nederlandse rittenregistratie, een Amerikaans totaal aan mijlen: een automatische app op je telefoon, mits ze je vertelt wanneer ze een rit heeft gemist.
Wat je ook kiest, de reden van elke zakelijke rit schrijf je zelf, en de kilometerstand aan het begin en het einde van het jaar lees je het best zelf van de auto af: het is het ene cijfer waaraan elke methode kan worden getoetst.
Wat je eigen land vraagt, veld voor veld en met de bewaartermijn, staat op de pagina van dat land in het Journal — bijvoorbeeld de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, Duitsland en Australië.
Deze pagina geeft weer wat de eigen richtlijnen en wetgeving van de belastingdiensten zeggen, en citeert ze zodat je het kunt nalezen. Het is geen belastingadvies en kan geen rekening houden met jouw situatie. Als er geld mee gemoeid is, vraag het je accountant of belastingadviseur — en neem de registratie mee.