Poradnik · 9 min

Jak prowadzić ewidencję przebiegu: cztery sposoby, sprawdzone z tym, czego wymaga urząd skarbowy

Autor: Andrei Zamiralov · Zaktualizowano 25 września 2026

Organy podatkowe, od IRS po ATO, akceptują więcej niż jeden sposób prowadzenia ewidencji przebiegu. Różnica leży w tym, który sposób zachowuje zapis, o jaki naprawdę chodzi w przepisach — sporządzony na bieżąco, kompletny i czytelny jeszcze po latach — a który po cichu go gubi.

Krótka odpowiedź

Żaden z przytoczonych niżej organów nie narzuca nośnika. Papier, arkusz kalkulacyjny, urządzenie w samochodzie i aplikacja w telefonie mogą dać ewidencję do przyjęcia. Nie dają jednak w tym samym stopniu zapisu, od którego zależą przepisy: wpisu zrobionego w chwili przejazdu lub tuż po nim, z każdą rubryką, jakiej wymaga twój kraj, z sumą za cały rok obejmującą jazdę prywatną, i pliku, który możesz przedstawić jeszcze po latach.

• Papier spełnia każdy wymóg w dniu, w którym go wypełnisz, i zawodzi w dniach, w których tego nie zrobisz.
• Arkusz kalkulacyjny łatwo zsumować i łatwo bez śladu zmienić, a zwykle wypełnia się go z pamięci.
• Urządzenie GPS zamontowane w samochodzie rejestruje samochód, nie kierowcę, a cel każdego przejazdu i tak zostawia tobie.
• Automatyczna aplikacja w telefonie rejestruje kierowcę, czymkolwiek jedzie, i jest wiarygodna tylko wtedy, gdy zauważa, że jakiś przejazd jej umknął.

Kreska oznacza, że odpowiedź zależy od produktu, a nie od sposobu; pytania, które warto mu zadać, są w części Jak wybrać.

Reszta tej strony to dowody na każdy z tych wierszy, z tekstów samych organów, i sposób, by podjąć decyzję.

Czego urząd skarbowy naprawdę wymaga od ewidencji?

Cztery wymogi powtarzają się niemal w każdym kraju, tylko innymi słowami.

1. Na bieżąco, a nie odtwarzane. IRS nie żąda wpisu tego samego dnia — 26 CFR § 1.274-5T mówi „a contemporaneous log is not required”, a ewidencja prowadzona co tydzień uchodzi za zapis sporządzony „at or near the time”. Ten sam przepis mówi jednak, że taki zapis „has a high degree of credibility”, i o to właśnie chodzi: ewidencja pisana w marcu o zeszłym sierpniu jest warta znacznie mniej.

Inne organy mówią to samo po swojemu. HMRC wymaga, by ewidencję prowadzić terminowo, i nie przyjmuje szacunków. Australia chce, by każdy wpis w log book powstał na koniec podróży albo jak najszybciej po niej. Niemcy wymagają, by Fahrtenbuch był prowadzony „zeitnah und in geschlossener Form” — na bieżąco i jako jeden zamknięty ciąg.

2. Te same rubryki przy każdym przejeździe. Prawie wszędzie: data, skąd i dokąd, odległość i cel. Do tego każdy kraj dodaje coś swojego. Wielka Brytania chce kodu pocztowego na obu końcach każdej podróży. Niemcy chcą stanu licznika na początku i na końcu każdego przejazdu służbowego oraz odwiedzonego kontrahenta (Niemcy). Przy samochodzie służbowym Holandia chce stanu licznika i obu adresów także przy przejazdach prywatnych. Elektroniczny szwedzki körjournal musi zawierać każdą rubrykę z przykładowej listy Skatteverket (Szwecja).

3. Liczba za cały rok, nie tylko za część służbową. IRS pyta o „the total miles for the year”, a nie tylko o mile służbowe (Stany Zjednoczone); Australia o stan licznika na 1 lipca i 30 czerwca; Kanada na początku i na końcu okresu rozliczeniowego. Udział służbowy to kilometry służbowe podzielone przez kilometry łącznie, a ewidencja samych przejazdów służbowych dostarcza tylko połowy tego ułamka.

4. Przechowywana i czytelna przez lata. Dziesięć lat dla niemieckiego Fahrtenbuch. Siedem dla dokumentacji holenderskiej firmy, liczone od chwili, gdy zapis przestaje być aktualny. W Kanadzie sześć lat od końca ostatniego roku podatkowego, w którym korzysta się z ewidencji z roku bazowego, co może oznaczać jedenaście. W Wielkiej Brytanii pięć lat od terminu złożenia zeznania 31 stycznia w przypadku samozatrudnionych. Kanada dodaje w s. 230 swojej Income Tax Act, że zapis prowadzony elektronicznie trzeba przez cały ten okres przechowywać w formacie czytelnym elektronicznie, nawet jeśli masz też wydruki.

Dwa kolejne przepisy rozstrzygają, jak musi wyglądać poprawka, i różnicują sposoby bardziej niż którakolwiek rubryka. Niemiecki Federalny Trybunał Finansowy orzekł w 2024 roku, że elektroniczny plik ewidencji, którego wpisy nadal da się zmieniać, jest do przyjęcia tylko wtedy, gdy zakres zmian jest udokumentowany w samym pliku. Duńska ustawa o rachunkowości (Dania), bogføringsloven § 9 stk. 3, wymaga, by każda poprawka pozostawiała widoczną zarówno pierwotną treść, jak i zmianę, i nie rozróżnia przy tym zapisów papierowych i elektronicznych.

Papierowa ewidencja

Papierową ewidencję akceptuje każdy organ przytoczony na tej stronie. Niemieckie sądy ją przyjmują; Skatteverket przyjmuje papier; ATO wprost wymienia „a paper logbook”; CRA przyjmuje zapisy w „paper format”. Jeśli wypełniasz ją po każdym przejeździe, ze wszystkimi rubrykami, jakich wymaga twój kraj, jest tak dobrym zapisem jak każdy inny.

Co robi dobrze. Z definicji powstaje na bieżąco, jeśli na bieżąco ją prowadzisz. Skreślona linia zostaje na stronie, więc widać i pierwotny wpis, i poprawkę: tego Dania wymaga od każdego zapisu, papierowego czy elektronicznego, a Niemcy od elektronicznego. Nie potrzebuje baterii ani żadnych uprawnień.

Co robi źle. Wszystko, co zależy od tego, czy za każdym razem o czymś pamiętasz. Rzadko brakuje odległości. Brakuje początku przejazdu — kodu pocztowego, spod którego ruszyłeś, stanu licznika przed przekręceniem kluczyka — bo w tamtej chwili nie było powodu, żeby to zapisać. Przejazdy prywatne pomija się najpierw, a to ich potrzebuje suma roczna; niemiecka ewidencja z luką jest nieważna za cały rok, nie tylko dla brakujących przejazdów.

Rachunki — sumę roczną, udział służbowy — zostawia się na jakiś pracowity wieczór w marcu. A sam zeszyt musi przetrwać dziesięć lat w szufladzie.

Kiedy to dobry wybór. Krótki, zamknięty okres z niewieloma przejazdami: dwunastotygodniowy log book w Australii albo kanadyjski trzymiesięczny okres próbny po pełnym roku bazowym. Mało przejazdów, stałe okno i jedna zdyscyplinowana osoba.

Arkusz kalkulacyjny

Arkusz kalkulacyjny to zapis komputerowy, a zapisy komputerowe są akceptowane: IRS mówi, że „if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record”, a CRA wymaga tylko, by zapisy komputerowe były przejrzyste i łatwe do odczytania.

Co robi dobrze. Sumy i odsetki to formuła, a nie mozolna praca. Arkusz można skopiować, zabezpieczyć i wysłać księgowemu mailem. Jest za darmo.

Co robi źle. Arkusz niemal zawsze wypełnia się później — z kalendarza, planera tras albo z pamięci — więc jest odtworzeniem, a nie zapisem sporządzonym na bieżąco. Odległości przepisane z mapy to zaplanowana trasa, a nie przejazd. A zwykły arkusz nie ma historii: każdą komórkę można zmienić i nic tego nie pokazuje. Właśnie to niemiecki sąd odrzuca w elektronicznej ewidencji, a duńska ustawa w każdym zapisie. Arkusz sumiennie prowadzony każdego dnia jest w porządku; kłopot w tym, że ten nośnik zachęca do nadrabiania na koniec miesiąca.

Kiedy to dobry wybór. Mało przejazdów, wpisywanych tego samego dnia, w kraju bez przepisu o tym, jak pokazywać poprawki — najlepiej sprawdzanych ze stanem licznika na początku i na końcu roku.

Urządzenie GPS albo moduł OBD w samochodzie

Lokalizator zamontowany w samochodzie — wpięty do gniazda diagnostycznego albo podłączony na stałe — rejestruje każdy ruch tego pojazdu. Niektóre organy opisują dokładnie to. Skatteverket definiuje elektroniczny körjournal jako „en enhet som kopplas in i bilen”, urządzenie podłączone do samochodu, które rejestruje całą jazdę, prywatną i służbową. Rozporządzenie Norwegii wymienia „GPS-basert elektronisk kjørebok”, a wytyczne Skatteetaten mówią, że nie może ona pozwalać na poprawianie ani usuwanie zarejestrowanej odległości, daty i godziny — i że w przypadku pracownika kupuje ją i administruje nią pracodawca.

Co robi dobrze. Kierowca nie musi nic robić, żeby zaczęło działać: każdy przejazd tego samochodu jest zapisany, z godzinami i miejscami, ktokolwiek prowadzi. Przy samochodzie służbowym, który zostaje przy jednym kierowcy, to cała jazda z całego roku — czyli to, czego potrzebuje niemiecki zamknięty ciąg albo holenderska lista przejazdów prywatnych.

Co robi źle. Rejestruje samochód, a nie osobę. Jednego dnia jedziesz własnym autem, następnego wypożyczonym albo autem kolegi, i w ewidencji jest dziura. Trzeba kupić i zamontować sprzęt, po jednym urządzeniu na pojazd. I nadal nie wie, dlaczego jechałeś: cel przejazdu — Kundenbesuch Müller GmbH, a nie „służbowo” — pozostaje do dopisania przez ciebie, a niemiecka administracja skarbowa daje automatycznej ewidencji na to siedem dni kalendarzowych. Urządzenie zostawia ci tę samą pracę z klasyfikacją co każda metoda automatyczna.

Kiedy to dobry wybór. Flota, samochód od pracodawcy albo pracodawca, który prowadzi elektroniczną kjørebok, jak Norwegia dopuszcza w przypadku pracowników — taką, która może nie pozwalać na poprawki ani usuwanie.

Automatyczna aplikacja do ewidencji przebiegu

Aplikacja w telefonie działa na urządzeniu, które nosisz przy sobie, więc rejestruje ciebie, czymkolwiek jedziesz. Niektóre włączają się same, gdy ruszasz — nie trzeba niczego otwierać ani naciskać.

Co robi dobrze. Zapis powstaje na bieżąco, w telefonie, bez polegania na czyjejkolwiek pamięci: początek, koniec, godziny i odległość każdego przejazdu, służbowego i prywatnego. To ta część każdej ewidencji, której ludzie nie zapisują, i ta, dzięki której suma roczna jest pomiarem, a nie szacunkiem. Klasyfikacja staje się przeglądem — miejsce, w którym często bywasz, można przypisać raz, a reszta czeka na stuknięcie w Służbowy albo Prywatny. Plik dla urzędu skarbowego jest generowany, a nie przepisywany, i można go przechowywać w czytelnym formacie tak długo, jak wymaga twój kraj.

Co robi źle. Telefon to nie samochód. Może być rozładowany, wyłączony, zostawiony w domu albo przełączony w Tryb niskiego zużycia energii, a iOS może zatrzymać w tle każdą aplikację. Automatyczna aplikacja, która pomija przejazd i nic nie mówi, daje najgorszy rodzaj ewidencji: taką, która wygląda na kompletną. Nie napisze też za ciebie celów — przejazd oznaczony jako „służbowy” to kategoria, a Niemcy, Norwegia i Wielka Brytania chcą celu.

Jak wybrać. Zadaj każdej aplikacji te same pytania, które zadaje urząd skarbowy: czy rejestruje także przejazdy prywatne, żeby suma roczna była prawdziwa? Czy drukuje każdą rubrykę, jakiej wymaga twój kraj? Czy pokazuje, kiedy mogła pominąć przejazd, zamiast zostawiać ci odkrycie luki przy rozliczeniu? Czy późniejsza zmiana przejazdu jest widoczna w wyeksportowanym zapisie? I czy możesz wyeksportować cały zapis w czytelnym formacie i przechowywać go przez okres wymagany w twoim kraju, niezależnie od tego, czy dalej płacisz?

Jak DriveHub spełnia te cztery wymogi

DriveHub to automatyczna aplikacja na iPhone'a, zbudowana wokół tego trzeciego pytania.

Na bieżąco. Rejestruje w tle, z telefonem w kieszeni, jazdę służbową i prywatną, a potem pyta, które przejazdy były jakie. Przejazdy, których nie potrafi przypisać sama, czekają w sekcji Do sprawdzenia na górze karty Przejazdy, po jednym na stronie.

Nic nie znika bez słowa. Jeśli iPhone odnotował jazdę, której nie odpowiada żaden przejazd, pojawia się ona jako Pominięte przejazdy na karcie Przejazdy, a Odzyskaj odtwarza trasę. Przejazdu, podczas którego telefon był wyłączony, nie da się odtworzyć — nie ma czego odczytać — więc dodajesz go sam, a w raportach liczy się jak każdy inny.

Każda rubryka i cały rok. Raporty zawierają oficjalną stawkę twojego kraju, z datą, więc każdy przejazd jest wyceniony według stawki obowiązującej w dniu przejazdu. Przed eksportem raport pokazuje, co jeszcze dzieli cię od rozliczenia — przejazdy jeszcze niesprawdzone są wyłączone z sumy i wypisane wraz z tym, co by do niej dodały — i porównuje twoje odczyty licznika z zarejestrowaną odległością. Karta Raporty ma obok eksportu stronę Czego wymaga twoja ewidencja.

Przechowywana przez lata. Twoje przejazdy zostają w iPhonie i w twoim własnym iCloud, bez żadnego konta. Raporty eksportują się jako PDF do akt i jako Excel lub CSV dla księgowego, a także jako pliki DATEV, SIE lub Procountor, które importuje oprogramowanie księgowe. Rejestrowanie, sprawdzanie pominiętych przejazdów i cała twoja historia są za darmo; eksporty to DriveHub Pro, a jeśli przestaniesz płacić, nic nie zostanie usunięte.

Żeby część automatyczna była tak niezawodna, jak to możliwe, raz nadaj jej potrzebne uprawnienia: ustaw automatyczne rejestrowanie tak, żeby nic nie umknęło.

Który sposób wybrać

• Mało przejazdów, jedno krótkie okno — dwanaście tygodni w Australii, kanadyjski okres próbny — i jesteś zdyscyplinowany: wystarczy papier albo arkusz wypełniany tego samego dnia.
• Jeden samochód, jeden kierowca albo pracodawca z systemem w aucie: zamontowane urządzenie GPS.
• Dużo przejazdów, kilka samochodów albo jazda prywatna, która musi być w ewidencji — niemiecki Fahrtenbuch, holenderska rittenregistratie, amerykańska liczba łącznych mil: automatyczna aplikacja w telefonie, pod warunkiem że mówi ci, kiedy pominęła przejazd.

Cokolwiek wybierzesz, cel każdego przejazdu służbowego wpisujesz sam, a stan licznika na początku i na końcu roku warto odczytać z samochodu osobiście: to jedyna liczba, z którą da się porównać każdą metodę.

Czego wymaga twój kraj, rubryka po rubryce i z okresem przechowywania, znajdziesz na jego stronie w Dzienniku — na przykład Stany Zjednoczone, Wielka Brytania, Niemcy i Australia.

Ta strona przedstawia to, co mówią wytyczne i przepisy samych organów podatkowych, i wskazuje je, żebyś mógł to sprawdzić. Nie stanowi porady podatkowej i nie uwzględnia twojej sytuacji. Gdy w grę wchodzą pieniądze, zapytaj swojego księgowego lub doradcę podatkowego — i przynieś ewidencję.

Więcej do przeczytania

• Ustaw automatyczne rejestrowanie tak, żeby nic nie umknęło