Инструкция · 9 мин

Как вести журнал пробега (путевой лист): четыре способа против требований налоговой

Автор: Andrei Zamiralov · Обновлено 25 сентября 2026 г.

Налоговые органы — от IRS до ATO — принимают журнал пробега в разном виде. Разница в другом: какой способ сохраняет ту запись, которой требуют правила, — сделанную вовремя, полную и читаемую спустя годы, — а какой незаметно её теряет.

Коротко

Ни один из органов, цитируемых ниже, не предписывает носитель. Бумага, таблица, устройство в машине и приложение на телефоне — всё это может дать приемлемый журнал. Не одинаково они дают другое — ту запись, на которой держатся правила: запись, сделанную во время поездки или вскоре после неё, со всеми графами, которые требует ваша страна, с итогом за год, включающим личные поездки, и в виде файла, который можно предъявить спустя годы.

• Бумага соответствует всем правилам в тот день, когда её заполнили, и не соответствует в те дни, когда нет.
• Таблицу легко подытожить и легко незаметно изменить, и заполняют её обычно по памяти.
• GPS-трекер в машине записывает машину, а не водителя, и причину каждой поездки всё равно оставляет вам.
• Приложение на телефоне записывает водителя, где бы он ни ехал, и надёжно лишь тогда, когда замечает пропущенную поездку.

Прочерк значит, что ответ зависит от конкретного продукта, а не от способа; какие вопросы ему задать, сказано в разделе о приложениях.

Дальше на этой странице — доказательства каждой строки, по собственным текстам налоговых органов, и способ выбрать.

Чего налоговая на самом деле требует от журнала?

Четыре требования встречаются почти в каждой стране, только разными словами.

1. Запись сделана вовремя, а не восстановлена задним числом. IRS не требует записи в тот же день: 26 CFR § 1.274-5T гласит "a contemporaneous log is not required" — журнал день в день не обязателен, — а еженедельный журнал считается записью, сделанной "at or near the time", во время использования или вскоре после. Но там же сказано, что такая запись "has a high degree of credibility" — обладает высокой достоверностью, и в этом вся суть: у журнала, написанного в марте о прошлом августе, достоверности гораздо меньше.

Другие органы говорят то же своими словами. HMRC требует вести журнал своевременно и не принимает оценок «на глаз». Австралия хочет, чтобы каждая запись в log book делалась в конце поездки или как можно скорее после неё. Германия требует вести Fahrtenbuch "zeitnah und in geschlossener Form" — своевременно и одной замкнутой последовательностью.

2. Одни и те же графы для каждой поездки. Почти везде: дата, откуда и куда вы ехали, расстояние и причина. Дальше каждая страна добавляет своё. Великобритания требует почтовый индекс в начале и в конце каждой поездки. Германия — показания одометра в начале и в конце каждой служебной поездки и делового партнёра, которого вы посетили (Германия). Для служебного автомобиля Нидерланды требуют одометр и оба адреса и для личных поездок. Электронный шведский körjournal должен содержать все графы из примерного перечня Skatteverket (Швеция).

3. Цифра за весь год, а не только за служебную часть. IRS спрашивает "the total miles for the year" — общий пробег за год — вместе со служебным (США); Австралия — показания одометра на 1 июля и на 30 июня; Канада — на начало и конец финансового периода. Служебная доля — это служебные километры, делённые на все километры, а журнал одних служебных поездок даёт только половину этой дроби.

4. Хранится и остаётся читаемым годами. Десять лет для немецкого Fahrtenbuch. Семь лет для записей нидерландского бизнеса, считая с момента, когда запись перестаёт быть актуальной. В Канаде — шесть лет с конца последнего налогового года, для которого используется журнал базового года, а это может означать и одиннадцать. В Великобритании самозанятые хранят записи пять лет после срока подачи декларации 31 января. Канада добавляет в s. 230 своего Income Tax Act, что запись, которую ведут в электронном виде, весь этот срок нужно хранить в электронно читаемом формате, даже если у вас есть и распечатки.

Ещё два правила определяют, как должно выглядеть исправление, и они разделяют способы сильнее любой графы. Федеральный финансовый суд Германии постановил в 2024 году, что файл электронного журнала, записи в котором всё ещё можно изменить, приемлем, только если объём изменений задокументирован в самом файле. Закон о бухгалтерском учёте Дании, bogføringsloven § 9 stk. 3, требует, чтобы при любом исправлении оставались видны и исходное содержание, и изменение, и не делает различия между бумажными и электронными записями.

Бумажный журнал

Бумажный журнал принимает каждый орган, упомянутый на этой странице. Немецкие суды его принимают; Skatteverket принимает бумагу; ATO прямо называет "a paper logbook"; CRA принимает записи в "paper format". Если заполнять его в конце каждой поездки, со всеми графами, которые требует ваша страна, это запись не хуже любой другой.

Что у него получается. Он ведётся вовремя по определению — если вести его вовремя. Зачёркнутая строка остаётся на странице, так что видны и оригинал, и исправление: именно этого Дания требует от любой записи, бумажной или электронной, а Германия — от электронной. Ему не нужны ни батарейка, ни разрешения.

Что не получается. Всё, что зависит от того, вспомните ли вы, — каждый раз. Пропадает редко расстояние. Пропадает начало поездки — индекс, откуда вы выехали, показание одометра до того, как вы повернули ключ, — потому что в тот момент у вас не было причины это записывать. Личные поездки пропускают первыми, а именно они нужны для итога за год; немецкий журнал с пробелом недействителен за весь год, а не только за пропущенные поездки.

Арифметику — итог за год, служебный процент — оставляют на загруженный вечер в марте. А самому журналу предстоит пережить десять лет в ящике стола.

Когда это верный выбор. Короткий ограниченный период с небольшим числом поездок: двенадцатинедельный logbook в Австралии или трёхмесячный выборочный период в Канаде после полного базового года. Мало поездок, фиксированное окно и один дисциплинированный человек.

Таблица

Таблица — это компьютерная запись, а компьютерные записи принимаются: IRS пишет, что "if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record" — запись, подготовленная на компьютере, считается надлежащей, а CRA просит лишь, чтобы компьютерные записи были понятными и легко читались.

Что у неё получается. Итоги и проценты — это формула, а не рутина. Её можно скопировать, сохранить и отправить бухгалтеру по почте. Она бесплатна.

Что не получается. Таблицу почти всегда заполняют потом — по календарю, по планировщику маршрутов или по памяти, — и это делает её реконструкцией, а не записью, сделанной вовремя. Расстояния, вписанные по карте, — это запланированный маршрут, а не поездка. И обычная таблица не хранит истории: любую ячейку можно изменить, и ничто этого не покажет. Именно это немецкий суд отвергает в электронном журнале, а датский закон — в любой записи. Таблица, которую честно ведут каждый день, надёжна; беда в том, что сам формат подталкивает навёрстывать в конце месяца.

Когда это верный выбор. Мало поездок, вносимых в тот же день, в стране без правил о том, как показывать исправления, — и в идеале со сверкой по показаниям одометра на начало и конец года.

GPS-трекер или OBD-адаптер в машине

Трекер, установленный в машине — вставленный в диагностический разъём или подключённый к проводке, — записывает каждое движение этого автомобиля. Некоторые органы описывают именно это. Skatteverket определяет электронный körjournal как "en enhet som kopplas in i bilen" — устройство, подключённое к автомобилю, которое записывает всю езду, и личную, и служебную. Регламент Норвегии называет "GPS-basert elektronisk kjørebok", а разъяснения Skatteetaten говорят, что он не должен позволять исправлять или удалять записанное расстояние, дату и время — и что для работника его приобретает и администрирует работодатель.

Что у него получается. Водителю не нужно ничего делать, чтобы он начал запись: каждая поездка этой машины фиксируется со временем и местами, кто бы ни был за рулём. Для служебного автомобиля, закреплённого за одним водителем, это вся езда за год — то, что нужно для немецкой замкнутой цепочки или нидерландского перечня личных поездок.

Что не получается. Он записывает машину, а не человека. Сегодня вы едете на своей машине, завтра — на арендованной или на машине коллеги, и в журнале дыра. Нужно купить и установить оборудование, по одному устройству на автомобиль. И он всё равно не может знать, зачем вы ехали: причину поездки — Kundenbesuch Müller GmbH, а не просто «по работе» — по-прежнему вписываете вы, и налоговая администрация Германии даёт автоматическому журналу на это семь календарных дней. С устройством у вас остаётся та же работа по классификации, что и с любым автоматическим способом.

Когда это верный выбор. Автопарк, служебная машина от работодателя или работодатель, который ведёт электронный kjørebok, как Норвегия допускает для работников, — такой, который может не допускать исправлений и удалений.

Приложение для автоматического учёта пробега

Приложение работает на устройстве, которое всегда с вами, поэтому записывает вас — в какой бы машине вы ни ехали. Некоторые запускаются сами, как только вы поехали: ничего не нужно открывать и ничего нажимать.

Что у него получается. Запись делается вовремя, самим телефоном, и никому не нужно ничего помнить: начало, конец, время и расстояние каждой поездки, служебной и личной. Это та часть журнала, которую люди не записывают, и именно она превращает итог за год из оценки в измерение. Классификация становится просмотром: место, где вы бываете часто, можно отнести к категории один раз, а остальное ждёт одного нажатия — «Рабочая» или «Личная». Файл для налоговой формируется, а не набирается вручную, и его можно хранить в читаемом формате столько, сколько требует ваша страна.

Что не получается. Телефон — не машина. Он может разрядиться, быть выключен, остаться дома или работать в режиме энергосбережения, а iOS может остановить любое приложение в фоне. Автоматическое приложение, которое пропускает поездку и молчит, даёт худший вид журнала — тот, что выглядит полным. И причины за вас оно тоже не напишет: поездка с пометкой «по работе» — это категория, а Германия, Норвегия и Великобритания требуют причину.

Как выбрать. Задайте любому приложению те же вопросы, что задаёт налоговая. Записывает ли оно и личные поездки, чтобы итог за год был настоящим? Печатает ли все графы, которые требует ваша страна? Показывает ли, что могло пропустить поездку, вместо того чтобы оставить вам искать пробел при подаче декларации? Видно ли позднее изменение поездки в выгруженной записи? И можно ли выгрузить всю запись в читаемом формате и хранить её весь срок, установленный в вашей стране, — продолжаете вы платить или нет?

Как DriveHub выполняет четыре требования

DriveHub — автоматическое приложение для iPhone, построенное вокруг третьего из этих вопросов.

Вовремя. Оно записывает в фоне, пока телефон у вас в кармане, и служебные, и личные поездки, а потом спрашивает, какая была какой. Поездки, которые оно не может распределить само, ждут в разделе «Проверить» вверху вкладки «Поездки», по одной на странице.

Ничего не пропадает молча. Если iPhone зафиксировал езду, для которой нет поездки, она появляется как «Пропущенные поездки» на вкладке «Поездки», а кнопка «Восстановить» восстанавливает маршрут. Поездку, во время которой телефон был выключен, восстановить нельзя — там просто нечего прочитать, — поэтому вы добавляете её сами, и в отчётах она учитывается как любая другая.

Все графы и весь год. В отчётах стоит официальная ставка вашей страны с датой, так что каждая поездка оценивается по ставке, действовавшей в её день. Перед выгрузкой отчёт показывает, что ещё отделяет вас от заявления: непроверенные поездки не входят в итог и перечислены вместе с тем, что они добавили бы, — и сверяет ваши показания одометра с записанным расстоянием. На вкладке «Отчёты» рядом с экспортом есть страница «Что требуется в журнале».

Хранится годами. Ваши поездки остаются на вашем iPhone и в вашем собственном iCloud, без учётной записи. Отчёты выгружаются в PDF для подачи и в Excel или CSV для бухгалтера, а также в файлы DATEV, SIE или Procountor, которые импортируют бухгалтерские программы. Запись, проверка пропущенных поездок и вся история бесплатны; экспорт входит в DriveHub Pro, и если вы перестанете платить, ничего не удалится.

Чтобы автоматическая часть работала настолько надёжно, насколько это возможно, один раз дайте ей нужные разрешения: настройте автоматический учёт так, чтобы ничего не терялось.

Какой способ выбрать

• Мало поездок, одно короткое окно — двенадцать недель в Австралии, выборочный период в Канаде — и вы дисциплинированны: хватит бумаги или таблицы, заполняемой в тот же день.
• Одна машина, один водитель или работодатель со своей системой в автомобиле: установленный GPS-трекер.
• Много поездок, несколько машин или личная езда, которая должна быть в журнале — немецкий Fahrtenbuch, нидерландская rittenregistratie, общий пробег для США: автоматическое приложение на телефоне — при условии, что оно сообщает о пропущенной поездке.

Что бы вы ни выбрали, причину каждой служебной поездки пишете вы, а показания одометра на начало и конец года стоит снять с машины самому: это единственная цифра, по которой можно проверить любой способ.

Что требует ваша страна — по графам и со сроком хранения, — сказано на её странице в Журнале: например, США, Великобритания, Германия и Австралия.

Эта страница излагает то, что говорят собственные разъяснения и законы налоговых органов, и ссылается на них, чтобы вы могли проверить. Это не налоговая консультация. Ваших обстоятельств она учесть не может. Когда речь о деньгах, обратитесь к своему бухгалтеру или налоговому консультанту — и возьмите с собой журнал.

Подробнее

• Настройте автоматический учёт так, чтобы ничего не терялось