Guia prático · 9 min

Como manter um registo de quilómetros: quatro formas, comparadas com o que as autoridades fiscais pedem

Por Andrei Zamiralov · Atualizado a 25 de setembro de 2026

Das autoridades fiscais dos EUA às da Austrália, aceita-se mais do que uma forma de manter um registo de quilómetros. O que muda é qual delas guarda o registo que as regras de facto pedem — feito na altura, completo e ainda legível anos depois — e qual o perde sem dar sinal.

A resposta curta

Nenhuma das autoridades citadas abaixo impõe um suporte. Papel, uma folha de cálculo, um aparelho no carro e uma aplicação no telefone podem todos produzir um registo aceitável. O que não produzem por igual é o registo de que as regras dependem: uma entrada feita na altura ou perto dela, com todos os campos que o seu país enumera, um total do ano que inclui a condução privada, e um ficheiro que ainda consegue entregar anos depois.

• O papel cumpre todas as regras nos dias em que é preenchido, e falha nos dias em que não é.
• Uma folha de cálculo é fácil de somar e fácil de alterar sem deixar rasto, e costuma ser preenchida de memória.
• Um aparelho GPS instalado no carro regista o carro, não o condutor, e continua a deixar-lhe o motivo de cada deslocação.
• Uma aplicação automática no telefone regista o condutor onde quer que conduza, e só é fiável se reparar quando lhe escapou uma viagem.

Um travessão significa que a resposta depende do produto e não do método; as perguntas a fazer-lhe estão em Como escolher uma.

O resto desta página é a prova de cada uma dessas linhas, nos textos das próprias autoridades, e uma forma de decidir.

O que pede de facto uma autoridade fiscal a um registo?

Há quatro exigências que aparecem em quase todos os países, por palavras diferentes.

1. Feito na altura, não reconstituído. O IRS não exige uma entrada no próprio dia — o 26 CFR § 1.274-5T diz que "a contemporaneous log is not required", e um registo semanal conta como feito "at or near the time". Mas diz também que esse registo "has a high degree of credibility", e é isso que importa: um registo escrito em março sobre o agosto passado tem muito menos.

Outras autoridades dizem o mesmo à sua maneira. O HMRC diz que o registo tem de ser mantido atempadamente e que estimativas não são aceites. A Austrália quer cada entrada do logbook feita no fim da viagem ou logo que possível. A Alemanha quer o Fahrtenbuch mantido "zeitnah und in geschlossener Form" — sem demora e como uma sequência fechada.

2. Os mesmos campos em cada deslocação. Quase em todo o lado: a data, onde começou e acabou, a distância e o motivo. Depois cada país acrescenta os seus. O Reino Unido quer o código postal nas duas pontas de cada viagem. A Alemanha quer o conta-quilómetros no início e no fim de cada deslocação profissional e o parceiro de negócio visitado (Alemanha). Para um carro da empresa, os Países Baixos querem o conta-quilómetros e as duas moradas também nas viagens privadas. Uma körjournal sueca eletrónica tem de conter todos os campos da lista de exemplo da Skatteverket (Suécia).

3. Um valor para o ano inteiro, não só para a parte profissional. O IRS pede "the total miles for the year" além das milhas profissionais (Estados Unidos); a Austrália pede as leituras do conta-quilómetros a 1 de julho e a 30 de junho; o Canadá, no início e no fim do período fiscal. A percentagem profissional são os quilómetros profissionais sobre os quilómetros totais, e um registo só das deslocações profissionais fornece apenas metade dessa fração.

4. Guardado, e legível, durante anos. Dez anos para um Fahrtenbuch alemão. Sete para os registos de uma empresa neerlandesa, contados a partir do momento em que um registo deixa de estar em uso. No Canadá, seis anos a contar do fim do último ano fiscal em que se usa um registo do ano-base, o que pode chegar a onze. No Reino Unido, cinco anos depois do prazo de entrega de 31 de janeiro, para os trabalhadores por conta própria. O Canadá acrescenta, no s. 230 do seu Income Tax Act, que um registo mantido em formato eletrónico tem de ser guardado num formato eletronicamente legível durante todo esse período, mesmo que também tenha cópias impressas.

Há mais duas regras que decidem como tem de ficar uma correção, e separam os métodos mais do que qualquer campo. O Tribunal Federal Tributário alemão decidiu em 2024 que um ficheiro de registo eletrónico cujas entradas ainda possam ser alteradas só é aceitável se a extensão das alterações ficar documentada no próprio ficheiro. A lei da contabilidade da Dinamarca, bogføringsloven § 9 stk. 3, exige que qualquer correção deixe visíveis o conteúdo original e a alteração, e não distingue entre registos em papel e eletrónicos.

Registo em papel

Um registo em papel é aceite por todas as autoridades citadas nesta página. Os tribunais alemães aceitam-no; a Skatteverket aceita papel; a ATO fala expressamente em "a paper logbook"; a CRA aceita registos em "paper format". Se o preencher no fim de cada viagem, com todos os campos que o seu país enumera, é um registo tão bom como qualquer outro.

O que faz bem. É feito na altura, por definição, se o fizer na altura. Uma linha riscada fica na página, pelo que o original e a correção continuam ambos visíveis: é o que a Dinamarca pede a qualquer registo, em papel ou eletrónico, e o que a Alemanha pede a um eletrónico. Não precisa de bateria nem de autorização.

O que faz mal. Tudo o que depende de se lembrar, sempre. Raramente é a distância que falta. O que falta é o início de uma viagem — o código postal de onde partiu, o conta-quilómetros antes de rodar a chave — porque na altura não tinha motivo para o escrever. As viagens privadas são as primeiras a ficar de fora, e são precisamente as de que o total do ano precisa; um Fahrtenbuch alemão com uma lacuna é inválido para o ano inteiro, e não só para as viagens em falta.

As contas — o total do ano, a percentagem profissional — ficam para uma noite atarefada de março. E o próprio caderno tem de sobreviver dez anos numa gaveta.

Quando é a escolha certa. Um período curto e delimitado, com poucas viagens: o logbook de doze semanas da Austrália, ou o período de amostra de três meses do Canadá depois de um ano-base completo. Poucas viagens, uma janela fixa, e uma pessoa disciplinada.

Folha de cálculo

Uma folha de cálculo é um registo informático, e os registos informáticos são aceites: o IRS diz que "if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record", e a CRA só pede que os registos informatizados sejam claros e fáceis de ler.

O que faz bem. Os totais e as percentagens são uma fórmula, e não uma tarefa. Pode ser copiada, salvaguardada e enviada por e-mail ao contabilista. É gratuita.

O que faz mal. Uma folha de cálculo é quase sempre preenchida depois — a partir de uma agenda, de um planeador de rotas ou da memória —, o que faz dela uma reconstituição e não um registo feito na altura. As distâncias tiradas de um mapa são o percurso planeado, não a viagem. E uma folha de cálculo simples não guarda histórico: qualquer célula pode ser alterada sem que nada o mostre. É isso que o tribunal alemão rejeita num registo eletrónico, e o que a lei dinamarquesa rejeita em qualquer registo. Uma folha de cálculo mantida fielmente todos os dias é fiável; o problema é que o suporte convida a pôr tudo em dia no fim do mês.

Quando é a escolha certa. Poucas viagens, escritas no próprio dia, num país sem regra sobre a forma de mostrar as correções — e, de preferência, conferida com as leituras do conta-quilómetros no início e no fim do ano.

Aparelho GPS ou dongle OBD no carro

Um localizador instalado no carro — ligado à porta de diagnóstico ou cablado — regista cada movimento desse veículo. Algumas autoridades descrevem exatamente isto. A Skatteverket define uma körjournal eletrónica como "en enhet som kopplas in i bilen", uma unidade ligada ao carro que regista toda a condução, privada e profissional. O regulamento da Noruega fala numa "GPS-basert elektronisk kjørebok", e as orientações da Skatteetaten dizem que ela não pode permitir corrigir ou apagar a distância, a data e a hora registadas — e que, para um trabalhador por conta de outrem, é adquirida e gerida pela entidade patronal.

O que faz bem. Não precisa de nada do condutor para arrancar: cada viagem desse carro fica registada, com horas e locais, seja quem for a conduzir. Para um carro da empresa que fica com um só condutor, isso é toda a condução do ano, que é o que pedem uma cadeia fechada alemã ou a lista neerlandesa, viagem a viagem, da condução privada.

O que faz mal. Regista o carro, não a pessoa. Conduza o seu carro num dia e um carro alugado ou o de um colega no dia seguinte, e o registo fica com um buraco. Há equipamento para comprar e instalar, uma unidade por veículo. E continua sem saber porquê conduziu: o motivo da viagem — Kundenbesuch Müller GmbH, e não "profissional" — continua a ser seu, e a administração fiscal alemã dá a um registo automático sete dias de calendário para isso. Um aparelho deixa-lhe o mesmo trabalho de classificação que qualquer método automático.

Quando é a escolha certa. Uma frota, um carro atribuído pela entidade patronal, ou uma entidade patronal que gere uma kjørebok eletrónica, como a Noruega permite para os trabalhadores — uma que pode não permitir corrigir nem apagar.

Aplicação automática no telefone

Uma aplicação no telefone corre no aparelho que traz consigo, por isso regista-o a si, em qualquer carro que conduza. Algumas arrancam sozinhas quando conduz, sem nada para abrir nem nada para premir.

O que faz bem. O registo é feito na altura, pelo telefone, sem ninguém ter de se lembrar: início, fim, horas e distância de cada viagem, profissional e privada. É a parte de qualquer registo que as pessoas não chegam a escrever, e a parte que faz do total do ano uma medição e não uma estimativa. A classificação passa a ser uma revisão — um local que visita muitas vezes pode ser arrumado uma vez, e o resto espera por um toque em Profissional ou Pessoal. O ficheiro para a autoridade fiscal é gerado, e não escrito à mão, e pode ser guardado num formato legível durante todo o tempo que o seu país exige.

O que faz mal. Um telefone não é um carro. Pode estar sem bateria, desligado, ter ficado em casa ou em modo de baixo consumo, e o iOS pode parar qualquer aplicação que trabalhe em segundo plano. Uma aplicação automática que falha uma viagem e não diz nada produz o pior tipo de registo: um que parece completo. Também não consegue escrever os motivos por si — uma viagem marcada como "profissional" é uma categoria, e a Alemanha, a Noruega e o Reino Unido querem um motivo.

Como escolher uma. Faça a qualquer aplicação as mesmas perguntas que uma autoridade fiscal faz: regista também as viagens privadas, para que o total do ano seja real? Imprime todos os campos que o seu país enumera? Mostra-lhe quando pode ter falhado uma viagem, em vez de o deixar descobrir a lacuna na altura de entregar a declaração? Uma alteração posterior a uma viagem fica visível no registo exportado? E consegue exportar o registo completo num formato legível e guardá-lo durante o prazo de conservação do seu país, quer continue a pagar quer não?

Como o DriveHub responde às quatro exigências

O DriveHub é uma aplicação automática para iPhone, construída em torno daquela terceira pergunta.

Na altura. Regista em segundo plano com o telefone no bolso, viagens profissionais e privadas por igual, e pergunta depois quais foram quais. As viagens que não consegue arrumar sozinho esperam em Por verificar, no topo do separador Viagens, uma por página.

Nada em falta sem aviso. Se o iPhone registou condução que não tem viagem correspondente, ela aparece como Viagens em falta no separador Viagens, e Recuperar reconstrói o percurso. Uma viagem feita com o telefone desligado não pode ser reconstruída — não há nada para ler —, por isso acrescenta-a por si, e conta nos relatórios como qualquer outra.

Todos os campos, e o ano. Os relatórios levam o valor oficial do seu país, com data, pelo que cada viagem é calculada ao valor em vigor nesse dia. Antes de exportar, o relatório mostra o que ainda o separa de um pedido — as viagens ainda não verificadas ficam fora do total e aparecem listadas com o que acrescentariam — e compara as suas leituras do conta-quilómetros com a distância registada. O separador Relatórios tem uma página O que o seu registo exige ao lado da exportação.

Guardado durante anos. As suas viagens ficam no seu iPhone e no seu próprio iCloud, sem conta. Os relatórios exportam em PDF para arquivo e em Excel ou CSV para o contabilista, e como ficheiros DATEV, SIE ou Procountor que o software de contabilidade importa. O registo, a verificação de viagens em falta e todo o seu histórico são gratuitos; as exportações são DriveHub Pro, e se deixar de pagar nada é apagado.

Para que a parte automática seja tão fiável quanto pode ser, dê-lhe uma vez as autorizações de que precisa: configure o registo automático para que nada fique em falta.

Qual usar

• Poucas viagens, uma janela curta — as doze semanas da Austrália, o período de amostra do Canadá — e é disciplinado: papel ou uma folha de cálculo preenchida no próprio dia chegam.
• Um carro, um condutor, ou uma entidade patronal que gere um sistema no carro: um aparelho GPS instalado.
• Muitas viagens, vários carros, ou condução privada que tem de constar do registo — um Fahrtenbuch alemão, uma rittenregistratie neerlandesa, um total de milhas nos EUA: uma aplicação automática no telefone, desde que lhe diga quando falhou uma viagem.

Seja qual for a escolha, o motivo de cada deslocação profissional é seu para escrever, e vale a pena ler o conta-quilómetros no próprio carro no início e no fim do ano: é o único valor com que qualquer método pode ser conferido.

O que o seu país pede, campo a campo e com o prazo de conservação, está na respetiva página dos Guias — por exemplo, Estados Unidos, Reino Unido, Alemanha e Austrália.

Esta página reproduz o que dizem as próprias orientações e a legislação das autoridades fiscais, e cita-as para poder verificar. Não é aconselhamento fiscal e não conhece a sua situação. Quando está dinheiro em causa, pergunte ao seu contabilista ou consultor fiscal — e leve o registo.

Leituras mais longas

• Configure o registo automático para que nada fique em falta