DriveHubRittenregistratie in de Verenigde Staten — wat „adequate records“ betekent
Wat uw administratie moet bevatten om een controle door de IRS te doorstaan — en het bedrag waarmee DriveHub rekent.
Het kilometerbedrag
$ 0,76 per mijl, van kracht van 1 juli 2026 tot en met 31 december 2026.
De regel die het bepaalt
Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses — „adequate records“.
Wat er per rit in moet
### Verplicht per rit
- De datum
- de bestemming
- de zakelijke mijlen
- het zakelijke doel
### Verplicht per jaar
Het totaal aantal mijlen van het jaar — de rij Transportation van Pub. 463 Table 5-1, letterlijk: "the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year."
De IRS vraagt niet om kilometerstanden. Het woord odometer komt in heel Publication 463 precies één keer voor: in Table 5-2, onder de kop "THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM". De teller aflezen op de eerste en de laatste dag van het jaar blijft een goede manier om aan het jaartotaal te komen, en een betere dan het optellen van vastgelegde ritten; zo komt DriveHub aan dat getal.
In welke vorm de administratie mag
26 CFR § 1.274-5T(c)(1): "A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility." En (c)(2)(ii)(A) zegt uitdrukkelijk dat "a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use." Pub. 463 zegt het ronduit: "You don't need to write down the elements of every expense on the day of the expense." De maatstaf is dus „op of rond het moment zelf“, en een wekelijks logboek voldoet daaraan.
Hoe lang u moet bewaren
De wet noemt geen getal. 26 CFR § 1.6001-1(e) eist dat de administratie wordt bewaard "so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law"; IRC § 6001 stelt helemaal geen termijn. In de praktijk is de ondergrens de aanslagtermijn van IRC § 6501 — drie jaar na de aangifte, zes jaar als meer dan 25 % van het bruto-inkomen is weggelaten, onbeperkt bij een frauduleuze of niet ingediende aangifte. Maar een rittenregistratie overleeft die allemaal, omdat Pub. 463 het bewijs van zakelijk gebruik eist "for each year of the recovery period", en een auto is 5-year MACRS property die over zes kalenderjaren wordt afgeschreven — voor wie afschrijft, is het dus een keten van zes plus drie jaar, geen drie jaar. De duidelijkste scheiding tussen werknemer en zelfstandige van de 21 landen op deze site: Pub. 463 zegt dat een werknemer die zijn administratie aan de werkgever geeft en een vergoeding krijgt, "generally don't have to keep copies", en 26 CFR § 1.274-5T(e) legt de plicht bij de werkgever — met vier uitzonderingen, waaronder een nonaccountable plan en een aftrek die hoger is dan de vergoeding. Wie tekortschiet, krijgt geen boete: onder IRC § 274(d) bestaat de aftrek zonder onderbouwing eenvoudigweg niet.
Wat een fout kost
Eén ontbrekend onderdeel kan bij een controle de hele aftrek in gevaar brengen; het percentage zakelijk gebruik is het getal dat als eerste bezwijkt.
Deze pagina geeft weer wat de regelgeving en de dienst zelf zeggen, met vindplaats, zodat u het kunt nalezen. Het is geen belastingadvies en kent uw situatie niet. Als het om geld gaat: vraag uw belastingadviseur — en neem de administratie mee.
Waar dit vandaan komt
Bron van de eisen hierboven: de publicaties van de IRS. DriveHub toetst ze en het kilometerbedrag aan de eigen pagina's van die instantie; deze pagina is op dat materiaal gebaseerd.
DriveHub legt dit automatisch vast. De app registreert elke rit op de achtergrond en bewaart begin en einde, de afstand en de route. Het registreren en de controle op ontbrekende ritten zijn gratis; het rapport in de vorm die de fiscus verwacht, hoort bij DriveHub Pro.
