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Como manter um registro de quilometragem: quatro jeitos, comparados com o que o fisco pede

Por Andrei Zamiralov · Atualizado em 25 de setembro de 2026

Autoridades fiscais do IRS à ATO aceitam mais de um jeito de manter um registro de quilometragem. O que muda é qual método guarda o registro que as regras de fato pedem — feito na hora, completo e ainda legível anos depois — e qual deles o perde sem avisar.

A resposta curta

Nenhuma das autoridades citadas abaixo impõe um meio. Papel, planilha, um aparelho no carro e um app no celular podem, todos, produzir um registro aceitável. O que eles não produzem da mesma forma é o registro do qual as regras dependem: um lançamento feito na hora ou logo depois do trajeto, com todos os campos que o seu país exige, um total do ano que inclui o uso particular e um arquivo que você ainda consiga entregar anos depois.

• O papel cumpre todas as regras no dia em que é preenchido, e falha nos dias em que não é.
• Uma planilha é fácil de somar e fácil de alterar sem deixar rastro, e costuma ser preenchida de memória.
• Um rastreador GPS instalado no carro registra o carro, não o motorista, e ainda deixa o motivo de cada viagem por sua conta.
• Um app automático no celular registra o motorista onde quer que ele dirija, e só é confiável se perceber quando deixou passar um trajeto.

Um travessão quer dizer que a resposta depende do produto, e não do método; as perguntas a fazer sobre ele estão em Como escolher um, na seção sobre o app automático no celular.

O resto desta página é a base de cada uma dessas linhas, tirada dos próprios textos das autoridades, e um jeito de decidir.

O que o fisco de fato pede de um registro?

Quatro exigências aparecem em quase todos os países, com palavras diferentes.

1. Feito na hora, não reconstruído. O IRS não exige um lançamento no mesmo dia — o 26 CFR § 1.274-5T diz "a contemporaneous log is not required", e um registro semanal conta como feito "at or near the time", na hora ou perto dela. Mas o mesmo texto diz que um registro assim "has a high degree of credibility", e é esse o ponto: um registro escrito em março sobre o agosto passado tem muito menos credibilidade.

Outras autoridades dizem o mesmo à sua maneira. O HMRC diz que o registro precisa ser mantido em dia e que estimativas não são aceitas. A Austrália quer cada lançamento do logbook feito ao fim do trajeto ou o quanto antes depois dele. A Alemanha quer o Fahrtenbuch mantido "zeitnah und in geschlossener Form" — em dia e como uma sequência fechada.

2. Os mesmos campos em cada viagem. Quase em toda parte: a data, onde você começou e terminou, a distância e o motivo. Depois, cada país acrescenta os seus. O Reino Unido quer o código postal nas duas pontas de cada trajeto. A Alemanha quer o hodômetro no início e no fim de cada viagem a trabalho e o parceiro de negócios visitado (Alemanha). Para carro da empresa, os Países Baixos querem o hodômetro e os dois endereços também nas viagens particulares. Uma körjournal eletrônica sueca precisa ter todos os itens da lista de exemplo da Skatteverket (Suécia).

3. Um número para o ano inteiro, não só para a parte a trabalho. O IRS pede "the total miles for the year", o total de milhas do ano, além das milhas a trabalho (Estados Unidos); a Austrália pede a leitura do hodômetro em 1º de julho e em 30 de junho; o Canadá, no início e no fim do período fiscal. A parcela a trabalho é quilômetros a trabalho sobre o total de quilômetros, e um registro só das viagens a trabalho fornece apenas metade dessa fração.

4. Guardado, e legível, por anos. Dez anos para um Fahrtenbuch alemão. Sete para os registros de uma empresa holandesa, contados a partir de quando o registro deixa de ser atual. No Canadá, seis anos a partir do fim do último ano fiscal em que um logbook de ano-base é usado, o que pode significar onze. No Reino Unido, cinco anos depois do prazo de entrega de 31 de janeiro, para autônomos. O Canadá acrescenta, na s. 230 do seu Income Tax Act, que um registro mantido em meio eletrônico precisa ser guardado em formato legível eletronicamente por todo esse período, mesmo que você também tenha cópias impressas.

Mais duas regras decidem como uma correção precisa aparecer, e elas separam os métodos mais do que qualquer campo. O Tribunal Federal de Finanças da Alemanha decidiu em 2024 que um arquivo de diário de bordo eletrônico cujos lançamentos ainda podem ser alterados só é aceitável se a extensão das alterações estiver documentada no próprio arquivo. A lei de escrituração da Dinamarca, a bogføringsloven § 9 stk. 3, exige que toda correção deixe visíveis tanto o conteúdo original quanto a alteração, e não faz distinção entre registros em papel e eletrônicos.

Diário de bordo em papel

Um diário de bordo em papel é aceito por todas as autoridades citadas nesta página. Os tribunais alemães aceitam; a Skatteverket aceita papel; a ATO cita "a paper logbook" com todas as letras; a CRA aceita registros em "paper format". Se você preenche ao fim de cada trajeto, com todos os campos que o seu país pede, ele é um registro tão bom quanto qualquer outro.

O que ele acerta. Ele é feito na hora, por definição, se você o fizer na hora. Uma linha riscada continua na página, então o original e a correção ficam visíveis: o que a Dinamarca pede de todo registro, em papel ou eletrônico, e o que a Alemanha pede de um eletrônico. Não precisa de bateria nem de permissão.

O que ele erra. Tudo o que depende de você lembrar, todas as vezes. A distância raramente é o que falta. O que falta é o início da viagem — o código postal de onde você saiu, o hodômetro antes de girar a chave —, porque naquela hora você não tinha motivo para anotar. As viagens particulares são as primeiras a ficar de fora, e são justamente as que o total do ano precisa; um diário de bordo alemão com uma lacuna é inválido pelo ano inteiro, não só pelas viagens que faltam.

A conta — o total do ano, a porcentagem a trabalho — fica para uma noite corrida em março. E o próprio caderno precisa sobreviver dez anos numa gaveta.

Quando ele é a escolha certa. Um período curto e delimitado, com poucas viagens: o logbook de doze semanas da Austrália, ou o período de amostra de três meses do Canadá depois de um ano-base completo. Poucos trajetos, uma janela fixa e uma pessoa disciplinada.

Planilha

Uma planilha é um registro feito em computador, e registros em computador são aceitos: o IRS diz que "if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record", e a CRA só pede que registros informatizados sejam claros e fáceis de ler.

O que ela acerta. Totais e porcentagens viram uma fórmula, e não uma tarefa. Ela pode ser copiada, ter backup e ir por e-mail para o contador. É gratuita.

O que ela erra. Uma planilha quase sempre é preenchida depois — a partir da agenda, de um planejador de rotas ou da memória —, o que faz dela uma reconstrução, e não um registro feito na hora. Distâncias digitadas a partir de um mapa são a rota planejada, não o trajeto feito. E uma planilha simples não guarda histórico: qualquer célula pode ser alterada e nada mostra que foi. É isso que o tribunal alemão rejeita num diário de bordo eletrônico, e o que a lei dinamarquesa rejeita em qualquer registro. Uma planilha mantida com fidelidade todo dia é confiável; a dificuldade é que o meio convida a pôr tudo em dia no fim do mês.

Quando ela é a escolha certa. Poucas viagens, digitadas no mesmo dia, num país sem regra sobre como as correções aparecem — e, de preferência, conferidas com a leitura do hodômetro no início e no fim do ano.

Rastreador GPS ou dongle OBD no carro

Um rastreador instalado no carro — ligado na porta de diagnóstico ou instalado na fiação — registra cada movimento daquele veículo. Algumas autoridades descrevem exatamente isso. A Skatteverket define uma körjournal eletrônica como "en enhet som kopplas in i bilen", um aparelho ligado ao carro que registra todo o uso, particular e a trabalho. O regulamento da Noruega cita uma "GPS-basert elektronisk kjørebok", e as orientações da Skatteetaten dizem que ela não pode permitir que a distância, a data e o horário registrados sejam corrigidos ou apagados — e que, para um empregado, ela é adquirida e administrada pelo empregador.

O que ele acerta. Não precisa de nada do motorista para começar: todo trajeto daquele carro é capturado, com horários e lugares, seja quem for ao volante. Para um carro da empresa que fica com um só motorista, isso é o uso do ano inteiro, que é o que a sequência fechada alemã ou a lista holandesa por viagem para o uso particular exigem.

O que ele erra. Ele registra o carro, não a pessoa. Dirija o seu próprio carro num dia e um alugado ou o de um colega no outro, e o registro fica com um buraco. Há um aparelho para comprar e instalar, um por veículo. E ele continua sem saber por que você dirigiu: o motivo da viagem — Kundenbesuch Müller GmbH, e não "trabalho" — segue sendo seu para acrescentar, e a administração tributária alemã dá a um diário de bordo automático sete dias corridos para isso. Um aparelho deixa você com o mesmo trabalho de classificação de qualquer método automático.

Quando ele é a escolha certa. Uma frota, um carro fornecido pelo empregador, ou um empregador que opera uma elektronisk kjørebok, como a Noruega permite para empregados — uma que pode não aceitar correção nem exclusão.

App automático no celular

Um app no celular roda no aparelho que você carrega, então ele registra você, em qualquer carro que dirigir. Alguns começam sozinhos quando você dirige, sem nada para abrir e nada para tocar.

O que ele acerta. O registro é feito na hora, pelo celular, sem que ninguém precise lembrar: início, fim, horários e distância de cada trajeto, a trabalho e particular. Essa é a parte de todo registro que as pessoas deixam de anotar, e a parte que faz do total do ano uma medição, e não uma estimativa. A classificação vira uma revisão — um lugar que você visita com frequência pode ser classificado uma vez só, e o resto espera um toque em Trabalho ou Pessoal. O arquivo para o fisco é gerado, e não digitado, e pode ser guardado num formato legível pelo tempo que o seu país exigir.

O que ele erra. Um celular não é um carro. Ele pode estar sem bateria, desligado, esquecido em casa ou em Modo de Pouca Energia, e o iOS pode interromper qualquer app em segundo plano. Um app automático que deixa passar um trajeto e não diz nada produz o pior tipo de registro: um que parece completo. Ele também não consegue escrever os seus motivos por você — uma viagem marcada como "trabalho" é uma categoria, e a Alemanha, a Noruega e o Reino Unido querem um motivo.

Como escolher um. Faça a qualquer app as mesmas perguntas que o fisco faz: ele registra também os trajetos particulares, para que o total do ano seja real? Ele imprime todos os campos que o seu país exige? Ele mostra quando pode ter deixado passar um trajeto, em vez de deixar você descobrir a lacuna na hora da declaração? Uma alteração posterior numa viagem aparece no registro exportado? E dá para exportar o registro inteiro num formato legível e guardá-lo pelo prazo de guarda do seu país, continuando a pagar ou não?

Como o DriveHub cumpre as quatro exigências

O DriveHub é um app automático para iPhone, construído em torno daquela terceira pergunta.

Na hora. Ele registra em segundo plano com o celular no bolso, trajetos a trabalho e particulares igualmente, e pergunta depois quais viagens eram quais. As viagens que ele não consegue classificar sozinho esperam em Para verificar, no topo da aba Viagens, uma por página.

Nada some sem aviso. Se o iPhone registrou um trecho dirigido que não corresponde a nenhuma viagem, ele aparece como Viagens perdidas na aba Viagens, e Recuperar reconstrói a rota. Um trajeto feito com o celular desligado não pode ser reconstruído — não há nada para ler —, então você o adiciona por conta própria, e ele conta nos relatórios como qualquer outra viagem.

Todos os campos, e o ano. Os relatórios trazem o valor oficial do seu país, com data, então cada viagem é calculada pelo valor em vigor no dia dela. Antes de exportar, o relatório mostra o que ainda falta para um pedido de reembolso ou dedução — as viagens ainda não verificadas ficam fora do total e aparecem listadas com o que acrescentariam — e compara as suas leituras de hodômetro com a distância registrada. A aba Relatórios mantém uma página O que seu registro exige ao lado da exportação.

Guardado por anos. As suas viagens ficam no seu iPhone e no seu próprio iCloud, sem conta nenhuma. Os relatórios são exportados em PDF para arquivar e em Excel ou CSV para o contador, e também como arquivos DATEV, SIE ou Procountor que os programas de contabilidade importam. O registro, a verificação de viagens perdidas e todo o seu histórico são gratuitos; as exportações são do DriveHub Pro, e se você parar de pagar nada é apagado.

Para que a parte automática seja a mais confiável possível, dê a ele uma vez as permissões de que precisa: configure o registro automático para que nada se perca.

Qual usar

• Poucas viagens, uma janela curta — as doze semanas da Austrália, o período de amostra do Canadá — e você é disciplinado: papel ou uma planilha preenchida no mesmo dia bastam.
• Um carro, um motorista, ou um empregador que opera um sistema no carro: um rastreador GPS instalado.
• Muitas viagens, vários carros, ou uso particular que precisa constar do registro — um Fahrtenbuch alemão, uma rittenregistratie holandesa, um total de milhas nos Estados Unidos: um app automático no celular, desde que ele avise quando deixou passar um trajeto.

Seja qual for a escolha, o motivo de cada viagem a trabalho é você quem escreve, e vale a pena ler o hodômetro no próprio carro no início e no fim do ano: é o único número com que todos os métodos podem ser conferidos.

O que o seu próprio país pede, campo por campo e com o prazo de guarda, está na página dele no Journal — por exemplo, os Estados Unidos, o Reino Unido, a Alemanha e a Austrália.

Esta página reproduz o que dizem as próprias orientações e a legislação das autoridades fiscais, e as cita para que você possa conferir. Não é consultoria tributária e não conhece a sua situação. Quando houver dinheiro em jogo, consulte o seu contador ou assessor tributário — e leve o registro.

Leituras mais longas

• Configure o registro automático para que nada se perca