DriveHubHet Duitse Fahrtenbuch — wat het Finanzamt eist, en waarom één gat het hele jaar kost
Wat uw administratie moet bevatten om een controle door het Finanzamt te doorstaan — en het bedrag waarmee DriveHub rekent.
Het kilometerbedrag
€ 0,30 per km, van kracht sinds 1 januari 2014.
Wie de regel stelt
Het Bundesministerium der Finanzen; de doorslaggevende tekst is een bestuurlijke richtlijn, niet de wet.
De regel die het bepaalt
§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG staat toe het privégebruik van een auto te waarderen op de werkelijke kosten in plaats van met de 1 %-regel op de cataloguswaarde, maar alleen als er „ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch“ is. Wat „ordnungsgemäß“ betekent, staat uitgewerkt in R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR.
Wat er per rit in moet
### Verplicht per zakelijke rit, letterlijk
„Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.“ — datum en kilometerstand aan het begin en einde van elke zakelijke rit, bestemming, doel van de reis en de bezochte zakenrelatie.
### Verplicht voor de overige ritten
Privéritten: alleen „Kilometerangaben“. Woon-werkverkeer naar de eerste werkplek: „jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch“. Omwegen moeten worden vastgelegd.
In welke vorm de administratie mag
- Bijgehouden „zeitnah und in geschlossener Form“, en de aantekeningen moeten „die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben“ — één ononderbroken keten, privéritten inbegrepen.
- Elektronische rittenregistraties: „nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden“. Gedocumenteerd in het geëxporteerde bestand zelf — de registratie moet op zichzelf kunnen staan, zonder dat de beheerder van het systeem erbij moet worden gehaald.
- De zevendagenregel. FG Niedersachsen 23.01.2019 – 3 K 107/18 aanvaardt automatische registratie als de bestuurder het doel van de rit binnen zeven kalenderdagen na de rit invult.
- BFH 10.04.2008 – VI R 38/06: kleine gebreken alleen maken een Fahrtenbuch niet ongeldig.
Hoe lang u moet bewaren
Tien jaar voor het Fahrtenbuch zelf, gerekend vanaf het einde van het kalenderjaar van de laatste aantekening — AO § 147 Abs. 3 S. 1 en Abs. 4 — en zes jaar voor het Lohnkonto (loonadministratie) van de werkgever onder § 41 Abs. 1 S. 9 EStG. De veelbesproken verkorting naar acht jaar geldt niet voor een Fahrtenbuch. Het Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), van kracht sinds 1 januari 2025, bracht alleen de Buchungsbelege (boekingsstukken, Abs. 1 Nr. 4) terug naar acht jaar; een Fahrtenbuch is een Aufzeichnung onder Nr. 1 en bleef op tien. Wie op basis van het nieuws zijn rittenregistratie korter bewaart, zit er twee jaar naast. De termijn verloopt bovendien niet zolang de aanslagtermijn nog openstaat (Abs. 3 S. 5). Elektronisch eist AO § 147 Abs. 2 Nr. 2 dat de registratie de hele termijn „maschinell ausgewertet werden“ kan — een PDF alleen voldoet in Duitsland dus niet; de machineleesbare export moet ernaast bewaard blijven. Wie tekortschiet, krijgt zowel een Schätzung (schatting, § 162 Abs. 2 S. 2) als een boete tot € 25 000 (§ 379 Abs. 1 Nr. 7, Abs. 6), bovenop het verlies van het Fahrtenbuch en de terugval op de 1 %-methode.
Wat een fout kost
Het Finanzamt valt terug op de 1 %- / 0,03 %-methode, meestal veel duurder. En het gaat niet per rit: een breuk in de keten maakt het Fahrtenbuch voor het hele jaar ongeldig.
Deze pagina geeft weer wat de regelgeving en de dienst zelf zeggen, met vindplaats, zodat u het kunt nalezen. Het is geen belastingadvies en kent uw situatie niet. Als het om geld gaat: vraag uw belastingadviseur — en neem de administratie mee.
Waar dit vandaan komt
Bron van de eisen hierboven: de richtlijnen van het Bundesministerium der Finanzen. DriveHub toetst ze en het kilometerbedrag aan de eigen pagina's van die instantie; deze pagina is op dat materiaal gebaseerd.
DriveHub legt dit automatisch vast. De app registreert elke rit op de achtergrond en bewaart begin en einde, de afstand en de route. Het registreren en de controle op ontbrekende ritten zijn gratis; het rapport in de vorm die de fiscus verwacht, hoort bij DriveHub Pro.
