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Come tenere un registro chilometrico: quattro metodi, messi alla prova delle regole del fisco

Di Andrei Zamiralov · Aggiornato il 25 settembre 2026

Dall’IRS all’ATO, le autorità fiscali accettano più di un modo di tenere un registro chilometrico. Cambia quale metodo conserva la registrazione che le regole chiedono davvero — fatta al momento, completa e ancora leggibile dopo anni — e quale invece la perde senza farsi notare.

La risposta breve

Nessuna delle autorità citate qui sotto impone un supporto. Carta, foglio di calcolo, un dispositivo in auto e un’app sul telefono possono tutti produrre un registro accettabile. Quello che non producono allo stesso modo è la registrazione su cui le regole si reggono: una voce fatta al momento o subito dopo il viaggio, con tutti i campi che il tuo Paese elenca, un totale dell’anno che comprende la guida privata, e un file che puoi ancora consegnare anni dopo.

• La carta rispetta ogni regola nei giorni in cui la compili, e le manca in quelli in cui non lo fai.
• Un foglio di calcolo è facile da sommare e facile da modificare senza lasciare traccia, e di solito si compila a memoria.
• Un dispositivo GPS montato sull’auto registra l’auto, non il conducente, e il motivo di ogni viaggio lo lascia comunque a te.
• Un’app automatica sul telefono registra il conducente ovunque guidi, ed è affidabile solo se si accorge di quando ha perso un viaggio.

Un trattino vuol dire che la risposta dipende dal prodotto più che dal metodo; le domande da fargli sono in Come sceglierne una.

Il resto della pagina porta le prove di ciascuna di quelle righe, dai testi delle autorità stesse, e un modo per decidere.

Che cosa chiede davvero il fisco a un registro?

Quattro requisiti ricorrono in quasi tutti i Paesi, con parole diverse.

1. Fatto al momento, non ricostruito. L’IRS non pretende una voce nello stesso giorno — il 26 CFR § 1.274-5T dice "a contemporaneous log is not required", e un registro settimanale vale come registrazione fatta "at or near the time". Ma dice anche che una registrazione simile "has a high degree of credibility", ed è questo il punto: un registro scritto a marzo sull’agosto scorso ne ha molta meno.

Altre autorità dicono lo stesso a modo loro. L’HMRC chiede che il registro sia tenuto con puntualità e non accetta stime. L’Australia vuole ogni voce del log book scritta alla fine del viaggio o il prima possibile dopo. La Germania vuole il Fahrtenbuch tenuto "zeitnah und in geschlossener Form" — subito, e come un’unica sequenza chiusa.

2. Gli stessi campi per ogni viaggio. Quasi ovunque: la data, il punto di partenza e di arrivo, la distanza e il motivo. Poi ogni Paese aggiunge i suoi. Il Regno Unito vuole il codice postale a entrambi i capi di ogni viaggio. La Germania vuole il contachilometri all’inizio e alla fine di ogni viaggio di lavoro e il partner commerciale visitato (Germania). Per un’auto aziendale, i Paesi Bassi vogliono contachilometri ed entrambi gli indirizzi anche per i viaggi privati. Una körjournal elettronica svedese deve contenere ogni voce dell’elenco di esempio di Skatteverket (Svezia).

3. Una cifra per l’anno intero, non solo per la parte di lavoro. L’IRS chiede "the total miles for the year" oltre alle miglia di lavoro (Stati Uniti); l’Australia chiede le letture del contachilometri al 1° luglio e al 30 giugno; il Canada all’inizio e alla fine del periodo fiscale. La quota di lavoro è data dai chilometri di lavoro sui chilometri totali, e un registro dei soli viaggi di lavoro fornisce solo metà di quella frazione.

4. Conservato, e leggibile, per anni. Dieci anni per un Fahrtenbuch tedesco. Sette per le registrazioni di un’impresa olandese, contati da quando una registrazione smette di essere attuale. In Canada, sei anni dalla fine dell’ultimo anno fiscale per cui si usa il registro di un anno base, il che può voler dire undici. Nel Regno Unito, cinque anni dopo la scadenza di dichiarazione del 31 gennaio per i lavoratori autonomi. Il Canada aggiunge, nella s. 230 del suo Income Tax Act, che una registrazione tenuta in forma elettronica va conservata in un formato leggibile elettronicamente per tutto quel periodo, anche se ne hai pure la stampa.

Altre due regole decidono che aspetto deve avere una correzione, e distinguono i metodi più di qualsiasi campo. La Corte federale delle finanze tedesca ha stabilito nel 2024 che il file di un registro elettronico le cui voci si possono ancora modificare è accettabile solo se l’entità delle modifiche è documentata nel file stesso. La legge contabile della Danimarca, bogføringsloven § 9 stk. 3, vuole che ogni correzione lasci visibili sia il contenuto originale sia la modifica, e non fa differenza tra carta ed elettronico.

Registro di carta

Un registro di carta è accettato da tutte le autorità citate in questa pagina. I tribunali tedeschi lo accettano; Skatteverket accetta la carta; l’ATO nomina "a paper logbook" testualmente; la CRA accetta registrazioni in "paper format". Se lo compili alla fine di ogni viaggio, con tutti i campi che il tuo Paese elenca, vale quanto qualsiasi altra registrazione.

Cosa fa bene. È fatto al momento, per definizione, se lo fai al momento. Una riga cancellata resta sulla pagina, quindi l’originale e la correzione restano entrambi visibili: quello che la Danimarca chiede a ogni registrazione, di carta o elettronica, e che la Germania chiede a una elettronica. Non ha bisogno di batteria né di permessi.

Cosa sbaglia. Tutto ciò che dipende dal fatto che tu ti ricordi, ogni volta. Raramente è la distanza a mancare. Manca l’inizio del viaggio — il codice postale da cui sei partito, il contachilometri prima di girare la chiave — perché in quel momento non avevi motivo di scriverlo. I viaggi privati sono i primi a saltare, e sono proprio quelli di cui il totale dell’anno ha bisogno; un registro tedesco con una lacuna non vale per l’anno intero, non solo per i viaggi mancanti.

I conti — il totale dell’anno, la percentuale di lavoro — restano per una sera piena di impegni a marzo. E il quaderno stesso deve sopravvivere dieci anni in un cassetto.

Quando è la scelta giusta. Un periodo breve e delimitato con pochi viaggi: il registro di dodici settimane dell’Australia, o il periodo campione di tre mesi del Canada dopo un anno base completo. Pochi viaggi, una finestra fissa, e una persona costante.

Foglio di calcolo

Un foglio di calcolo è una registrazione su computer, e le registrazioni su computer sono accettate: l’IRS dice che "if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record", e la CRA chiede solo che le registrazioni informatiche siano chiare e facili da leggere.

Cosa fa bene. Totali e percentuali sono una formula e non una fatica. Si può copiare, salvare e mandare per email al commercialista. È gratis.

Cosa sbaglia. Un foglio di calcolo si compila quasi sempre dopo — da un calendario, da un navigatore o a memoria — e questo lo rende una ricostruzione, non una registrazione fatta al momento. Le distanze copiate da una mappa sono il percorso previsto, non il viaggio. E un semplice foglio di calcolo non conserva alcuno storico: ogni cella si può cambiare e niente mostra che è stata cambiata. È esattamente ciò che la corte tedesca respinge per un registro elettronico, e ciò che la legge danese respinge per ogni registrazione. Un foglio tenuto fedelmente ogni giorno è valido; il problema è che il mezzo invita a recuperare tutto a fine mese.

Quando è la scelta giusta. Pochi viaggi, inseriti lo stesso giorno, in un Paese senza regole su come mostrare le correzioni — e possibilmente confrontati con le letture del contachilometri all’inizio e alla fine dell’anno.

Dispositivo GPS o dongle OBD in auto

Un localizzatore montato sull’auto — collegato alla presa diagnostica o cablato — registra ogni movimento di quel veicolo. Alcune autorità descrivono proprio questo. Skatteverket definisce una körjournal elettronica come "en enhet som kopplas in i bilen", un’unità collegata all’auto che registra tutta la guida, privata e di lavoro. Il regolamento della Norvegia nomina una "GPS-basert elektronisk kjørebok", e le indicazioni di Skatteetaten dicono che non deve permettere di correggere o cancellare distanza, data e ora registrate — e che per un dipendente è acquistata e gestita dal datore di lavoro.

Cosa fa bene. Per partire non chiede nulla al conducente: ogni viaggio di quell’auto viene registrato, con orari e luoghi, chiunque guidi. Per un’auto aziendale che resta a un solo conducente, è tutta la guida dell’anno, cioè quello che serve a una catena chiusa tedesca o all’elenco olandese viaggio per viaggio della guida privata.

Cosa sbaglia. Registra l’auto, non la persona. Guida la tua auto un giorno e un’auto a noleggio o quella di un collega il giorno dopo, e il registro ha un buco. C’è un hardware da comprare e installare, uno per veicolo. E comunque non può sapere perché hai guidato: il motivo del viaggio — Kundenbesuch Müller GmbH, non «lavoro» — resta da aggiungere a te, e l’amministrazione fiscale tedesca concede a un registro automatico sette giorni di calendario per farlo. Un dispositivo ti lascia lo stesso lavoro di classificazione di qualsiasi metodo automatico.

Quando è la scelta giusta. Una flotta, un’auto data dal datore di lavoro, o un datore di lavoro che gestisce una kjørebok elettronica, come la Norvegia consente per i dipendenti — una che può non ammettere correzioni o cancellazioni.

App automatica per il registro chilometrico

Un’app sul telefono gira sul dispositivo che porti con te, quindi registra te, su qualunque auto guidi. Alcune partono da sole quando guidi, senza niente da aprire e niente da premere.

Cosa fa bene. La registrazione è fatta al momento, dal telefono, senza che nessuno debba ricordarsene: partenza, arrivo, orari e distanza di ogni viaggio, di lavoro e privato. È la parte di ogni registro che la gente dimentica di scrivere, ed è quella che fa del totale dell’anno una misura invece di una stima. La classificazione diventa una revisione — un luogo che visiti spesso si archivia una volta sola, e il resto aspetta un tocco su Lavoro o Personale. Il file per il fisco viene generato invece che digitato, e può essere conservato in un formato leggibile per tutto il tempo che il tuo Paese richiede.

Cosa sbaglia. Un telefono non è un’auto. Può essere scarico, spento, dimenticato a casa o in Risparmio energetico, e iOS può fermare qualsiasi app in background. Un’app automatica che perde un viaggio e non dice nulla produce il registro peggiore: uno che sembra completo. Non può nemmeno scrivere i tuoi motivi al posto tuo — un viaggio segnato «lavoro» è una categoria, e Germania, Norvegia e Regno Unito vogliono un motivo.

Come sceglierne una. Fai a qualsiasi app le stesse domande che fa il fisco: registra anche i viaggi privati, così che il totale dell’anno sia reale? Stampa tutti i campi che il tuo Paese elenca? Ti mostra quando potrebbe aver perso un viaggio, invece di lasciarti trovare la lacuna al momento della dichiarazione? Una modifica successiva a un viaggio compare nella registrazione esportata? E puoi esportare tutta la registrazione in un formato leggibile e conservarla per il periodo richiesto dal tuo Paese, che tu continui a pagare o no?

Come DriveHub gestisce i quattro requisiti

DriveHub è un’app automatica per iPhone, costruita attorno a quella terza domanda.

Al momento. Registra in background con il telefono in tasca, lavoro e privato allo stesso modo, e chiede dopo quali viaggi erano cosa. I viaggi che non riesce ad archiviare da solo aspettano in Da controllare in cima alla scheda Viaggi, uno per pagina.

Niente che manchi senza una parola. Se l’iPhone ha registrato una guida che non ha un viaggio corrispondente, questa compare come Viaggi mancati nella scheda Viaggi, e Recupera ricostruisce il percorso. Un viaggio fatto con il telefono spento non si può ricostruire — non c’è niente da leggere — quindi lo aggiungi tu, e nei rapporti conta come qualsiasi altro viaggio.

Tutti i campi, e l’anno. I rapporti riportano la tariffa ufficiale del tuo Paese, con la data, così ogni viaggio è valutato alla tariffa in vigore quel giorno. Prima dell’esportazione, il rapporto mostra cosa ti separa ancora da una richiesta di rimborso — i viaggi non ancora controllati restano fuori dal totale e sono elencati con quanto aggiungerebbero — e confronta le tue letture del contachilometri con la distanza registrata. La scheda Rapporti tiene una pagina Cosa richiede il tuo registro accanto all’esportazione.

Conservato per anni. I tuoi viaggi restano sul tuo iPhone e nel tuo iCloud, senza account. I rapporti si esportano in PDF per l’archivio, in Excel o CSV per il commercialista, e come file DATEV, SIE o Procountor che i software di contabilità importano. La registrazione, il controllo dei viaggi mancati e tutto il tuo storico sono gratuiti; le esportazioni sono DriveHub Pro, e se smetti di pagare non viene cancellato nulla.

Per rendere la parte automatica il più affidabile possibile, concedile una volta i permessi di cui ha bisogno: configura il tracciamento automatico perché non manchi nulla.

Quale usare

• Pochi viaggi, una finestra breve — le dodici settimane dell’Australia, il periodo campione del Canada — e sei costante: basta la carta o un foglio di calcolo compilato in giornata.
• Un’auto, un conducente, o un datore di lavoro che gestisce un sistema in auto: un dispositivo GPS montato.
• Molti viaggi, più auto, o una guida privata che deve stare nel registro — un Fahrtenbuch tedesco, una rittenregistratie olandese, il totale delle miglia negli Stati Uniti: un’app automatica sul telefono, purché ti dica quando ha perso un viaggio.

Qualunque cosa tu scelga, il motivo di ogni viaggio di lavoro è tuo da scrivere, e il contachilometri all’inizio e alla fine dell’anno vale la pena leggerlo dall’auto con i tuoi occhi: è l’unica cifra con cui si può verificare qualsiasi metodo.

Che cosa chiede il tuo Paese, campo per campo e con il periodo di conservazione, lo trovi sulla sua pagina nel Journal — per esempio gli Stati Uniti, il Regno Unito, la Germania e l’Australia.

Questa pagina riporta ciò che dicono le indicazioni e la legislazione delle autorità fiscali stesse, e le cita perché tu possa verificarlo. Non costituisce consulenza fiscale e non può tenere conto della tua situazione. Quando ci sono di mezzo dei soldi, chiedi al tuo commercialista o consulente fiscale — e porta il registro.

Approfondimenti

• Configura il tracciamento automatico perché non manchi nulla