Návod · 9 min

Jak vést knihu jízd: čtyři způsoby, porovnané s tím, co chtějí finanční úřady

Autor: Andrei Zamiralov · Aktualizováno 25. září 2026

Daňové úřady od IRS po ATO přijímají víc než jeden způsob vedení knihy jízd. Liší se v tom, který z nich udrží záznam, jaký pravidla skutečně chtějí – pořízený včas, úplný a čitelný i po letech –, a který ho potichu ztratí.

Stručná odpověď

Žádný z níže citovaných úřadů nepředepisuje médium. Přijatelnou knihu jízd může dát papír, tabulka, jednotka v autě i aplikace v telefonu. Nedají ale stejně spolehlivě záznam, na kterém pravidla stojí: zápis pořízený v době jízdy nebo krátce po ní, se všemi údaji, které vaše země vyjmenovává, roční součet včetně soukromých jízd a soubor, který můžete předložit i po letech.

• Papír splní každé pravidlo v den, kdy ho vyplníte, a selže ve dnech, kdy ne.
• Tabulka se snadno sčítá a snadno se beze stopy mění – a obvykle se vyplňuje zpaměti.
• GPS jednotka zabudovaná v autě zaznamenává auto, ne řidiče, a důvod každé jízdy nechává stejně na vás.
• Automatická aplikace v telefonu zaznamenává řidiče, ať jede čímkoli, a obstojí jen tehdy, když pozná, že nějakou jízdu vynechala.

Pomlčka znamená, že odpověď závisí na konkrétním produktu, ne na způsobu; otázky, které mu položit, najdete v části Jak vybrat.

Zbytek stránky dokládá každý z těchto řádků texty samotných úřadů a nabízí způsob, jak se rozhodnout.

Co finanční úřad od knihy jízd skutečně chce?

Čtyři požadavky se objevují téměř v každé zemi, jen jinými slovy.

1. Pořízeno v době jízdy, ne zrekonstruováno. IRS nežádá zápis týž den – 26 CFR § 1.274-5T říká „a contemporaneous log is not required“ a týdenní záznam se počítá jako pořízený „at or near the time“. Zároveň ale říká, že takový záznam „has a high degree of credibility“, a o to jde: kniha jízd psaná v březnu o loňském srpnu má věrohodnost mnohem menší.

Ostatní úřady říkají totéž po svém. HMRC uvádí, že kniha jízd se musí vést průběžně a že odhady se nepřijímají. Austrálie chce každý zápis do log booku na konci cesty, nebo co nejdříve po ní. Německo chce, aby se Fahrtenbuch vedl „zeitnah und in geschlossener Form“ – průběžně a jako jedna uzavřená řada.

2. U každé jízdy stejné údaje. Téměř všude: datum, kde jste začali a skončili, vzdálenost a důvod. K tomu každá země přidává něco svého. Spojené království chce PSČ na obou koncích každé cesty. Německo chce stav tachometru na začátku a na konci každé služební jízdy a navštíveného obchodního partnera (Německo). U služebního auta chce Nizozemsko stav tachometru a obě adresy i u soukromých jízd. Elektronická švédská körjournal musí obsahovat každou položku ze vzorového seznamu Skatteverket (Švédsko).

3. Číslo za celý rok, ne jen za služební část. IRS chce kromě služebních mil i „the total miles for the year“ (Spojené státy); Austrálie stav tachometru k 1. červenci a 30. červnu; Kanada na začátku a na konci účetního období. Služební podíl jsou služební kilometry vydělené celkovými kilometry a kniha jízd se samými služebními jízdami dodá jen polovinu toho zlomku.

4. Uchováno a čitelné po léta. Deset let u německého Fahrtenbuchu. Sedm let u záznamů nizozemského podniku, počítáno od chvíle, kdy záznam přestane být aktuální. V Kanadě šest let od konce posledního zdaňovacího období, pro které se použije kniha jízd ze základního roku, což může znamenat jedenáct. Ve Spojeném království u OSVČ pět let po termínu podání 31. ledna. Kanada v s. 230 svého Income Tax Act dodává, že elektronicky vedený záznam se musí po celou tu dobu uchovávat v elektronicky čitelném formátu, i když máte i výtisky.

Dvě další pravidla určují, jak musí oprava vypadat, a rozdělují způsoby víc než kterýkoli údaj. Německý Spolkový finanční soud v roce 2024 rozhodl, že elektronický soubor knihy jízd, jehož záznamy lze stále měnit, obstojí jen tehdy, když je rozsah změn zdokumentován přímo v souboru. Zákon o účetnictví, který platí v Dánsku, bogføringsloven § 9 stk. 3, vyžaduje, aby u každé opravy zůstal vidět původní obsah i změna, a mezi papírovými a elektronickými záznamy nerozlišuje.

Papírová kniha jízd

Papírovou knihu jízd přijímá každý úřad citovaný na této stránce. Německé soudy ji přijímají; Skatteverket přijímá papír; ATO výslovně uvádí „a paper logbook“; CRA přijímá záznamy v „paper format“. Když ji vyplníte na konci každé jízdy se všemi údaji, které vaše země vyjmenovává, je to záznam stejně dobrý jako kterýkoli jiný.

Co dělá dobře. Je z definice pořízená v době jízdy – pokud ji v té době píšete. Přeškrtnutý řádek zůstane na stránce, takže je vidět původní zápis i oprava: přesně to Dánsko chce u každého záznamu, papírového i elektronického, a Německo u elektronického. Nepotřebuje baterii ani žádné oprávnění.

V čem selhává. Ve všem, co závisí na tom, že si pokaždé vzpomenete. Málokdy chybí vzdálenost. Chybí začátek jízdy – PSČ, odkud jste vyjeli, stav tachometru, než jste otočili klíčkem –, protože v tu chvíli nebyl důvod si ho zapsat. Soukromé jízdy vypadnou jako první, a právě ty roční součet potřebuje; německá kniha jízd s mezerou je neplatná za celý rok, ne jen za chybějící jízdy.

Počty – roční součet, služební procento – zůstanou na nějaký rušný březnový večer. A samotná kniha musí přežít deset let v šuplíku.

Kdy je to správná volba. Krátké, ohraničené období s malým počtem jízd: australských dvanáct týdnů log booku nebo kanadské tříměsíční výběrové období po celém základním roce. Málo jízd, pevné okno a jeden člověk, který je v tom důsledný.

Tabulka

Tabulka je počítačový záznam a počítačové záznamy se přijímají: IRS uvádí, že „if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record“, a CRA žádá jen to, aby byly počítačové záznamy přehledné a dobře čitelné.

Co dělá dobře. Součty a procenta jsou vzorec, ne dřina. Dá se kopírovat, zálohovat a poslat e-mailem účetní. Je zdarma.

V čem selhává. Tabulka se téměř vždy vyplňuje dodatečně – z kalendáře, plánovače trasy nebo zpaměti –, takže je rekonstrukcí, ne záznamem pořízeným v době jízdy. Vzdálenosti opsané z mapy jsou plánovaná trasa, ne skutečná jízda. A obyčejná tabulka nevede žádnou historii: změnit jde kterákoli buňka a nic neukáže, že se změnila. Právě to německý soud u elektronické knihy jízd odmítá a dánský zákon u jakéhokoli záznamu. Tabulka poctivě vedená každý den obstojí; potíž je v tom, že médium svádí k dohánění na konci měsíce.

Kdy je to správná volba. Málo jízd, zapsaných týž den, v zemi bez pravidla o tom, jak musí být opravy vidět – a nejlépe zkontrolovaných proti stavu tachometru na začátku a na konci roku.

GPS jednotka nebo OBD adaptér v autě

Sledovací jednotka zabudovaná v autě – zapojená do diagnostické zásuvky nebo napevno – zaznamenává každý pohyb daného vozidla. Některé úřady popisují právě tohle. Skatteverket definuje elektronickou körjournal jako „en enhet som kopplas in i bilen“, tedy jednotku připojenou k autu, která zaznamenává veškeré ježdění, soukromé i služební. Norské nařízení jmenuje „GPS-basert elektronisk kjørebok“ a pokyny Skatteetaten uvádějí, že nesmí dovolit opravit nebo smazat zaznamenanou vzdálenost, datum a čas – a že u zaměstnance ji pořizuje a spravuje zaměstnavatel.

Co dělá dobře. Aby začala, nepotřebuje od řidiče nic: každá jízda toho auta se zachytí i s časy a místy, ať řídí kdokoli. U služebního auta, které zůstává u jednoho řidiče, je to celoroční ježdění – přesně to, co potřebuje německý uzavřený řetězec nebo nizozemský seznam soukromých jízd po jednotlivých jízdách.

V čem selhává. Zaznamenává auto, ne člověka. Jeden den jedete vlastním autem, druhý půjčeným nebo kolegovým, a v knize jízd je díra. Hardware je třeba koupit a namontovat, jednu jednotku na vozidlo. A stejně nemůže vědět, proč jste jeli: důvod jízdy – Kundenbesuch Müller GmbH, ne „služebně“ – musíte doplnit vy a německá daňová správa na to automatické knize jízd dává sedm kalendářních dnů. Jednotka vám nechá stejnou práci s tříděním jako kterýkoli automatický způsob.

Kdy je to správná volba. Vozový park, auto od zaměstnavatele nebo zaměstnavatel, který provozuje elektronickou kjørebok, jak to Norsko u zaměstnanců dovoluje – takovou, která nemusí dovolit opravu ani smazání.

Automatická aplikace pro knihu jízd

Aplikace v telefonu běží v zařízení, které nosíte u sebe, takže zaznamenává vás, ať jedete jakýmkoli autem. Některé se spustí samy, když vyjedete, a nemusíte nic otevírat ani mačkat.

Co dělá dobře. Záznam pořizuje telefon v době jízdy, aniž by si kdokoli musel na něco vzpomenout: začátek, konec, časy a vzdálenost každé jízdy, služební i soukromé. To je ta část každé knihy jízd, kterou lidé nezapíšou, a ta, díky níž je roční součet měřením, ne odhadem. Třídění se mění v kontrolu – místo, kam jezdíte často, stačí zařadit jednou a zbytek čeká na klepnutí na Služebně nebo Soukromě. Soubor pro finanční úřad se vygeneruje, nikoli opisuje, a dá se uchovat v čitelném formátu tak dlouho, jak vaše země vyžaduje.

V čem selhává. Telefon není auto. Může být vybitý, vypnutý, zapomenutý doma nebo v Režimu nízké spotřeby a iOS může kterékoli aplikaci práci na pozadí zastavit. Automatická aplikace, která jízdu vynechá a nic neřekne, dá ten nejhorší druh knihy jízd: takovou, která vypadá úplně. Důvody za vás také nenapíše – jízda označená jako „služební“ je kategorie, a Německo, Norsko i Spojené království chtějí důvod.

Jak vybrat. Ptejte se kterékoli aplikace na totéž, na co se ptá finanční úřad: zaznamenává i soukromé jízdy, aby byl roční součet skutečný? Tiskne každý údaj, který vaše země vyjmenovává? Ukáže vám, kdy možná nějakou jízdu vynechala, místo aby vás nechala najít mezeru až při podávání přiznání? Je pozdější změna jízdy vidět v exportovaném záznamu? A můžete celý záznam vyexportovat v čitelném formátu a uchovat ho po dobu, kterou vaše země vyžaduje, ať už dál platíte, nebo ne?

Jak DriveHub řeší ty čtyři požadavky

DriveHub je automatická aplikace pro iPhone postavená kolem té třetí otázky.

V době jízdy. Zaznamenává na pozadí s telefonem v kapse, služební i soukromé jízdy, a teprve potom se ptá, která byla která. Jízdy, které nedokáže zařadit sám, čekají v části Ke kontrole nahoře na kartě Jízdy, jedna na stránku.

Nic nechybí bez upozornění. Když iPhone zaznamenal jízdu autem, ke které neexistuje odpovídající jízda, objeví se na kartě Jízdy jako Zmeškané jízdy a Obnovit trasu zrekonstruuje. Jízdu, při které byl telefon vypnutý, zrekonstruovat nejde – není z čeho číst –, takže ji přidáte sami a v přehledech se počítá jako kterákoli jiná.

Všechny údaje a celý rok. Přehledy nesou oficiální sazbu vaší země s datem, takže každá jízda je oceněna sazbou platnou v její den. Před exportem přehled ukáže, co vás ještě dělí od nároku – nezkontrolované jízdy se do součtu nepočítají a jsou vypsané i s tím, kolik by přidaly –, a porovná vaše odečty tachometru se zaznamenanou vzdáleností. Karta Přehledy má vedle exportu stránku Co vyžaduje vaše kniha jízd.

Uchováno po léta. Vaše jízdy zůstávají ve vašem iPhonu a ve vašem vlastním iCloudu, bez účtu. Přehledy se exportují jako PDF k založení, jako Excel nebo CSV pro účetní a jako soubory DATEV, SIE nebo Procountor, které importuje účetní software. Záznam, kontrola zmeškaných jízd a celá vaše historie jsou zdarma; exporty jsou součástí DriveHub Pro, a když přestanete platit, nic se nesmaže.

Aby byla automatická část co nejspolehlivější, dejte jí jednou oprávnění, která potřebuje: nastavte automatický záznam, aby nic nechybělo.

Který způsob zvolit

• Málo jízd, jedno krátké okno – australských dvanáct týdnů, kanadské výběrové období – a jste důslední: stačí papír nebo tabulka vyplněná týž den.
• Jedno auto, jeden řidič, nebo zaměstnavatel, který provozuje systém v autě: zabudovaná GPS jednotka.
• Hodně jízd, několik aut nebo soukromé ježdění, které musí být v knize jízd – německý Fahrtenbuch, nizozemská rittenregistratie, americký údaj o celkových mílích: automatická aplikace v telefonu, pokud vám řekne, když nějakou jízdu vynechala.

Ať zvolíte cokoli, důvod každé služební jízdy musíte napsat vy a stav tachometru na začátku a na konci roku se vyplatí odečíst z auta osobně: je to jediný údaj, proti kterému lze zkontrolovat každý způsob.

Co přesně chce vaše země, údaj po údaji a včetně doby archivace, najdete na její stránce v Journalu – například Spojené státy, Spojené království, Německo a Austrálie.

Tato stránka uvádí, co říkají vlastní pokyny a předpisy daňových úřadů, a cituje je, abyste si to mohli ověřit. Není to daňové poradenství a nemůže zohlednit vaše okolnosti. Když jde o peníze, zeptejte se svého účetního nebo daňového poradce – a vezměte s sebou knihu jízd.

Delší čtení

• Nastavte automatický záznam, aby nic nechybělo