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Tenir un relevé kilométrique : quatre méthodes, confrontées à ce que demande le fisc
Les administrations fiscales, de l'IRS à l'ATO, acceptent plus d'une façon de tenir un relevé kilométrique. Ce qui change, c'est la méthode qui conserve vraiment le relevé que les règles exigent — établi sur le moment, complet et encore lisible des années plus tard — et celle qui le perd sans bruit.
En bref
Aucune des autorités citées ci-dessous n'impose de support. Un carnet papier, un tableur, un boîtier dans la voiture ou une app sur votre téléphone peuvent tous produire un relevé recevable. Ce qu'ils ne produisent pas tous aussi bien, c'est le relevé sur lequel reposent les règles : une écriture faite au moment du trajet ou peu après, avec toutes les rubriques exigées par votre pays, un total annuel qui inclut les trajets privés, et un fichier que vous pouvez encore remettre des années plus tard.
- Le papier respecte toutes les règles le jour où il est rempli, et les manque les jours où il ne l'est pas.
- Un tableur se totalise facilement et se modifie tout aussi facilement sans laisser de trace ; on le remplit le plus souvent de mémoire.
- Un boîtier GPS installé dans la voiture enregistre la voiture, pas le conducteur, et vous laisse toujours le motif de chaque trajet.
- Une app automatique sur le téléphone enregistre le conducteur, quelle que soit la voiture, et ne vaut que si elle remarque les trajets qu'elle a manqués.
| Papier | Tableur | Boîtier GPS | App sur téléphone | |
|---|---|---|---|---|
| Établi sur le moment | Seulement si vous écrivez à la fin de chaque trajet | Rempli le plus souvent après coup | Oui, tout seul | Oui, tout seul |
| Toutes les rubriques | Si vous pensez à chacune | Si vous saisissez chacune | Heures et lieux ; le motif vous revient | Départ, arrivée, heures, distance ; le motif vous revient |
| Total annuel, privé compris | Les trajets privés sont les premiers oubliés | Une formule, si chaque trajet y figure | Cette voiture-là seulement | Vous, dans n'importe quelle voiture |
| Historique des modifications | Une ligne barrée reste visible | Aucun ; toute cellule peut changer | — | — |
| Lisible pendant des années | Si le carnet survit au tiroir | Facile à copier et à sauvegarder | — | Si elle exporte un fichier lisible |
Un tiret signifie que la réponse dépend du produit plutôt que de la méthode ; les questions à lui poser figurent plus bas, sous Comment en choisir une, dans la partie consacrée aux apps.
La suite de cette page apporte la preuve de chacune de ces lignes, tirée des textes des autorités elles-mêmes, et une manière de trancher.
Qu'exige réellement le fisc d'un relevé kilométrique ?
Quatre exigences reviennent dans presque tous les pays, formulées différemment.
1. Établi sur le moment, pas reconstitué. L'IRS n'exige pas une écriture le jour même — le 26 CFR § 1.274-5T précise que « a contemporaneous log is not required », et un relevé hebdomadaire compte comme un relevé fait « at or near the time ». Mais il ajoute qu'un tel relevé « has a high degree of credibility », et c'est bien là l'essentiel : un relevé rédigé en mars sur le mois d'août précédent en a beaucoup moins.
Les autres autorités disent la même chose à leur manière. Le HMRC exige un relevé tenu en temps utile et n'accepte pas les estimations. L'Australie veut que chaque écriture du carnet soit faite à la fin du trajet ou dès que possible après. L'Allemagne veut un Fahrtenbuch tenu « zeitnah und in geschlossener Form » — sans délai, et sous la forme d'une suite continue.
2. Les mêmes rubriques pour chaque trajet. Presque partout : la date, le lieu de départ et d'arrivée, la distance et le motif. Chaque pays y ajoute ensuite les siennes. Le Royaume-Uni veut le code postal aux deux extrémités de chaque trajet. L'Allemagne veut le compteur au départ et à l'arrivée de chaque trajet professionnel, ainsi que le partenaire commercial visité (Allemagne). Pour une voiture de société, les Pays-Bas veulent aussi le compteur et les deux adresses des trajets privés. Une körjournal électronique suédoise doit contenir chaque rubrique de la liste d'exemple de Skatteverket (Suède).
3. Un chiffre pour toute l'année, pas seulement pour la part professionnelle. L'IRS demande « the total miles for the year » en plus des miles professionnels (États-Unis) ; l'Australie demande les relevés du compteur au 1er juillet et au 30 juin ; le Canada, au début et à la fin de l'exercice. La part professionnelle, ce sont les kilomètres professionnels divisés par le total des kilomètres, et un relevé des seuls trajets professionnels ne fournit qu'une moitié de cette fraction.
4. Conservé, et lisible, pendant des années. Dix ans pour un Fahrtenbuch allemand. Sept pour les pièces d'une entreprise néerlandaise, comptés à partir du moment où une pièce cesse d'être d'actualité. Au Canada, six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition pour laquelle un carnet de l'année de référence sert, ce qui peut faire onze ans. Au Royaume-Uni, cinq ans après la date limite de déclaration du 31 janvier pour les indépendants. Le Canada ajoute, à l'article 230 de sa Loi de l'impôt sur le revenu, qu'un registre tenu sous forme électronique doit rester dans un format électroniquement lisible pendant toute cette durée, même si vous en avez aussi des impressions.
Deux autres règles fixent l'apparence que doit avoir une correction, et elles départagent les méthodes plus qu'aucune rubrique. La Cour fédérale des finances allemande a jugé en 2024 qu'un fichier de carnet électronique dont les écritures restent modifiables n'est recevable que si l'étendue des modifications est documentée dans le fichier lui-même. La loi comptable du Danemark, le bogføringsloven § 9 stk. 3, exige que toute correction laisse visibles à la fois le contenu d'origine et la modification, sans faire de différence entre papier et électronique.
Carnet de bord papier
Un carnet papier est accepté par toutes les autorités citées sur cette page. Les tribunaux allemands l'acceptent ; Skatteverket accepte le papier ; l'ATO cite « a paper logbook » en toutes lettres ; l'ARC accepte les registres en « paper format ». Si vous le remplissez à la fin de chaque trajet, avec toutes les rubriques exigées par votre pays, il vaut n'importe quel autre relevé.
Ce qu'il fait bien. Il est établi sur le moment, par définition, si vous l'établissez sur le moment. Une ligne barrée reste sur la page : l'original et la correction restent visibles tous les deux. C'est ce que le Danemark exige de tout registre, papier ou électronique, et ce que l'Allemagne exige d'un carnet électronique. Il ne demande ni batterie ni autorisation.
Ce qu'il fait mal. Tout ce qui dépend de votre mémoire, à chaque fois. La distance manque rarement. Ce qui manque, c'est le départ d'un trajet — le code postal d'où vous êtes parti, le compteur avant de tourner la clé — parce qu'à ce moment-là vous n'aviez aucune raison de le noter. Les trajets privés sont les premiers sautés, et ce sont eux dont le total annuel a besoin ; un carnet allemand avec une lacune est invalide pour toute l'année, pas seulement pour les trajets manquants.
Les calculs — le total de l'année, le pourcentage professionnel — sont remis à une soirée chargée de mars. Et le carnet lui-même doit survivre dix ans au fond d'un tiroir.
Quand c'est le bon choix. Une période courte et délimitée, avec peu de trajets : le carnet de douze semaines australien, ou la période d'échantillonnage de trois mois au Canada après une année de référence complète. Peu de trajets, une fenêtre fixe, et une seule personne rigoureuse.
Tableur
Un tableur est un registre informatique, et les registres informatiques sont acceptés : l'IRS indique que « if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record », et l'ARC demande seulement que les registres informatisés soient clairs et faciles à lire.
Ce qu'il fait bien. Totaux et pourcentages deviennent une formule plutôt qu'une corvée. Il se copie, se sauvegarde et s'envoie par e-mail à un comptable. Il est gratuit.
Ce qu'il fait mal. Un tableur est presque toujours rempli après coup — à partir d'un agenda, d'un calculateur d'itinéraire ou de mémoire —, ce qui en fait une reconstitution plutôt qu'un relevé établi sur le moment. Les distances recopiées d'une carte sont l'itinéraire prévu, pas le trajet réel. Et un tableur ordinaire ne garde aucun historique : n'importe quelle cellule peut changer sans que rien ne le montre. C'est ce que le tribunal allemand refuse pour un carnet électronique, et ce que la loi danoise refuse pour tout registre. Un tableur tenu fidèlement chaque jour est solide ; la difficulté est que l'outil incite à tout rattraper en fin de mois.
Quand c'est le bon choix. Peu de trajets, saisis le jour même, dans un pays qui n'impose aucune règle sur la façon de montrer les corrections — et, idéalement, recoupés avec les relevés du compteur au début et à la fin de l'année.
Boîtier GPS ou dongle OBD dans la voiture
Un traceur installé dans la voiture — branché sur la prise de diagnostic ou câblé — enregistre chaque déplacement de ce véhicule. Certaines autorités décrivent exactement cela. Skatteverket définit une körjournal électronique comme « en enhet som kopplas in i bilen », un appareil branché sur la voiture qui enregistre tous les trajets, privés comme professionnels. Le règlement de la Norvège cite une « GPS-basert elektronisk kjørebok », et les instructions de Skatteetaten précisent qu'elle ne doit pas permettre de corriger ni de supprimer la distance, la date et l'heure enregistrées — et que, pour un salarié, c'est l'employeur qui l'acquiert et l'administre.
Ce qu'il fait bien. Il n'attend rien du conducteur pour démarrer : chaque trajet de cette voiture est capté, avec les heures et les lieux, quel que soit le conducteur. Pour une voiture de société qui reste avec un seul conducteur, c'est toute la conduite de l'année, et c'est ce dont ont besoin la suite continue allemande ou la liste néerlandaise des trajets privés, trajet par trajet.
Ce qu'il fait mal. Il enregistre la voiture, pas la personne. Conduisez votre propre voiture un jour, une voiture de location ou celle d'un collègue le lendemain, et le relevé a un trou. Il y a du matériel à acheter et à installer, un boîtier par véhicule. Et il ne peut toujours pas savoir pourquoi vous avez roulé : le motif du trajet — Kundenbesuch Müller GmbH, pas « professionnel » — reste à vous d'ajouter, et l'administration fiscale allemande accorde sept jours calendaires pour le faire dans un carnet automatique. Un boîtier vous laisse le même travail de classement que toute méthode automatique.
Quand c'est le bon choix. Une flotte, une voiture fournie par l'employeur, ou un employeur qui gère une kjørebok électronique, comme la Norvège le permet pour les salariés — une kjørebok qui peut interdire toute correction ou suppression.
Application de relevé kilométrique automatique
Une app sur téléphone fonctionne sur l'appareil que vous avez sur vous : elle vous enregistre donc vous, quelle que soit la voiture. Certaines démarrent d'elles-mêmes quand vous roulez, sans rien à ouvrir ni à toucher.
Ce qu'elle fait bien. Le relevé est établi sur le moment, par le téléphone, sans que personne ait à y penser : départ, arrivée, heures et distance pour chaque trajet, professionnel comme privé. C'est la partie de tout relevé que les gens oublient de noter, et celle qui fait du total annuel une mesure plutôt qu'une estimation. Le classement devient une simple relecture — un lieu où vous allez souvent peut être classé une fois pour toutes, et le reste attend une touche sur Professionnel ou Privé. Le fichier destiné au fisc est généré plutôt que saisi, et peut être conservé dans un format lisible aussi longtemps que votre pays l'exige.
Ce qu'elle fait mal. Un téléphone n'est pas une voiture. Il peut être déchargé, éteint, oublié à la maison ou en mode Économie d'énergie, et iOS peut interrompre n'importe quelle app en arrière-plan. Une app automatique qui manque un trajet sans rien dire produit le pire des relevés : un relevé qui a l'air complet. Elle ne peut pas non plus rédiger vos motifs à votre place — un trajet marqué « professionnel » est une catégorie, et l'Allemagne, la Norvège et le Royaume-Uni veulent un motif.
Comment en choisir une. Posez à toute app les questions que pose le fisc : enregistre-t-elle aussi les trajets privés, pour que le total annuel soit réel ? Imprime-t-elle toutes les rubriques exigées par votre pays ? Vous montre-t-elle quand elle a pu manquer un trajet, au lieu de vous laisser découvrir le trou au moment de déclarer ? Une modification ultérieure d'un trajet apparaît-elle dans le relevé exporté ? Et pouvez-vous exporter l'ensemble du relevé dans un format lisible et le conserver pendant la durée exigée par votre pays, que vous continuiez à payer ou non ?
Comment DriveHub répond aux quatre exigences
DriveHub est une app automatique pour iPhone, construite autour de cette troisième question.
Sur le moment. DriveHub enregistre en arrière-plan, téléphone en poche, les trajets professionnels comme privés, et vous demande ensuite lesquels étaient lesquels. Les trajets qu'il ne peut pas classer seul attendent sous À vérifier, en haut de l'onglet Trajets, un par page.
Rien ne manque sans qu'il le dise. Si l'iPhone a enregistré une conduite sans trajet correspondant, elle apparaît sous Trajets manqués dans l'onglet Trajets, et Récupérer reconstitue l'itinéraire. Un trajet effectué téléphone éteint ne peut pas être reconstitué — il n'y a rien à lire —, vous l'ajoutez donc vous-même, et il compte dans les rapports comme n'importe quel autre trajet.
Toutes les rubriques, et l'année. Les rapports appliquent le barème officiel de votre pays, daté, de sorte que chaque trajet est valorisé au taux en vigueur le jour où il a eu lieu. Avant l'export, le rapport montre ce qui vous sépare encore d'une déclaration — les trajets pas encore vérifiés sont exclus du total et listés avec ce qu'ils y ajouteraient — et compare vos relevés de compteur avec la distance enregistrée. L'onglet Rapports garde une page Ce que votre carnet exige à côté de l'export.
Conservé pendant des années. Vos trajets restent sur votre iPhone et dans votre propre iCloud, sans compte. Les rapports s'exportent en PDF pour le classement, en Excel ou CSV pour un comptable, et en fichiers DATEV, SIE ou Procountor que les logiciels de comptabilité importent. L'enregistrement, la détection des trajets manqués et tout votre historique sont gratuits ; les exports font partie de DriveHub Pro, et si vous cessez de payer, rien n'est supprimé.
Pour que la partie automatique soit aussi fiable que possible, accordez-lui une fois pour toutes les autorisations dont elle a besoin : configurer le suivi automatique pour ne rien perdre.
Laquelle choisir
- Peu de trajets, une seule fenêtre courte — les douze semaines australiennes, la période d'échantillonnage canadienne — et vous êtes rigoureux : le papier ou un tableur rempli le jour même suffit.
- Une voiture, un conducteur, ou un employeur qui gère un système embarqué : un boîtier GPS installé.
- Beaucoup de trajets, plusieurs voitures, ou des trajets privés qui doivent figurer au relevé — un Fahrtenbuch allemand, une rittenregistratie néerlandaise, un total de miles américain : une app automatique sur téléphone, à condition qu'elle vous signale les trajets qu'elle a manqués.
Quelle que soit la méthode, le motif de chaque trajet professionnel reste à vous d'écrire, et le compteur au début et à la fin de l'année mérite d'être relevé vous-même sur la voiture : c'est le seul chiffre auquel toute méthode peut être confrontée.
Ce que votre propre pays exige, rubrique par rubrique et avec la durée de conservation, figure sur sa page dans le Journal — par exemple les États-Unis, le Royaume-Uni, l'Allemagne et l'Australie.
Cette page expose ce que disent les instructions et la législation des administrations fiscales elles-mêmes, et les cite pour que vous puissiez vérifier. Ce n'est pas un conseil fiscal. Elle ne peut pas tenir compte de votre situation. Dès qu'il est question d'argent, interrogez votre comptable ou votre conseiller fiscal — et apportez le relevé.