Vejledning · 9 min.

Sådan fører du kørebog: fire måder holdt op mod det, skattemyndighederne kræver

Af Andrei Zamiralov · Opdateret 25. september 2026

Skattemyndigheder fra IRS til ATO accepterer mere end én måde at føre kørebog på. Forskellen er, hvilken metode der bevarer den optegnelse, reglerne faktisk kræver — lavet på tidspunktet, komplet og stadig læselig år senere — og hvilken der stille og roligt mister den.

Det korte svar

Ingen af de myndigheder, der citeres nedenfor, foreskriver et bestemt medie. Papir, et regneark, en enhed i bilen og en app på telefonen kan alle give en acceptabel kørebog. Det, de ikke giver lige godt, er den optegnelse, reglerne drejer sig om: en registrering lavet på eller tæt på tidspunktet for kørslen, med alle de felter, dit land kræver, en total for året, der også rummer den private kørsel, og en fil, du stadig kan udlevere år senere.

• Papir opfylder alle regler de dage, det bliver udfyldt, og fejler de dage, det ikke gør.
• Et regneark er let at summere og let at ændre uden spor, og det udfyldes som regel efter hukommelsen.
• En GPS-enhed monteret i bilen registrerer bilen, ikke føreren, og overlader stadig formålet med hver tur til dig.
• En automatisk app på telefonen registrerer føreren, uanset hvor vedkommende kører, og holder kun, hvis den opdager, når den har overset en kørsel.

En tankestreg betyder, at svaret afhænger af produktet snarere end af metoden; de spørgsmål, du skal stille til det, står under Automatisk kørebogsapp.

Resten af siden er dokumentationen for hver af de linjer, hentet fra myndighedernes egne tekster, og en måde at vælge på.

Hvad kræver en skattemyndighed egentlig af en kørebog?

Fire krav går igen i næsten alle lande, med forskellige ord.

1. Lavet på tidspunktet, ikke rekonstrueret. IRS kræver ikke en registrering samme dag — 26 CFR § 1.274-5T siger "a contemporaneous log is not required", og en ugentlig log tæller som en optegnelse lavet "at or near the time". Men den siger også, at en sådan optegnelse "has a high degree of credibility", og det er pointen: En kørebog skrevet i marts om august sidste år har langt mindre.

Andre myndigheder siger det samme med deres egne ord. HMRC siger, at en kørebog skal føres rettidigt, og at skøn ikke accepteres. Australien vil have hver registrering i kørebogen lavet ved turens slutning eller hurtigst muligt derefter. Tyskland vil have Fahrtenbuch ført "zeitnah und in geschlossener Form" — løbende og som én sammenhængende række.

2. De samme felter for hver tur. Næsten overalt: datoen, hvor du startede og sluttede, afstanden og formålet. Derefter lægger hvert land sit eget til. Storbritannien vil have postnummeret i begge ender af hver tur. Tyskland vil have kilometertælleren ved start og slut på hver erhvervstur og den forretningspartner, du besøgte (Tyskland). For en firmabil vil Nederlandene også have kilometertælleren og begge adresser for private ture. En elektronisk svensk körjournal skal indeholde hver overskrift i Skatteverkets eksempelliste (Sverige).

3. Et tal for hele året, ikke kun for erhvervsdelen. IRS beder om "the total miles for the year" ud over erhvervsmilene (USA); Australien beder om kilometerstanden 1. juli og 30. juni; Canada ved regnskabsperiodens start og slut. Erhvervsandelen er erhvervskilometer delt med de samlede kilometer, og en kørebog over erhvervsture leverer kun den ene halvdel af den brøk.

4. Gemt, og læselig, i årevis. Ti år for en tysk Fahrtenbuch. Syv for en hollandsk virksomheds optegnelser, regnet fra det tidspunkt, en optegnelse ikke længere er aktuel. I Canada seks år fra udgangen af det sidste skatteår, en kørebog fra et basisår bruges til, hvilket kan blive til elleve. I Storbritannien fem år efter indleveringsfristen 31. januar for selvstændige. Canada tilføjer i s. 230 i sin Income Tax Act, at en elektronisk ført optegnelse skal opbevares i et elektronisk læseligt format i hele perioden, også selv om du har udskrifter.

To yderligere regler afgør, hvordan en rettelse skal se ud, og de skiller metoderne mere ad end noget felt. Tysklands forbundsskattedomstol fastslog i 2024, at en elektronisk kørebogsfil, hvis registreringer stadig kan ændres, kun er acceptabel, hvis omfanget af ændringerne er dokumenteret i selve filen. Danmarks bogføringslov, bogføringsloven § 9 stk. 3, kræver, at enhver rettelse lader både det oprindelige indhold og ændringen være synlige, og den skelner ikke mellem papir og elektroniske optegnelser.

Kørebog på papir

En kørebog på papir accepteres af alle de myndigheder, der citeres på denne side. Tyske domstole accepterer den; Skatteverket accepterer papir; ATO nævner "a paper logbook" med rene ord; CRA accepterer optegnelser i "paper format". Udfylder du den efter hver kørsel med alle de felter, dit land kræver, er den en lige så god optegnelse som enhver anden.

Det, den gør rigtigt. Den er lavet på tidspunktet, per definition, hvis du laver den på tidspunktet. En overstreget linje bliver på siden, så både originalen og rettelsen forbliver synlige: det, Danmark kræver af enhver optegnelse, på papir eller elektronisk, og det, Tyskland kræver af en elektronisk. Den kræver hverken batteri eller tilladelser.

Det, den gør forkert. Alt det, der afhænger af, at du husker det, hver gang. Det er sjældent afstanden, der mangler. Det, der mangler, er turens start — postnummeret, du kørte fra, kilometerstanden, før du drejede nøglen — for på tidspunktet havde du ingen grund til at skrive det ned. Private ture er de første, der springes over, og det er dem, årets total har brug for; en tysk kørebog med et hul er ugyldig for hele året, ikke kun for de manglende ture.

Regnestykket — årets total, erhvervsprocenten — bliver gemt til en travl aften i marts. Og selve bogen skal overleve ti år i en skuffe.

Hvornår den er det rigtige valg. En kort, afgrænset periode med få ture: Australiens kørebog over tolv uger eller Canadas stikprøveperiode på tre måneder efter et fuldt basisår. Få kørsler, et fast vindue og én person, der er disciplineret med det.

Regneark

Et regneark er en computeroptegnelse, og computeroptegnelser accepteres: IRS siger, at "if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record", og CRA beder kun om, at computeroptegnelser er klare og lette at læse.

Det, det gør rigtigt. Totaler og procenter er en formel i stedet for et slæb. Det kan kopieres, sikkerhedskopieres og mailes til en revisor. Det er gratis.

Det, det gør forkert. Et regneark udfyldes næsten altid bagefter — ud fra en kalender, en ruteplanlægger eller hukommelsen — og det gør det til en rekonstruktion snarere end en optegnelse lavet på tidspunktet. Afstande tastet ind fra et kort er den planlagte rute, ikke kørslen. Og et almindeligt regneark gemmer ingen historik: Enhver celle kan ændres, og intet viser, at den blev det. Det er præcis det, den tyske domstol afviser for en elektronisk kørebog, og det, den danske lov afviser for enhver optegnelse. Et regneark, der føres trofast hver dag, holder; problemet er, at mediet indbyder til at indhente det hele sidst på måneden.

Hvornår det er det rigtige valg. Få ture, tastet ind samme dag, i et land uden regel om, hvordan rettelser skal vises — og helst kontrolleret mod kilometerstanden ved årets start og slut.

GPS-enhed eller OBD-dongle i bilen

En tracker monteret i bilen — sat i diagnosestikket eller fast installeret — registrerer hver eneste bevægelse af det køretøj. Nogle myndigheder beskriver netop det. Skatteverket definerer en elektronisk körjournal som "en enhet som kopplas in i bilen", en enhed tilsluttet bilen, der registrerer al kørsel, privat og erhverv. Norges forskrift nævner en "GPS-basert elektronisk kjørebok", og Skatteetatens vejledning siger, at den ikke må tillade, at den registrerede afstand, dato og tid rettes eller slettes — og at den for en lønmodtager anskaffes og administreres af arbejdsgiveren.

Det, den gør rigtigt. Den behøver intet fra føreren for at starte: Hver kørsel i bilen fanges, med tider og steder, uanset hvem der kører. For en firmabil, der bliver hos én fører, er det hele årets kørsel, og det er, hvad en tysk sammenhængende række eller den hollandske liste over private ture tur for tur kræver.

Det, den gør forkert. Den registrerer bilen, ikke personen. Kør i din egen bil den ene dag og i en lejebil eller en kollegas bil den næste, og kørebogen har et hul. Der er hardware at købe og montere, én enhed pr. køretøj. Og den kan stadig ikke vide, hvorfor du kørte: formålet med turen — Kundenbesuch Müller GmbH, ikke "erhverv" — er stadig dit at tilføje, og den tyske skatteforvaltning giver en automatisk kørebog syv kalenderdage til det. En enhed efterlader dig med det samme klassificeringsarbejde som enhver automatisk metode.

Hvornår den er det rigtige valg. En vognpark, en bil stillet til rådighed af arbejdsgiveren eller en arbejdsgiver, der driver en elektronisk kjørebok, som Norge tillader for lønmodtagere — en, der måske slet ikke tillader rettelser eller sletninger.

Automatisk kørebogsapp

En app på telefonen kører på den enhed, du har med dig, så den registrerer dig, uanset hvilken bil du kører i. Nogle starter af sig selv, når du kører, uden noget at åbne og noget at trykke på.

Det, den gør rigtigt. Optegnelsen laves på tidspunktet, af telefonen, uden at nogen skal huske det: start, slut, tider og afstand for hver kørsel, erhverv og privat. Det er den del af enhver kørebog, folk glemmer at skrive ned, og den del, der gør årets total til en måling i stedet for et skøn. Klassificeringen bliver en gennemgang — et sted, du ofte kører til, kan arkiveres én gang, og resten venter på et tryk på Erhverv eller Privat. Filen til skattemyndigheden bliver genereret i stedet for tastet, og den kan opbevares i et læseligt format, så længe dit land kræver det.

Det, den gør forkert. En telefon er ikke en bil. Den kan være løbet tør for strøm, slukket, glemt derhjemme eller sat i Strømsparetilstand, og iOS kan stoppe enhver app i baggrunden. En automatisk app, der overser en kørsel og intet siger, giver den værste slags kørebog: én, der ser komplet ud. Den kan heller ikke skrive dine formål for dig — en tur markeret som "erhverv" er en kategori, og Tyskland, Norge og Storbritannien vil have et formål.

Sådan vælger du én. Stil enhver app de samme spørgsmål, som en skattemyndighed stiller: Registrerer den også private kørsler, så årets total er ægte? Udskriver den alle de felter, dit land kræver? Viser den dig, når den muligvis har overset en kørsel, i stedet for at lade dig finde hullet, når du skal indberette? Fremgår en senere ændring af en tur af den eksporterede optegnelse? Og kan du eksportere hele optegnelsen i et læseligt format og gemme den i dit lands opbevaringsperiode, uanset om du bliver ved med at betale?

Sådan håndterer DriveHub de fire krav

DriveHub er en automatisk app til iPhone, bygget op om det tredje spørgsmål.

På tidspunktet. Den registrerer i baggrunden med telefonen i lommen, erhverv og privat, og spørger bagefter, hvilke ture der var hvad. Ture, den ikke selv kan arkivere, venter under Skal tjekkes øverst på fanen Ture, én pr. side.

Intet mangler uden et ord. Har iPhonen logget kørsel, som ingen tur matcher, vises det som Mistede ture på fanen Ture, og Gendan genskaber ruten. En kørsel, mens telefonen var slukket, kan ikke genskabes — der er intet at læse — så den tilføjer du selv, og den tæller i rapporterne som enhver anden tur.

Alle felter, og året. Rapporterne bruger dit lands officielle sats, dateret, så hver tur prissættes med den sats, der gjaldt på dagen. Før du eksporterer, viser rapporten, hvad der stadig står mellem dig og et krav — ture, der endnu ikke er tjekket, holdes uden for totalen og vises med det, de ville lægge til — og sammenligner dine kilometeraflæsninger med den registrerede afstand. Fanen Rapporter har en side, Hvad din kørebog kræver, ved siden af eksporten.

Gemt i årevis. Dine ture bliver på din iPhone og i din egen iCloud, uden konto. Rapporter eksporteres som PDF til arkivering og som Excel eller CSV til en revisor, og som DATEV-, SIE- eller Procountor-filer, som regnskabsprogrammer kan importere. Registrering, tjekket for mistede ture og hele din historik er gratis; eksporterne er DriveHub Pro, og holder du op med at betale, slettes intet.

For at gøre den automatiske del så pålidelig som muligt, så giv den de tilladelser, den behøver, én gang: sæt automatisk registrering op, så intet mangler.

Hvilken skal du vælge?

• Få ture, ét kort vindue — Australiens tolv uger, Canadas stikprøveperiode — og du er disciplineret: Papir eller et regneark udfyldt samme dag er nok.
• Én bil, én fører, eller en arbejdsgiver med et system i bilen: en monteret GPS-enhed.
• Mange ture, flere biler eller privat kørsel, der skal med i kørebogen — en tysk Fahrtenbuch, en hollandsk rittenregistratie, et amerikansk tal for de samlede mil: en automatisk app på telefonen, forudsat at den fortæller dig, når den har overset en kørsel.

Uanset hvad du vælger, er formålet med hver erhvervstur dit at skrive, og kilometerstanden ved årets start og slut er værd at aflæse på bilen selv: Det er det ene tal, som enhver metode kan kontrolleres mod.

Hvad dit eget land kræver, felt for felt og med opbevaringsperioden, står på landets side under Guider — for eksempel USA, Storbritannien, Tyskland og Australien.

Denne side gengiver, hvad skattemyndighedernes egne vejledninger og lovgivningen siger, og henviser til dem, så du kan tjekke det. Det er ikke skatterådgivning, og den kender ikke din situation. Når det handler om penge — spørg din revisor eller skatterådgiver, og tag kørebogen med.

Længere læsning

• Sæt automatisk registrering op, så intet mangler