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Fahrtenbuch führen: vier Wege, geprüft an dem, was Finanzämter verlangen

Von Andrei Zamiralov · Aktualisiert am 25. September 2026

Steuerbehörden vom IRS bis zum ATO akzeptieren mehr als eine Art, ein Fahrtenbuch zu führen. Der Unterschied liegt darin, welche Methode die Aufzeichnung liefert, die die Regeln tatsächlich verlangen — zeitnah, vollständig und noch Jahre später lesbar — und welche sie unbemerkt verliert.

Die kurze Antwort

Keine der unten zitierten Behörden schreibt ein Medium vor. Papier, eine Tabelle, ein Gerät im Auto und eine App auf dem Telefon können alle ein anerkanntes Fahrtenbuch ergeben. Was sie nicht gleich gut liefern, ist die Aufzeichnung, auf die es nach den Regeln ankommt: ein Eintrag zur Zeit der Fahrt oder kurz danach, mit jeder Angabe, die Ihr Land verlangt, eine Jahressumme, die private Fahrten einschließt, und eine Datei, die Sie auch Jahre später noch vorlegen können.

• Papier erfüllt jede Regel an dem Tag, an dem es ausgefüllt wird, und scheitert an den Tagen, an denen nicht.
• Eine Tabelle lässt sich leicht summieren und leicht spurlos ändern, und meist wird sie aus dem Gedächtnis ausgefüllt.
• Ein im Auto eingebautes GPS-Gerät zeichnet das Auto auf, nicht den Fahrer, und den Grund jeder Fahrt überlässt es weiterhin Ihnen.
• Eine automatische App auf dem Telefon zeichnet den Fahrer auf, wo immer er fährt, und taugt nur, wenn sie bemerkt, dass sie eine Fahrt verpasst hat.

Ein Strich bedeutet: Die Antwort hängt vom Produkt ab, nicht von der Methode; die Fragen, die Sie ihm stellen sollten, stehen unter Wie man eine auswählt.

Der Rest dieser Seite belegt jede dieser Zeilen mit den eigenen Texten der Behörden und zeigt einen Weg zur Entscheidung.

Was verlangt ein Finanzamt eigentlich von einem Fahrtenbuch?

Vier Anforderungen tauchen in fast jedem Land auf, nur mit anderen Worten.

1. Zeitnah erstellt, nicht rekonstruiert. Der IRS verlangt keinen Eintrag am selben Tag — 26 CFR § 1.274-5T sagt „a contemporaneous log is not required“, und ein wöchentlich geführtes Fahrtenbuch gilt als Aufzeichnung „at or near the time“. Es heißt dort aber auch, eine solche Aufzeichnung habe „a high degree of credibility“, und darum geht es: Ein Fahrtenbuch, das im März über den vergangenen August geschrieben wird, hat weit weniger davon.

Andere Behörden sagen dasselbe mit ihren eigenen Worten. HMRC verlangt, dass ein Fahrtenbuch zeitnah geführt wird, und akzeptiert keine Schätzungen. Australien will jeden Eintrag im log book am Ende der Fahrt oder so bald wie möglich danach. Deutschland verlangt, dass das Fahrtenbuch „zeitnah und in geschlossener Form“ geführt wird — umgehend und als eine geschlossene Folge.

2. Dieselben Angaben für jede Fahrt. Fast überall: das Datum, Start- und Zielort, die Strecke und der Grund. Dann ergänzt jedes Land eigene. Das Vereinigte Königreich will die Postleitzahl an beiden Enden jeder Fahrt. Deutschland will den Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Dienstfahrt und den aufgesuchten Geschäftspartner (Deutschland). Für einen Firmenwagen verlangen die Niederlande den Kilometerstand und beide Adressen auch für Privatfahrten. Eine elektronische schwedische körjournal muss jede Überschrift aus der Beispielliste der Skatteverket enthalten (Schweden).

3. Eine Zahl für das ganze Jahr, nicht nur für den beruflichen Teil. Der IRS verlangt „the total miles for the year“ ebenso wie die beruflichen Meilen (Vereinigte Staaten); Australien verlangt Kilometerstände am 1. Juli und am 30. Juni, Kanada zu Beginn und am Ende des Wirtschaftsjahres. Der berufliche Anteil ist berufliche Kilometer geteilt durch alle Kilometer, und ein Fahrtenbuch nur der Dienstfahrten liefert bloß eine Hälfte dieses Bruchs.

4. Aufbewahrt, und lesbar, über Jahre. Zehn Jahre für ein deutsches Fahrtenbuch. Sieben Jahre für die Unterlagen eines niederländischen Unternehmens, gezählt ab dem Zeitpunkt, an dem eine Unterlage nicht mehr aktuell ist. In Kanada sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres, für das ein Basisjahr-Fahrtenbuch verwendet wird, was elf bedeuten kann. Im Vereinigten Königreich für Selbstständige fünf Jahre nach der Abgabefrist am 31. Januar. Kanada ergänzt in s. 230 seines Income Tax Act, dass eine elektronisch geführte Aufzeichnung den ganzen Zeitraum über in elektronisch lesbarer Form aufzubewahren ist, auch wenn Sie zusätzlich Ausdrucke haben.

Zwei weitere Regeln entscheiden, wie eine Korrektur aussehen muss, und sie trennen die Methoden stärker als jede Angabe. Der Bundesfinanzhof hat 2024 entschieden, dass eine elektronische Fahrtenbuchdatei, deren Einträge sich noch ändern lassen, nur dann anerkannt wird, wenn der Umfang der Änderungen in der Datei selbst dokumentiert ist. Das dänische Buchführungsgesetz (Dänemark), bogføringsloven § 9 stk. 3, verlangt, dass jede Korrektur sowohl den ursprünglichen Inhalt als auch die Änderung sichtbar lässt, und unterscheidet dabei nicht zwischen Papier und elektronischen Aufzeichnungen.

Fahrtenbuch aus Papier

Ein Fahrtenbuch aus Papier wird von jeder auf dieser Seite zitierten Behörde anerkannt. Deutsche Gerichte erkennen es an; die Skatteverket akzeptiert Papier; das ATO nennt ausdrücklich „a paper logbook“; die CRA akzeptiert Aufzeichnungen im „paper format“. Wenn Sie es am Ende jeder Fahrt mit jeder Angabe ausfüllen, die Ihr Land verlangt, ist es so gut wie jede andere Aufzeichnung.

Was es richtig macht. Es ist per Definition zeitnah — wenn Sie es zeitnah führen. Eine durchgestrichene Zeile bleibt auf der Seite stehen, sodass Original und Korrektur beide sichtbar bleiben: Das verlangt Dänemark von jeder Aufzeichnung, ob Papier oder elektronisch, und Deutschland von einer elektronischen. Es braucht keinen Akku und keine Berechtigung.

Was es falsch macht. Alles, was davon abhängt, dass Sie jedes Mal daran denken. Selten fehlt die Strecke. Was fehlt, ist der Beginn einer Fahrt — die Postleitzahl, an der Sie losgefahren sind, der Kilometerstand, bevor Sie den Schlüssel gedreht haben —, weil Sie in dem Moment keinen Grund hatten, ihn aufzuschreiben. Privatfahrten fallen als Erste weg, und gerade sie braucht die Jahressumme; ein deutsches Fahrtenbuch mit einer Lücke ist für das ganze Jahr unbrauchbar, nicht nur für die fehlenden Fahrten.

Die Rechnerei — die Jahressumme, der berufliche Anteil — bleibt für einen vollen Abend im März liegen. Und das Heft selbst muss zehn Jahre in einer Schublade überstehen.

Wann es die richtige Wahl ist. Ein kurzer, begrenzter Zeitraum mit wenigen Fahrten: Australiens log book über zwölf Wochen oder Kanadas dreimonatiger Stichprobenzeitraum nach einem vollen Basisjahr. Wenige Fahrten, ein festes Zeitfenster und eine Person, die dabei diszipliniert ist.

Tabelle

Eine Tabelle ist eine Computeraufzeichnung, und Computeraufzeichnungen werden anerkannt: Der IRS sagt „if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record“, und die CRA verlangt nur, dass computergestützte Aufzeichnungen klar und leicht lesbar sind.

Was sie richtig macht. Summen und Anteile sind eine Formel statt einer lästigen Pflicht. Sie lässt sich kopieren, sichern und an den Steuerberater mailen. Sie kostet nichts.

Was sie falsch macht. Eine Tabelle wird fast immer nachträglich ausgefüllt — aus einem Kalender, einem Routenplaner oder dem Gedächtnis —, und damit ist sie eine Rekonstruktion statt einer zeitnahen Aufzeichnung. Strecken, die von einer Karte abgetippt werden, sind die geplante Route, nicht die Fahrt. Und eine einfache Tabelle hat keinen Verlauf: Jede Zelle lässt sich ändern, und nichts zeigt, dass es geschehen ist. Genau das lehnt das deutsche Gericht für ein elektronisches Fahrtenbuch ab, und das dänische Gesetz für jede Aufzeichnung. Eine Tabelle, die jeden Tag gewissenhaft geführt wird, ist in Ordnung; die Schwierigkeit ist, dass das Medium dazu verleitet, am Monatsende nachzutragen.

Wann sie die richtige Wahl ist. Wenige Fahrten, am selben Tag eingetragen, in einem Land ohne Regel dazu, wie Korrekturen sichtbar sein müssen — und idealerweise abgeglichen mit den Kilometerständen zu Beginn und am Ende des Jahres.

GPS-Gerät oder OBD-Stecker im Auto

Ein im Auto eingebauter Tracker — in die Diagnosebuchse gesteckt oder fest verkabelt — zeichnet jede Bewegung dieses Fahrzeugs auf. Manche Behörden beschreiben genau das. Die Skatteverket definiert eine elektronische körjournal als „en enhet som kopplas in i bilen“, eine Einheit, die an das Auto angeschlossen wird und alle Fahrten aufzeichnet, private wie berufliche. Die Verordnung in Norwegen nennt eine „GPS-basert elektronisk kjørebok“, und nach der Anleitung der Skatteetaten darf sie nicht zulassen, dass die aufgezeichnete Strecke, das Datum und die Uhrzeit korrigiert oder gelöscht werden — und bei einem Arbeitnehmer wird sie vom Arbeitgeber beschafft und verwaltet.

Was es richtig macht. Es braucht vom Fahrer nichts, um zu starten: Jede Fahrt dieses Autos wird erfasst, mit Zeiten und Orten, egal wer fährt. Bei einem Firmenwagen, der bei einem Fahrer bleibt, ist das die gesamte Fahrleistung des Jahres — genau das, was eine deutsche geschlossene Kette oder die niederländische Einzelaufstellung der Privatfahrten braucht.

Was es falsch macht. Es zeichnet das Auto auf, nicht die Person. Fahren Sie an einem Tag Ihr eigenes Auto und am nächsten einen Mietwagen oder das Auto eines Kollegen, hat das Fahrtenbuch ein Loch. Es gibt Hardware zu kaufen und einzubauen, eine pro Fahrzeug. Und es kann trotzdem nicht wissen, warum Sie gefahren sind: Der Grund der Fahrt — Kundenbesuch Müller GmbH, nicht „geschäftlich“ — bleibt Ihre Sache, und die deutsche Finanzverwaltung gibt einem automatischen Fahrtenbuch dafür sieben Kalendertage. Ein Gerät lässt Ihnen dieselbe Zuordnungsarbeit wie jede automatische Methode.

Wann es die richtige Wahl ist. Eine Fahrzeugflotte, ein vom Arbeitgeber gestelltes Auto oder ein Arbeitgeber, der eine elektronische kjørebok betreibt, wie Norwegen es für Arbeitnehmer zulässt — eine, die womöglich weder Korrektur noch Löschung erlaubt.

Automatische Fahrtenbuch-App

Eine App auf dem Telefon läuft auf dem Gerät, das Sie bei sich tragen, und zeichnet deshalb Sie auf, in welchem Auto Sie auch fahren. Manche starten von selbst, wenn Sie fahren, ohne dass Sie etwas öffnen oder drücken müssen.

Was sie richtig macht. Die Aufzeichnung entsteht zeitnah, durch das Telefon, ohne dass jemand daran denken muss: Start, Ziel, Zeiten und Strecke jeder Fahrt, beruflich wie privat. Das ist der Teil jedes Fahrtenbuchs, den Menschen nicht aufschreiben, und der Teil, der die Jahressumme zu einer Messung statt einer Schätzung macht. Die Zuordnung wird zu einer Durchsicht — ein Ort, den Sie oft besuchen, lässt sich einmal einordnen, und der Rest wartet auf einen Tipp auf Geschäftlich oder Privat. Die Datei für das Finanzamt wird erzeugt statt abgetippt und kann in lesbarer Form so lange aufbewahrt werden, wie Ihr Land es verlangt.

Was sie falsch macht. Ein Telefon ist kein Auto. Es kann leer sein, ausgeschaltet, zu Hause liegen oder im Stromsparmodus laufen, und iOS kann jede App im Hintergrund anhalten. Eine automatische App, die eine Fahrt verpasst und nichts sagt, erzeugt die schlimmste Art von Fahrtenbuch: eines, das vollständig aussieht. Außerdem kann sie Ihre Gründe nicht für Sie schreiben — eine als „geschäftlich“ markierte Fahrt ist eine Kategorie, und Deutschland, Norwegen und das Vereinigte Königreich wollen einen Grund.

Wie man eine auswählt. Stellen Sie jeder App dieselben Fragen, die ein Finanzamt stellt: Zeichnet sie auch Privatfahrten auf, sodass die Jahressumme echt ist? Druckt sie jede Angabe, die Ihr Land verlangt? Zeigt sie Ihnen, wenn sie womöglich eine Fahrt verpasst hat, statt Sie die Lücke erst bei der Steuererklärung finden zu lassen? Erscheint eine spätere Änderung an einer Fahrt in der exportierten Aufzeichnung? Und können Sie die ganze Aufzeichnung in lesbarer Form exportieren und für die Aufbewahrungsfrist Ihres Landes behalten, ob Sie weiter zahlen oder nicht?

Wie DriveHub die vier Anforderungen erfüllt

DriveHub ist eine automatische App für das iPhone, gebaut um diese dritte Frage herum.

Zeitnah. DriveHub zeichnet im Hintergrund auf, mit dem Telefon in der Tasche, berufliche und private Fahrten gleichermaßen, und fragt hinterher, welche Fahrt was war. Fahrten, die es nicht selbst einordnen kann, warten unter Zu prüfen oben im Tab Fahrten, eine pro Seite.

Nichts fehlt ohne ein Wort. Hat das iPhone Fahrbewegungen protokolliert, zu denen keine Fahrt passt, erscheinen sie als Verpasste Fahrten im Tab Fahrten, und Wiederherstellen rekonstruiert die Route. Eine Fahrt, während das Telefon aus war, lässt sich nicht rekonstruieren — es gibt nichts zu lesen —, also tragen Sie sie selbst ein, und sie zählt in Berichten wie jede andere Fahrt.

Jede Angabe, und das Jahr. Berichte enthalten den amtlichen Satz Ihres Landes mit Datum, sodass jede Fahrt zu dem Satz berechnet wird, der an ihrem Tag galt. Vor dem Export zeigt der Bericht, was noch zwischen Ihnen und einer Abrechnung steht — noch nicht geprüfte Fahrten bleiben aus der Summe heraus und werden mit dem aufgeführt, was sie hinzufügen würden — und vergleicht Ihre Kilometerstände mit der aufgezeichneten Strecke. Der Tab Berichte hat neben dem Export eine Seite Was Ihr Fahrtenbuch braucht.

Jahrelang aufbewahrt. Ihre Fahrten bleiben auf Ihrem iPhone und in Ihrer eigenen iCloud, ohne Konto. Berichte werden als PDF für die Ablage und als Excel oder CSV für den Steuerberater exportiert, und als DATEV-, SIE- oder Procountor-Dateien, die Buchhaltungssoftware importiert. Aufzeichnung, die Prüfung auf verpasste Fahrten und Ihr vollständiger Verlauf sind kostenlos; die Exporte sind DriveHub Pro, und wenn Sie nicht mehr zahlen, wird nichts gelöscht.

Damit der automatische Teil so zuverlässig wie möglich arbeitet, erteilen Sie einmal die nötigen Berechtigungen: automatische Erfassung einrichten, damit nichts fehlt.

Welcher Weg der richtige ist

• Wenige Fahrten, ein kurzes Zeitfenster — Australiens zwölf Wochen, Kanadas Stichprobenzeitraum — und Sie sind diszipliniert: Papier oder eine am selben Tag geführte Tabelle genügt.
• Ein Auto, ein Fahrer, oder ein Arbeitgeber, der ein System im Auto betreibt: ein eingebautes GPS-Gerät.
• Viele Fahrten, mehrere Autos, oder Privatfahrten, die ins Fahrtenbuch gehören — ein deutsches Fahrtenbuch, eine niederländische rittenregistratie, eine US-Gesamtmeilenzahl: eine automatische App auf dem Telefon, sofern sie Ihnen sagt, wenn sie eine Fahrt verpasst hat.

Wofür Sie sich auch entscheiden: Den Grund jeder Dienstfahrt schreiben Sie selbst, und den Kilometerstand zu Beginn und am Ende des Jahres lohnt es sich, selbst am Auto abzulesen — er ist die eine Zahl, an der sich jede Methode prüfen lässt.

Was Ihr eigenes Land verlangt, Angabe für Angabe und mit der Aufbewahrungsfrist, steht auf seiner Seite im Journal — zum Beispiel die Vereinigten Staaten, das Vereinigte Königreich, Deutschland und Australien.

Diese Seite gibt wieder, was die eigenen Anleitungen und Gesetze der Steuerbehörden sagen, und nennt die Quellen, damit Sie sie nachprüfen können. Sie ist keine Steuerberatung. Sie kennt Ihre Umstände nicht. Wenn es um Geld geht, fragen Sie Ihren Steuerberater — und bringen Sie das Fahrtenbuch mit.

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