DriveHubCómo hacerlo · 9 min
Cómo llevar un registro de kilometraje: cuatro formas, contrastadas con lo que pide Hacienda
Las administraciones tributarias, del IRS a la ATO, aceptan más de una forma de llevar un registro de kilometraje. Lo que cambia es qué método conserva el registro que de verdad piden las normas —hecho en el momento, completo y legible años después— y cuál lo pierde sin que nadie se entere.
La respuesta corta
Ninguna de las administraciones citadas más abajo impone un soporte. El papel, una hoja de cálculo, un aparato instalado en el coche y una app en el móvil pueden producir un registro aceptable. Lo que no producen por igual es el registro del que dependen las normas: una anotación hecha en el momento del trayecto o poco después, con todos los datos que pide tu país, un total del año que incluya la conducción privada y un archivo que todavía puedas entregar años más tarde.
- El papel cumple todas las normas el día que se rellena, y falla los días que no.
- Una hoja de cálculo es fácil de sumar y fácil de cambiar sin dejar rastro, y casi siempre se rellena de memoria.
- Un GPS instalado en el coche registra el coche, no al conductor, y el motivo de cada trayecto sigue siendo cosa tuya.
- Una app automática en el móvil registra al conductor conduzca lo que conduzca, y solo es fiable si se da cuenta de cuándo se le ha escapado un trayecto.
| Papel | Hoja de cálculo | GPS en el coche | App en el móvil | |
|---|---|---|---|---|
| Hecho en el momento | Solo si escribes al final de cada trayecto | Normalmente se rellena después | Sí, por sí solo | Sí, por sí sola |
| Todos los datos | Si te acuerdas de cada uno | Si tecleas cada uno | Horas y lugares; el motivo es cosa tuya | Inicio, fin, horas, distancia; el motivo es cosa tuya |
| Total del año, privado incluido | Los trayectos privados son los primeros que se saltan | Una fórmula, si están todos los trayectos | Solo de ese coche | Tú, en cualquier coche |
| Historial de cambios | Una línea tachada sigue viéndose | Ninguno; cualquier celda puede cambiar | — | — |
| Legible durante años | Si el cuaderno sobrevive al cajón | Fácil de copiar y respaldar | — | Si exporta un archivo legible |
Un guion significa que la respuesta depende del producto, no del método; las preguntas que conviene hacerle están más abajo, en Cómo elegir una, dentro del apartado sobre la app automática.
El resto de esta página es la prueba de cada una de esas líneas, sacada de los propios textos de las administraciones, y una forma de decidir.
¿Qué le pide realmente Hacienda a un registro?
Hay cuatro requisitos que aparecen en casi todos los países, con otras palabras.
1. Hecho en el momento, no reconstruido. El IRS no exige una anotación el mismo día: el 26 CFR § 1.274-5T dice "a contemporaneous log is not required", y un registro semanal cuenta como hecho "at or near the time". Pero también dice que un registro así "has a high degree of credibility", y esa es la cuestión: un registro escrito en marzo sobre el agosto anterior tiene mucha menos.
Otras administraciones dicen lo mismo a su manera. HMRC dice que el registro debe llevarse al día y que no se aceptan estimaciones. Australia quiere que cada anotación del logbook se haga al final del trayecto o lo antes posible después. Alemania quiere que el Fahrtenbuch se lleve "zeitnah und in geschlossener Form": al día y como una única secuencia cerrada.
2. Los mismos datos en cada trayecto. Casi en todas partes: la fecha, dónde empezaste y dónde terminaste, la distancia y el motivo. Después, cada país añade lo suyo. El Reino Unido quiere el código postal en los dos extremos de cada trayecto. Alemania quiere el cuentakilómetros al inicio y al final de cada trayecto de trabajo y el socio comercial visitado (Alemania). Para un coche de empresa, los Países Bajos quieren también el cuentakilómetros y las dos direcciones de los trayectos privados. Un körjournal electrónico sueco debe llevar todos los epígrafes de la lista de ejemplo de Skatteverket (Suecia).
3. Una cifra para todo el año, no solo para la parte de trabajo. El IRS pide "the total miles for the year" además de las millas de trabajo (Estados Unidos); Australia pide la lectura del cuentakilómetros el 1 de julio y el 30 de junio; Canadá, al inicio y al final del ejercicio. La parte profesional es kilómetros de trabajo entre kilómetros totales, y un registro de trayectos de trabajo solo aporta la mitad de esa fracción.
4. Conservado, y legible, durante años. Diez años para un Fahrtenbuch alemán. Siete para los registros de una empresa neerlandesa, contados desde que un registro deja de estar vigente. En Canadá, seis años desde el final del último ejercicio en que se usa un registro del año base, lo que puede llegar a once. En el Reino Unido, para los autónomos, cinco años después del plazo de presentación del 31 de enero. Canadá añade, en la s. 230 de su Income Tax Act, que un registro llevado en formato electrónico debe conservarse en un formato legible electrónicamente durante todo ese periodo, aunque también tengas copias impresas.
Hay dos normas más que deciden cómo tiene que verse una corrección, y separan los métodos más que cualquier dato. El Tribunal Federal de Finanzas alemán resolvió en 2024 que un archivo electrónico de Fahrtenbuch cuyas anotaciones todavía pueden cambiarse solo es aceptable si el alcance de los cambios queda documentado en el propio archivo. La ley de contabilidad de Dinamarca, bogføringsloven § 9 stk. 3, exige que cualquier corrección deje visibles tanto el contenido original como el cambio, y no distingue entre registros en papel y electrónicos.
Libro de trayectos en papel
Un libro en papel lo aceptan todas las administraciones citadas en esta página. Los tribunales alemanes lo aceptan; Skatteverket acepta el papel; la ATO menciona "a paper logbook" con todas las letras; la CRA acepta registros en "paper format". Si lo rellenas al final de cada trayecto, con todos los datos que pide tu país, es tan buen registro como cualquier otro.
Lo que hace bien. Está hecho en el momento, por definición, si lo haces en el momento. Una línea tachada se queda en la página, así que el original y la corrección siguen viéndose: lo que Dinamarca pide a cualquier registro, en papel o electrónico, y lo que Alemania pide a uno electrónico. No necesita batería ni permisos.
Lo que hace mal. Todo lo que depende de que te acuerdes, cada vez. Lo que se pierde rara vez es la distancia. Lo que se pierde es el inicio del trayecto —el código postal desde el que saliste, el cuentakilómetros antes de girar la llave—, porque en ese momento no tenías motivo para apuntarlo. Los trayectos privados son los primeros que se saltan, y son justo los que necesita el total del año; un Fahrtenbuch alemán con un hueco no vale para todo el año, no solo para los trayectos que faltan.
La aritmética —el total del año, el porcentaje profesional— queda para una tarde ajetreada de marzo. Y el cuaderno tiene que sobrevivir diez años en un cajón.
Cuándo es la opción adecuada. Un periodo corto y acotado, con pocos trayectos: las doce semanas del logbook australiano, o el periodo de muestra de tres meses de Canadá tras un año base completo. Pocos trayectos, una ventana fija y una sola persona disciplinada.
Hoja de cálculo
Una hoja de cálculo es un registro informático, y los registros informáticos se aceptan: el IRS dice que "if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record", y la CRA solo pide que los registros informatizados sean claros y fáciles de leer.
Lo que hace bien. Los totales y los porcentajes son una fórmula y no una tarea. Se puede copiar, respaldar y mandar por correo al gestor. Es gratis.
Lo que hace mal. Una hoja de cálculo casi siempre se rellena después —a partir de una agenda, de un planificador de rutas o de memoria—, lo que la convierte en una reconstrucción y no en un registro hecho en el momento. Las distancias copiadas de un mapa son la ruta prevista, no la conducción real. Y una hoja de cálculo sin más no guarda historial: cualquier celda puede cambiarse y nada indica que se cambió. Eso es lo que el tribunal alemán rechaza en un registro electrónico, y lo que la ley danesa rechaza en cualquier registro. Una hoja llevada fielmente cada día es sólida; el problema es que el propio soporte invita a ponerse al día a final de mes.
Cuándo es la opción adecuada. Pocos trayectos, anotados el mismo día, en un país sin norma sobre cómo deben verse las correcciones, y a ser posible contrastados con la lectura del cuentakilómetros al principio y al final del año.
GPS o adaptador OBD en el coche
Un localizador instalado en el coche —enchufado al puerto de diagnóstico o cableado— registra cada movimiento de ese vehículo. Algunas administraciones describen exactamente esto. Skatteverket define un körjournal electrónico como "en enhet som kopplas in i bilen", una unidad conectada al coche que registra toda la conducción, privada y de trabajo. El reglamento de Noruega menciona un "GPS-basert elektronisk kjørebok", y las indicaciones de Skatteetaten dicen que no debe permitir corregir ni borrar la distancia, la fecha y la hora registradas, y que, para un empleado, lo adquiere y lo gestiona el empleador.
Lo que hace bien. No necesita nada del conductor para arrancar: captura cada trayecto de ese coche, con horas y lugares, conduzca quien conduzca. Para un coche de empresa que siempre lleva la misma persona, eso es toda la conducción del año, que es lo que necesitan la cadena cerrada alemana o la lista neerlandesa de trayectos privados uno por uno.
Lo que hace mal. Registra el coche, no a la persona. Si un día conduces tu propio coche y al siguiente uno de alquiler o el de un compañero, el registro tiene un hueco. Hay que comprar e instalar hardware, un aparato por vehículo. Y sigue sin poder saber por qué condujiste: el motivo del trayecto —Kundenbesuch Müller GmbH, no «trabajo»— sigue siendo cosa tuya, y la administración tributaria alemana da a un registro automático siete días naturales para añadirlo. Un aparato te deja la misma tarea de clasificar que cualquier método automático.
Cuándo es la opción adecuada. Una flota, un coche que pone el empleador, o un empleador que gestiona un kjørebok electrónico, como Noruega permite para los empleados, que puede no admitir ninguna corrección ni borrado.
App automática de registro de kilometraje
Una app funciona en el aparato que llevas encima, así que te registra a ti en el coche que conduzcas. Algunas arrancan solas cuando conduces, sin nada que abrir ni que pulsar.
Lo que hace bien. El registro se hace en el momento, lo hace el móvil y nadie tiene que acordarse: inicio, fin, horas y distancia de cada trayecto, de trabajo y privado. Esa es la parte de cualquier registro que la gente no llega a apuntar, y la que convierte el total del año en una medición y no en una estimación. Clasificar pasa a ser revisar: un lugar al que vas a menudo se clasifica una vez, y el resto espera un toque en Trabajo o Personal. El archivo para Hacienda se genera, no se teclea, y puede conservarse en un formato legible durante todo el tiempo que exija tu país.
Lo que hace mal. Un móvil no es un coche. Puede quedarse sin batería, estar apagado, olvidarse en casa o tener activado el modo de bajo consumo, e iOS puede detener cualquier app que trabaje en segundo plano. Una app automática que pierde un trayecto y no dice nada produce el peor tipo de registro: uno que parece completo. Tampoco puede escribir tus motivos por ti: un trayecto marcado como «trabajo» es una categoría, y Alemania, Noruega y el Reino Unido quieren un motivo.
Cómo elegir una. Hazle a cualquier app las mismas preguntas que haría Hacienda: ¿registra también los trayectos privados, para que el total del año sea real? ¿Imprime todos los datos que pide tu país? ¿Te avisa cuando puede haber perdido un trayecto, en lugar de dejar que descubras el hueco al presentar la declaración? ¿Un cambio posterior en un trayecto se ve en el registro exportado? ¿Y puedes exportar el registro completo en un formato legible y conservarlo durante el plazo que exige tu país, sigas pagando o no?
Cómo cubre DriveHub los cuatro requisitos
DriveHub es una app automática para iPhone, construida en torno a esa tercera pregunta.
En el momento. Registra en segundo plano con el móvil en el bolsillo, los trayectos de trabajo y los privados por igual, y te pregunta después cuáles eran cuáles. Los trayectos que no puede clasificar por su cuenta esperan en Por revisar, en la parte superior de la pestaña Trayectos, uno por página.
Nada que falte sin avisar. Si el iPhone registró conducción que no tiene un trayecto correspondiente, aparece como Trayectos perdidos en la pestaña Trayectos, y Recuperar reconstruye la ruta. Un trayecto con el móvil apagado no se puede reconstruir —no hay nada que leer—, así que lo añades tú, y cuenta en los informes como cualquier otro trayecto.
Todos los datos, y el año. Los informes llevan la tarifa oficial de tu país, con su fecha, de modo que cada trayecto se valora con la tarifa vigente ese día. Antes de exportar, el informe muestra lo que todavía te separa de poder reclamar —los trayectos sin revisar quedan fuera del total y se listan con lo que sumarían— y compara tus lecturas del cuentakilómetros con la distancia registrada. La pestaña Informes tiene, junto a la exportación, una página Qué necesita tu registro.
Conservado durante años. Tus trayectos se quedan en tu iPhone y en tu propio iCloud, sin cuenta. Los informes se exportan en PDF para archivarlos y en Excel o CSV para el gestor, y también como archivos DATEV, SIE o Procountor que importan los programas de contabilidad. El registro, la comprobación de trayectos perdidos y todo tu historial son gratis; las exportaciones son DriveHub Pro, y si dejas de pagar no se borra nada.
Para que la parte automática sea lo más fiable posible, dale una vez los permisos que necesita: configura el registro automático para que no se pierda nada.
Cuál usar
- Pocos trayectos en una sola ventana corta —las doce semanas de Australia, el periodo de muestra de Canadá— y eres disciplinado: basta con papel o con una hoja de cálculo rellenada el mismo día.
- Un coche y un conductor, o un empleador que gestiona un sistema instalado en el coche: un GPS instalado.
- Muchos trayectos, varios coches, o conducción privada que tiene que figurar en el registro —un Fahrtenbuch alemán, una rittenregistratie neerlandesa, el total de millas de Estados Unidos—: una app automática en el móvil, siempre que te avise cuando se le escapa un trayecto.
Elijas lo que elijas, el motivo de cada trayecto de trabajo lo escribes tú, y merece la pena leer tú mismo el cuentakilómetros del coche al principio y al final del año: es la única cifra con la que se puede contrastar cualquier método.
Lo que pide tu propio país, dato por dato y con el plazo de conservación, está en su página del Journal, por ejemplo Estados Unidos, el Reino Unido, Alemania y Australia.
Esta página recoge lo que dicen las propias indicaciones y leyes de las administraciones tributarias, y las cita para que puedas comprobarlo. No es asesoramiento fiscal y no conoce tu situación. Cuando hay dinero de por medio, pregunta a tu asesor fiscal — y lleva el registro.