DriveHubKørebog i USA — hvad »adequate records« betyder
Hvad dine optegnelser skal indeholde for at holde ved en kontrol fra IRS — og den sats DriveHub regner med.
Satsen
0,76 $ pr. mile, gældende fra 1. juli 2026 til 31. december 2026.
Reglen
Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses — »adequate records«.
Hvad hver tur skal registrere
For hver tur
- Datoen
- destinationen
- de erhvervsmæssige miles
- det erhvervsmæssige formål
For hvert år
Årets samlede antal miles — Pub. 463 Table 5-1, rækken Transportation, ordret: »the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year.«
IRS kræver ikke aflæsninger af kilometertælleren. Ordet odometer forekommer præcis én gang i hele Publication 463: i Table 5-2, under overskriften »THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM«. At aflæse tælleren på årets første og sidste dag er stadig en god måde at nå frem til årets samlede tal på, og en bedre end at lægge de registrerede ture sammen; det er sådan DriveHub finder tallet.
Hvilken form optegnelserne må have
26 CFR § 1.274-5T(c)(1): »A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility.« Og (c)(2)(ii)(A) siger udtrykkeligt, at »a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use.« Pub. 463 siger det ligeud: »You don't need to write down the elements of every expense on the day of the expense.« Standarden er altså på eller nær tidspunktet, og en ugentlig kørebog opfylder den.
Hvor længe de skal opbevares
Intet tal i loven. 26 CFR § 1.6001-1(e) kræver, at optegnelser gemmes »so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law«; IRC § 6001 fastsætter ingen frist overhovedet. I praksis er bunden ansættelsesfristen i IRC § 6501 — tre år fra indgivelsen, seks, hvis mere end 25 % af bruttoindkomsten er udeladt, og ubegrænset ved en svigagtig eller manglende selvangivelse. Men en kørebog overlever dem alle, fordi Pub. 463 kræver optegnelsen over erhvervsmæssig brug »for each year of the recovery period«, og en bil er 5-year MACRS property, der afskrives over seks kalenderår — så den, der afskriver sin bil, har en kæde på seks plus tre år, ikke tre. Den klareste opdeling mellem lønmodtagere og andre blandt de 21 lande på dette site: Pub. 463 siger, at en lønmodtager, der afleverer sine optegnelser til arbejdsgiveren og får godtgørelse, »generally don't have to keep copies«, og 26 CFR § 1.274-5T(e) flytter pligten over på arbejdsgiveren — med fire undtagelser, herunder en nonaccountable plan og et krav på mere end godtgørelsen. Overtrædelse er ikke en bøde: efter IRC § 274(d) eksisterer fradraget simpelthen ikke uden dokumentation.
Hvad det koster at gøre det forkert
Et manglende element kan sætte hele fradraget på spil ved en kontrol; den erhvervsmæssige procentandel er det tal, der falder først.
Denne side gengiver, hvad reglerne og myndigheden selv siger, med kildehenvisning, så du selv kan slå det op. Det er ikke skatterådgivning, og siden kender ikke din situation. Når det handler om penge — spørg din revisor, og tag optegnelserne med.
Hvor det kommer fra
Kilde til kravene ovenfor: IRS. DriveHub kontrollerer dem og satsen mod myndighedens egne sider; denne side er bygget ud fra det grundlag.
DriveHub registrerer dette automatisk. Appen registrerer hver kørsel i baggrunden og gemmer start og slut, afstanden og ruten. Registreringen og tjekket for manglende ture er gratis; rapporten i den form, en skattemyndighed forventer, er en del af DriveHub Pro.
