DriveHubKörjournal i USA — vad IRS menar med "adequate records"
Vad dina anteckningar måste innehålla för att hålla vid en granskning från IRS — och den ersättning DriveHub räknar med.
Ersättningen
0,76 $ per mile, gäller från 1 juli 2026 till 31 december 2026.
Regeln som styr
Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses — "adequate records", tillräckliga anteckningar.
Krävs per resa
- Datum
- destination
- antal miles i tjänsten
- tjänsteändamålet
Krävs per år
Det totala antalet miles för året — raden Transportation i Pub. 463 Table 5-1, ordagrant: "the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year."
IRS kräver inga mätarställningar. Ordet odometer förekommer exakt en gång i hela Publication 463: i Table 5-2, under rubriken "THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM". Att läsa av mätaren årets första och sista dag är ändå ett bra sätt att få fram årets total, och bättre än att summera registrerade resor; det är så DriveHub tar fram siffran.
Vilken form anteckningarna får ha
26 CFR § 1.274-5T(c)(1): "A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility." Och (c)(2)(ii)(A) säger uttryckligen att "a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use." Pub. 463 säger det rakt ut: "You don't need to write down the elements of every expense on the day of the expense." Standarden är alltså vid eller nära tidpunkten, och en körjournal som förs veckovis uppfyller den.
Hur länge de ska sparas
Ingen siffra i lagen. 26 CFR § 1.6001-1(e) kräver att underlag sparas "so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law"; IRC § 6001 anger ingen period alls. I praktiken är golvet preskriptionstiden för taxering i IRC § 6501 — tre år från deklarationen, sex om mer än 25 % av bruttoinkomsten utelämnats, obegränsat vid en bedräglig eller aldrig inlämnad deklaration. Men en körjournal överlever alla dessa, eftersom Pub. 463 kräver underlaget för tjänsteanvändning "for each year of the recovery period", och en bil är 5-year MACRS property som skrivs av under sex kalenderår — så för den som skriver av bilen sitter körjournalen i en kedja på sex plus tre år, inte tre. Den tydligaste uppdelningen för anställda bland de 21 länderna på den här webbplatsen: Pub. 463 säger att en anställd som lämnar underlaget till arbetsgivaren och får ersättning "generally don't have to keep copies", och 26 CFR § 1.274-5T(e) flyttar skyldigheten till arbetsgivaren — med fyra undantag, bland annat en nonaccountable plan och att man begär avdrag för mer än ersättningen. Brister leder inte till någon sanktionsavgift: enligt IRC § 274(d) finns avdraget helt enkelt inte utan styrkande.
Vad det kostar att göra fel
Ett saknat element kan sätta hela avdraget i fara vid en granskning; tjänsteandelen är den siffra som faller först.
Den här sidan återger vad myndighetens egna regler säger. Det är inte skatterådgivning och den känner inte till din situation. När pengar står på spel — fråga din revisor, och ta med anteckningarna.
Varifrån detta kommer
Källa för kraven ovan: IRS. DriveHub stämmer av dem och ersättningen mot myndighetens egna sidor; den här sidan bygger på det underlaget.
DriveHub registrerar detta automatiskt. Appen spårar varje resa i bakgrunden och behåller start och slut, sträckan och rutten. Spårningen och kontrollen av missade resor är gratis; rapporten till skattemyndigheten ingår i DriveHub Pro.