DriveHubKilometergeld in Malta — drei Pflichtangaben, und ein Fehler kostet alles
Was Ihre Aufzeichnungen enthalten müssen, um einer Prüfung durch die Malta Tax and Customs Administration standzuhalten — und der Satz, mit dem DriveHub rechnet.
Der Kilometersatz
0,35 € je Kilometer, gültig seit dem 1. Januar 2008.
Die Vorschrift
Fringe Benefits Tax Guidelines, auf Grundlage der Fringe Benefits Rules (S.L. 123.55).
Was jede Fahrt enthalten muss
Ein Fahrtenbuch wird ausdrücklich verlangt — alle erstattungsfähigen Fahrten sind darin aufzuzeichnen, und es muss jederzeit zur Prüfung durch die Behörde bereitliegen. Drei Angaben sind vorgeschrieben, S.L. 123.55 r. 18(5)(c) im Wortlaut: „the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey“ — also Zweck, Ziel und Entfernung jeder Fahrt.
Die beiden weiteren Bedingungen: Die Fahrt ist betrieblich, und 0,35 €/km werden nicht überschritten.
Wie lange aufzubewahren ist
Sechs Jahre für das Fahrtenbuch des Arbeitgebers, und das ist verbindliches Recht, nicht bloß eine Leitlinie des Commissioner — S.L. 123.55 rule 48(3): „All records referred to in this rule and all supporting documents… shall be kept for a period of not less than 6 years.“ Rule 48(2)(a) bezieht das Fahrtenbuch nach rule 18(5)(c) ein.
Selbständige bewahren ihre eigenen Aufzeichnungen neun Jahre auf, und die Frist läuft je Vorgang, nicht je Jahr — ITMA art. 19(5), „after the completion of the transactions, acts or operations to which they relate“. Malta verlangt die Aufzeichnungen damit vier Jahre länger, als es auf ihrer Grundlage festsetzen kann (die Festsetzung verjährt nach fünf Jahren, art. 31(6)); ein umsatzsteuerlich registrierter Einzelunternehmer unterliegt beiden Fristen, wobei die umsatzsteuerliche bei einer Berichtigung neu beginnt (VAT Act art. 48(4)).
Die Sanktion ist keine Geldbuße, sondern Unverwertbarkeit: Nach dem Vorbehalt in art. 31(5) gilt für jemanden, der Aufzeichnungen ohne triftigen Grund nicht innerhalb von dreißig Tagen nach schriftlicher Aufforderung vorlegt: „shall not be allowed to produce such records… before the Administrative Review Tribunal or in any Court of law.“ Ein verspätet vorgelegtes Fahrtenbuch ist nicht verspätet — es ist unbrauchbar.
Was ein Fehler kostet
Absolut, nicht anteilig: Wird auch nur eine der drei Bedingungen verfehlt, ist die gesamte Erstattung ein Sachbezug (fringe benefit), bewertet nach den Regeln für Fahrzeugerstattungen — nicht nur der Betrag über der Obergrenze.
Diese Seite gibt wieder, was die Vorschriften und die Behörde selbst sagen, mit Fundstelle, damit Sie es nachlesen können. Sie ist keine Steuerberatung und kennt Ihre Situation nicht. Wenn es um Geld geht: fragen Sie Ihre Steuerberatung — und bringen Sie die Aufzeichnungen mit.
Woher das stammt
Quelle der Anforderungen oben: den Veröffentlichungen der Malta Tax and Customs Administration. DriveHub gleicht sie und den Kilometersatz mit den Seiten der Behörde ab; diese Seite beruht auf diesem Stand.
DriveHub zeichnet das automatisch auf. Die App erfasst jede Fahrt im Hintergrund und behält Beginn und Ende, die Entfernung und die Strecke. Die Aufzeichnung und die Prüfung auf fehlende Fahrten sind kostenlos; der Bericht für die Steuerbehörde ist Teil von DriveHub Pro.