DriveHubRegistro de kilometraje en Malta — tres campos, y todo o nada
Qué tienen que contener tus registros para superar una comprobación de la Malta Tax and Customs Administration — y la cuantía que aplica DriveHub.
La cuantía
0,35 € por kilómetro, en vigor desde el 1 de enero de 2008.
La norma que lo regula
Las Fringe Benefits Tax Guidelines, dictadas en virtud de las Fringe Benefits Rules (S.L. 123.55), las normas sobre retribuciones en especie.
Qué debe recoger cada trayecto
El logbook (libro de desplazamientos) se nombra expresamente — todo desplazamiento reembolsable debe anotarse en él, que ha de estar disponible en cualquier momento para que la administración lo compruebe — y se prescriben tres campos: S.L. 123.55 r. 18(5)(c), literalmente, "the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey": el motivo, el destino y la distancia de cada trayecto. Las otras dos condiciones son que el desplazamiento sea de uso profesional y que no se superen los 0,35 €/km.
Cuánto tiempo conservarlo
Seis años para el registro de kilometraje del empleador, y es ley en sentido estricto, no las directrices del Commissioner — S.L. 123.55 rule 48(3): "All records referred to in this rule and all supporting documents… shall be kept for a period of not less than 6 years." La rule 48(2)(a) incluye el registro de la rule 18(5)(c).
Un autónomo conserva sus propios registros nueve años, y el plazo corre por operación, no por año — ITMA art. 19(5), "after the completion of the transactions, acts or operations to which they relate", tras completarse las operaciones a las que se refieren. Malta exige, por tanto, conservar los registros cuatro años más de lo que puede liquidar sobre ellos (la liquidación prescribe a los cinco años, art. 31(6)), y un autónomo dado de alta en el IVA acumula los dos plazos; el del IVA vuelve a empezar con cada rectificación (VAT Act art. 48(4)).
La sanción no es una multa, sino la inadmisibilidad: según la salvedad del art. 31(5), quien sin excusa razonable no presente los registros en los treinta días siguientes a un requerimiento escrito "shall not be allowed to produce such records… before the Administrative Review Tribunal or in any Court of law." Un registro presentado tarde no es un registro tardío: es inservible.
Qué cuesta hacerlo mal
Absoluto, no proporcional: si falla una sola de las tres condiciones, todo el reembolso es una retribución en especie (fringe benefit), valorada según las reglas de reembolso de vehículos, y no solo el exceso sobre el tope.
Esta página recoge lo que dicen la propia legislación maltesa y la administración tributaria, citando cada precepto para que puedas comprobarlo. No es asesoramiento fiscal y no conoce tu situación. Cuando hay dinero de por medio, pregunta a tu asesor — y lleva los registros.
De dónde sale esto
Fuente de los requisitos anteriores: la Malta Tax and Customs Administration. DriveHub contrasta estos datos y la cuantía por kilómetro con las páginas del propio organismo; esta página se genera a partir de ese material.
DriveHub registra esto automáticamente. La aplicación anota cada trayecto en segundo plano y conserva el inicio y el final, los kilómetros y el recorrido. El registro y la comprobación de trayectos que faltan son gratuitos; el informe para la administración tributaria forma parte de DriveHub Pro.