DriveHubDiário de bordo em Malta — o que os seus registros precisam conter, e por quanto tempo guardá-los
O que os seus registros precisam conter para passar por uma fiscalização da Malta Tax and Customs Administration — e o valor que o DriveHub aplica.
O valor
€ 0,35 por km, em vigor desde 1º de janeiro de 2008.
A norma aplicável
As Fringe Benefits Tax Guidelines, editadas com base nas Fringe Benefits Rules (S.L. 123.55).
O que cada viagem precisa registrar
Um diário de bordo é exigido expressamente — todo deslocamento reembolsável precisa ser registrado nele, e ele precisa estar disponível a qualquer momento para verificação pela autoridade — e três campos são prescritos: S.L. 123.55 r. 18(5)(c), no texto original, “the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey” — a finalidade, o destino e a distância de cada viagem. As outras duas condições são que o deslocamento seja profissional e que o teto de 0,35 €/km não seja ultrapassado.
Por quanto tempo guardar
Seis anos para o diário do empregador, e isso é lei, não uma simples diretriz do Commissioner — S.L. 123.55 rule 48(3): “All records referred to in this rule and all supporting documents… shall be kept for a period of not less than 6 years.” A rule 48(2)(a) inclui nisso o diário da rule 18(5)(c). O autônomo guarda os próprios registros por nove anos, e o prazo corre operação por operação, não por ano — ITMA art. 19(5), “after the completion of the transactions, acts or operations to which they relate”. Malta exige, portanto, que os registros sejam guardados quatro anos a mais do que o prazo em que pode lançar o imposto com base neles (o direito de lançar prescreve em cinco anos, art. 31(6)), e um empresário individual registrado no IVA soma os dois prazos, com o do IVA recomeçando a contar a cada retificação (VAT Act art. 48(4)). A sanção não é uma multa, e sim a inadmissibilidade: pela ressalva do art. 31(5), quem, sem justificativa razoável, não apresentar os registros em trinta dias após uma notificação por escrito “shall not be allowed to produce such records… before the Administrative Review Tribunal or in any Court of law.” Um diário apresentado com atraso não está apenas atrasado — ele fica inutilizável.
O que custa errar
Tudo ou nada, e não proporcional: basta falhar uma das três condições para que todo o reembolso vire um fringe benefit (benefício indireto), avaliado pelas regras de reembolso de veículo — e não só a parte que passa do teto.
Esta página reproduz o que dizem as normas e a própria autoridade, com as referências, para que você possa conferir. Não é consultoria tributária e não conhece a sua situação. Quando houver dinheiro em jogo, consulte o seu contador — e leve os seus registros.
De onde vem isto
Fonte dos requisitos acima: Malta Tax and Customs Administration. O DriveHub confere esses requisitos, e a taxa, nas próprias páginas da autoridade; esta página é gerada a partir desse registro.
O DriveHub registra isso automaticamente. Ele acompanha cada viagem em segundo plano e guarda o início e o fim, a distância e o trajeto. O registro automático e a verificação de viagens perdidas são grátis; o relatório no formato que o fisco espera faz parte do DriveHub Pro.
