Guia por país · Malta · 7 min

Quilómetros pagos pela sua própria sociedade em Malta: os 35 cêntimos continuam a exigir um registo

Por Andrei Zamiralov · Atualizado a 5 de outubro de 2026

O reembolso de quilómetros a um administrador em Malta segue a mesma regra dos 35 cêntimos que o de um trabalhador, porque o guia da administração fiscal lê "employee" como incluindo um titular de cargo social. Por isso, a sua sociedade guarda o registo, e uma única deslocação em falta torna todo o pagamento um fringe benefit.

A resposta curta

Sim, a sua própria sociedade maltesa pode reembolsá-lo por quilómetro pelo uso profissional do seu carro. O reembolso escapa ao imposto sobre fringe benefits nos mesmos termos que o de um trabalhador:

O pagamento cobre apenas o uso profissional.
É calculado pela distância efetivamente percorrida, a não mais de 0,35 € por quilómetro.
A sociedade registou o motivo, o destino e a distância de cada deslocação.
O registo está "readily available at any time" e é guardado durante pelo menos seis anos.

Falhe qualquer uma e todo o reembolso é um fringe benefit, não apenas o excesso. Para um administrador em posição de controlo, nada lhe é então retirado.

Para um administrador em posição de controlo, esta via por quilómetro com registo é a única forma isenta de ser pago pelo carro: um subsídio de viatura fixo da sua própria sociedade é tributado por inteiro.

Uma ressalva honesta. Tudo isto assenta no guia da Malta Tax and Customs Administration, que lê "employee" como incluindo um officer. Não se encontrou nenhuma decisão, circular ou processo judicial que trate diretamente do reembolso por quilómetro a um administrador.

Um administrador é um "officer", não um "employee"

As Fringe Benefits Rules, S.L. 123.55, definem duas pessoas diferentes na rule 2(1):

"'employee' means an individual who performs services under a contract of employment whether written or not with another person"
"'officer' means the holder of an office and includes also an individual who - (a) is a director of a company; or (b) holds directly or indirectly more than 5% of the ordinary share capital or of the voting rights in a company; or (c) is a partner in a partnership"

As Rules continuam a abranger o que a sua sociedade lhe paga. Um benefício de uma sociedade ao seu officer é "deemed to be provided by reason of an employment or office" (r. 3(1)(b)). Um vehicle allowance a "an individual" é um benefício (r. 17(1)), e a r. 17(2)(a) define-o como "any payment to that individual relating to the use of his vehicle whether by way of reimbursement of costs or otherwise". A rule 18(1) avalia-o em "the total amount so paid".

A lacuna está na isenção. A rule 18(5), a regra dos 35 cêntimos, fala de "costs incurred by the employee", "the employer's business" e "the employer has logged". Lidas sozinhas, as suas palavras não chegam a um administrador sem contrato de trabalho.

O guia fecha a lacuna, com o efeito que a r. 47(1) lhe dá

O Fringe Benefits Tax Guide da administração fiscal fecha-a de forma expressa. Página 3:

"References in these guidelines to 'employee' include a reference to an officer … In the case of benefits provided to an officer, references in these guidelines to 'employer' include a reference to the company or partnership of which that beneficiary is an officer"

E página 2:

"In respect of benefits provided to an officer of a company or a partnership, the company or partnership has the same obligations for fringe benefits purposes as an employer even if the officer is not engaged under a contract of employment."

Isto não é só orientação. A rule 47(1)(a) dá às orientações que "give a definition of any term or an interpretation of any provision" o mesmo efeito que às Rules, "to the extent that they are not in conflict with any rules prescribed".

Assim, as condições do guia para o reembolso por quilómetro aplicam-se a si enquanto administrador pago pela sua própria sociedade, registo incluído. A sua sociedade é o "employer" que guarda o registo.

As quatro condições, nas palavras do guia

A página 14 do guia, "Reimbursements on rate per kilometre basis", enumera as condições:

"the rate of payment for each kilometre travelled does not exceed 35 cents per kilometre,"
"payments only cover the business use element,"
"all reimbursable travel is recorded in a logbook readily available at any time for verification by the CfR, and"
"the log book is retained by the employer for at least 6 years."

A rule 18(5)(c) diz o que o registo contém: "the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey". Um registo em branco com essas colunas está em o modelo de registo de quilómetros para Malta.

Os seis anos também são lei. A rule 48(1) impõe o dever de registo a "every company and partnership that … makes any payment in cash or in kind to any employee or an officer", e a r. 48(3) diz que os registos "shall be kept for a period of not less than 6 years."

O que acontece se uma condição falhar

O guia termina as condições por quilómetro sem rodeios: "If any one of these conditions is not met, the full reimbursement value will be considered as a fringe benefit and will be subject to the same valuation criteria as a car cash allowance."

Essa avaliação parte do montante total. Uma redução de 50 %, limitada a 1 170 € por ano, só lhe pode ser retirada quando se verificam as condições da r. 18(2), e uma delas é que "the beneficiary is not a person in a controlling position". Para um administrador em posição de controlo, o reembolso falhado é, portanto, tributado por inteiro.

A armadilha é a mesma que os trabalhadores enfrentam, explicada em os 35 cêntimos de Malta são tudo ou nada. Um administrador em posição de controlo simplesmente não tem a almofada dos 50 % por baixo.

Está em "posição de controlo"?

A rule 2(2) coloca uma pessoa em posição de controlo (controlling position) se se verificar qualquer uma destas situações:

"(a) he is an individual who holds directly or indirectly 25% or more of the ordinary share capital or the voting rights in that company or in an associated company;"
(b) a sua participação, somada às da sua família, excede 50 %;
"(c) he is an individual who is a director of that company or of an associated company but is not registered with the competent authority set up under the Employment and Training Services Act as a whole time employee with that company or with an associated company."

O guia (p. 3) diz "full time employee" onde a Rule diz "whole time".

Um administrador que detenha 25 % ou mais da sociedade está em posição de controlo pela alínea (a), seja qual for o resto. O mesmo acontece, pela alínea (c), a um administrador que não esteja registado como trabalhador a tempo inteiro, mesmo com uma participação pequena.

Porque é que um subsídio de viatura fixo não lhe serve

Um subsídio de viatura fixo em dinheiro é a outra forma de ser pago pelo carro. O seu valor é reduzido em 50 %, até 1 170 € por ano, só quando se verificam as três condições da r. 18(2), e a (b) exclui quem esteja em posição de controlo. O guia (p. 13) vai mais longe e exclui todos os administradores, e termina: "When any of the above conditions is not met the full cash allowance is taxable."

Assim, para um administrador em posição de controlo, um subsídio fixo da sua própria sociedade é tributado por inteiro, tanto pela Rule como pelo guia. O reembolso por quilómetro a 35 cêntimos ou menos, com registo, é "deemed to have no value". Para um administrador que não está em posição de controlo, a Rule e o guia divergem quanto ao subsídio. Esse conflito, e a comparação das duas vias em números, está em subsídio de viatura ou reembolso por quilómetro em Malta.

Um ano, em números

Imagine que faz 1 200 quilómetros profissionais num ano no seu próprio carro, e detém todas as ações. A sociedade paga-lhe os quilómetros num único reembolso no fim do ano.

Reembolsado a 0,35 €, com cada deslocação registada: 1 200 × 0,35 € = 420 €. Todas as condições se verificam, pelo que se considera que o reembolso não tem valor.
Os mesmos 420 €, com uma deslocação em falta no registo: uma condição falha, pelo que os 420 € inteiros são um fringe benefit. Detém 25 % ou mais, pelo que não há redução de 50 %. Os 420 € ficam todos sujeitos a imposto.
Reembolsado a 0,36 € em vez disso: 1 200 × 0,36 € = 432 €. A taxa excede 35 cêntimos, pelo que os 432 € inteiros são um fringe benefit, e não os 12 € acima do teto.
Um subsídio fixo de 100 € por mês em vez disso: 12 × 100 € = 1 200 € por ano. Está em posição de controlo, pelo que os 1 200 € são tributáveis por inteiro.

A sua sociedade pode ter de se registar como entidade patronal

O guia (p. 6) trata uma sociedade que dá fringe benefits aos seus officers como entidade patronal, mesmo sem pessoal: "any company or partnership that provides fringe benefits to its officers, even though it may not have any employees, is considered to be an employer by the Office of the Commissioner for Revenue. Such persons, companies and partnerships are therefore to register as employers with the CfR and must obtain a PE number to enable the lodgement of FS3, FS5 and FS7 documents as required."

Isso aplica-se quando o reembolso é um fringe benefit, por exemplo depois de uma condição falhar. Não está dito se um reembolso totalmente conforme, a 35 cêntimos ou menos e sem valor, obriga por si só ao registo.

Dois limites a conhecer

Nem todos os veículos contam. A rule 8 retira da definição de vehicle a carrinha, a mota e o veículo com mais de 3 500 kg. A regra dos 35 cêntimos é para um vehicle, pelo que um pagamento por quilómetro pela sua própria carrinha ou mota não tem salvaguarda.

Não há decisão específica. Tudo o que está acima assenta na cláusula de definições do guia e na r. 47(1)(a), não num texto escrito sobre os quilómetros de administradores. Se a sua situação for invulgar, leve as páginas 2, 3 e 14 do guia ao seu contabilista.

Antes de a sua sociedade lhe pagar quilómetros

Cada deslocação reembolsada está no registo, com motivo, destino e distância. Um registo maltês em branco (PDF) tem essas colunas.
O pagamento é calculado pelos quilómetros efetivamente percorridos, a não mais de 0,35 € cada.
Só são pagas deslocações profissionais.
A sociedade pode apresentar o registo a qualquer momento, e guarda-o seis anos.
Sabe se está em posição de controlo, porque, nesse caso, uma falha custa o montante inteiro.

Como o DriveHub facilita isto

Enquanto administrador, está dos dois lados da regra: conduz, e a sua sociedade tem de ter o registo. Uma deslocação curta num dia cheio é a mais fácil de deixar de fora. Com esta regra, deixar uma de fora põe todo o reembolso sob imposto.

Com a localização definida como Sempre, o DriveHub regista todas as viagens em segundo plano — e, se alguma vez lhe escapar uma, avisa-o. O DriveHub classifica a maioria das viagens como Profissional ou Pessoal pelos seus locais, pelos percursos anteriores e pelo horário de trabalho, e pergunta-lhe pelas restantes.

A história Por verificar: uma viagem com o percurso, a distância e o valor que tem se for profissional

Se o seu iPhone registou condução sem viagem correspondente, aparece uma história Viagens em falta no separador Viagens. Abre Viagens em falta, onde cada viagem tem Recuperar, para que uma deslocação possa ser reposta antes de a sociedade lhe pagar.

A lista Viagens em falta: duas viagens de carro registadas pelo iPhone sem viagem correspondente, cada uma com Recuperar e Não foi de carro

Para Malta, o relatório imprime os três elementos prescritos em cada linha: o motivo nas suas próprias palavras, o destino e a distância. Num relatório de um só carro, o condutor e a matrícula aparecem uma vez no cabeçalho. O DriveHub não decide se está em posição de controlo, não regista a sua sociedade nem entrega nada. O registo das viagens e a verificação de viagens em falta são gratuitos; o relatório faz parte do DriveHub Pro.

O DriveHub está na App Store para iPhone. As regras maltesas que segue estão na página de Malta, e configurar o registo automático leva uns minutos, uma única vez.

Esta página reproduz o que dizem as próprias Rules, com a referência de cada rule para poder verificar. Não é aconselhamento fiscal e não conhece a sua situação. Quando está dinheiro em causa, pergunte ao seu contabilista — e leve o registo.

A regra completa, com os diplomas de onde vem: Malta: requisitos do registo de quilómetros.