DriveHubRegisto de quilometragem em Malta — três campos obrigatórios, e uma falha custa tudo
O que os seus registos têm de conter para resistirem a uma verificação da Malta Tax and Customs Administration — e o valor que o DriveHub aplica.
O valor por quilómetro
0,35 € por km, em vigor desde 1 de janeiro de 2008.
A norma aplicável
As Fringe Benefits Tax Guidelines, ao abrigo das Fringe Benefits Rules (S.L. 123.55).
O que cada deslocação tem de registar
Um registo de quilometragem é expressamente exigido — todas as deslocações reembolsáveis têm de ficar registadas nele, e ele tem de estar disponível a qualquer momento para verificação pela autoridade — e três campos são obrigatórios: S.L. 123.55 r. 18(5)(c), na íntegra, «the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey» — o motivo, o destino e a distância de cada deslocação. As outras duas condições são que a deslocação seja profissional e que não se ultrapassem os 0,35 €/km.
Durante quanto tempo guardar
Seis anos para o registo da entidade empregadora, e é lei, não uma simples orientação do Commissioner — S.L. 123.55 rule 48(3): «All records referred to in this rule and all supporting documents… shall be kept for a period of not less than 6 years.» A rule 48(2)(a) inclui nela o registo da rule 18(5)(c).
Um trabalhador independente guarda os seus próprios registos nove anos, e o prazo conta-se operação a operação, não por ano — ITMA art. 19(5), «after the completion of the transactions, acts or operations to which they relate». Malta exige, portanto, que os registos se guardem quatro anos mais do que o tempo em que pode liquidar imposto com base neles (o direito de liquidar caduca ao fim de cinco anos, art. 31(6)), e um empresário em nome individual registado para IVA acumula os dois prazos, com o do IVA a recomeçar em caso de correção (VAT Act art. 48(4)).
A sanção não é uma coima, é a inadmissibilidade: nos termos da ressalva do art. 31(5), quem, sem motivo razoável, não apresentar os registos no prazo de trinta dias após uma notificação escrita «shall not be allowed to produce such records… before the Administrative Review Tribunal or in any Court of law.» Um registo apresentado tarde não está simplesmente atrasado: é inutilizável.
O que custa um erro
Tudo ou nada, e não proporcional: falhe uma só das três condições e todo o reembolso passa a ser um benefício acessório (fringe benefit), avaliado segundo as regras do reembolso de viatura — e não apenas a parte que excede o limite.
Esta página reproduz o que dizem as normas e a própria autoridade, com as referências, para que as possa verificar. Não é aconselhamento fiscal e não conhece a sua situação. Quando há dinheiro em causa, pergunte ao seu contabilista — e leve os registos.
De onde vem isto
Fonte dos requisitos acima: as publicações da Malta Tax and Customs Administration. O DriveHub confronta-os, e ao valor por quilómetro, com as páginas da própria autoridade; esta página é gerada a partir desse material.
O DriveHub regista isto automaticamente. A aplicação acompanha cada deslocação em segundo plano e guarda o início e o fim, os quilómetros e o percurso. O registo e a verificação de deslocações em falta são gratuitos; o relatório no formato que a autoridade tributária espera faz parte do DriveHub Pro.
