DriveHubRegistre de kilométrage en Pologne — ce que l’ewidencja doit contenir, et combien de temps la garder
Ce que vos relevés doivent contenir pour résister à un contrôle de la Krajowa Administracja Skarbowa — et le barème qu’applique DriveHub.
Le barème
Voiture personnelle — cylindrée jusqu’à 900 cm³ : 0,89 zł par km, en vigueur depuis le 17 janvier 2023.
Voiture personnelle — cylindrée supérieure à 900 cm³ : 1,15 zł par km, en vigueur depuis le 17 janvier 2023.
Voiture personnelle — entièrement électrique : 0,89 zł par km, en vigueur depuis le 17 janvier 2023.
La règle applicable
Deux registres différents, qui ne sont pas interchangeables. Celui qui compte pour une voiture utilisée en partie à titre privé est le registre TVA : l’art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, l’ewidencja przebiegu pojazdu (registre de kilométrage du véhicule) exigée pour déduire 100 % de la TVA en amont, et déposée avec une déclaration VAT-26.
Ce que chaque trajet doit consigner
- Le numéro d’immatriculation
- les dates d’ouverture et de clôture du registre
- le relevé du compteur à l’ouverture, à la fin de chaque période de déclaration et à la clôture
- le total des kilomètres
- et, pour chaque utilisation du véhicule, une mention du conducteur indiquant la date, le motif, la description de l’itinéraire (d’où – vers où), le nombre de kilomètres et l’identité du conducteur — contresignée par le contribuable à la fin de chaque période lorsque le conducteur n’est pas le contribuable
Durée de conservation
Pas un délai fixe, mais un délai de prescription : l’Ordynacja podatkowa art. 86 § 1 (code de procédure fiscale) impose de conserver les livres et leurs pièces « do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego » (jusqu’à l’expiration du délai de prescription de l’obligation fiscale), et l’art. 70 § 1 fixe ce délai à cinq ans à compter de la fin de l’année civile au cours de laquelle tombait l’échéance de paiement. Il dure plus longtemps qu’il n’y paraît. Le délai part de la fin de l’année où tombe l’échéance, et non de l’année d’imposition : une ewidencja przebiegu pojazdu de 2026 court donc jusqu’au 31 décembre 2032, six ans après les trajets. L’ustawa o VAT art. 112 reprend la règle pour les registres TVA ; un contribuable tenant une comptabilité complète relève en outre de l’ustawa o rachunkowości art. 74 ust. 2 pkt 8 : cinq ans comptés « od początku roku następującego po roku obrotowym » (à partir du début de l’année qui suit l’exercice) — un troisième délai, et en pratique c’est le plus long des deux qui s’applique. Pas de distinction entre salarié et indépendant : le registre de l’art. 86a ust. 7 est une księga podatkowa (livre fiscal) dans tous les cas. Le manquement entraîne une estimation de la base d’imposition (art. 23 § 1), en plus de la réduction de la déduction de TVA de 100 % à 50 %.
Ce que coûte une erreur
La TVA déductible passe de 100 % à 50 %.
Cette page reprend ce que disent les textes eux-mêmes, avec leurs références, pour que vous puissiez les vérifier. Ce n’est pas un conseil fiscal, et elle ne connaît pas votre situation. Dès qu’il y a de l’argent en jeu, demandez à votre comptable — et apportez vos relevés.
D’où cela vient
Source des exigences ci-dessus : Krajowa Administracja Skarbowa. DriveHub les vérifie, ainsi que le barème, sur les pages de l’administration elle-même ; cette page est générée à partir de ces données.
DriveHub l’enregistre automatiquement. L’application suit chaque trajet en arrière-plan et conserve le départ et l’arrivée, la distance et l’itinéraire. Le suivi et la vérification des trajets manquants sont gratuits ; le rapport au format attendu par l’administration fiscale fait partie de DriveHub Pro.