Guia por país · Alemanha

Fahrtenbuch ou a regra de 1% — e por que uma lacuna custa o ano inteiro

A escolha, e onde ela se decide de verdade

Se um carro está à sua disposição também para uso particular, a lei tributária alemã avalia esse benefício de um de dois jeitos. Ou o valor fixo de 1% do preço de tabela por mês (mais 0,03% por quilômetro do trajeto casa–trabalho), ou o custo real rateado pelo uso profissional — e o segundo só é permitido quando existe "ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch", um diário de bordo regular (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG).

A maioria dos artigos para na conta: um carro caro, usado sobretudo a trabalho, e o diário de bordo ganha com folga. Essa parte é fácil. O que decide os casos reais é se o diário é ordnungsgemäß, e isso não está definido na lei, e sim na R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR.

O que precisa estar nele

Por viagem a trabalho, nas palavras da própria diretriz: "Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner."

• Data
• hodômetro no início e no fim
• destino
• finalidade
• o parceiro de negócios visitado

As viagens particulares só precisam de "Kilometerangaben", a indicação dos quilômetros. O trajeto casa↔primeiro local de trabalho precisa de "jeweils ein kurzer Vermerk", uma breve anotação a cada vez. Desvios precisam ser registrados.

O que falha é a forma, não os campos

Três coisas derrubam as pessoas, e nenhuma delas é uma coluna faltando.

• A sequência fechada. O diário precisa ser mantido "zeitnah und in geschlossener Form", e os lançamentos precisam reproduzir as viagens "vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang", incluindo o total do hodômetro no fim de cada uma. Uma sequência sem interrupções — incluindo o uso particular. Não uma lista das viagens a trabalho com o resto deixado de fora.
• Diários eletrônicos precisam denunciar adulterações. Alterações posteriores precisam estar tecnicamente excluídas, ou pelo menos documentadas — e documentadas no arquivo exportado, para que o registro se sustente sozinho, sem precisar perguntar a quem administra o sistema.
• A regra dos sete dias. O FG Niedersachsen, em 23 de janeiro de 2019 – 3 K 107/18, aceita a captura automática quando o motorista informa a finalidade da viagem em até sete dias corridos. Essa é a janela em que um sistema automático continua em conformidade, e ela é curta.

Há um alívio que vale conhecer: BFH, 10 de abril de 2008 – VI R 38/06 decidiu que falhas menores, por si só, não invalidam um diário de bordo.

O que custa errar

O fisco volta ao método de 1% / 0,03%, que costuma sair bem mais caro do que o resultado que você buscava. E a falha não é por viagem: uma quebra na sequência invalida o diário de bordo pelo ano inteiro.

Então uma lacuna custa mais do que as viagens que ela engole. Um diário com uma lacuna em agosto volta à avaliação de 1% pelo ano todo, e os meses de lançamentos cuidadosos antes e depois dela deixam de contar.

Por que um app e não um caderno

Nada acima exige software; um diário em papel com os mesmos campos está em conformidade, e os tribunais dizem isso. O que o software muda é a forma como a coisa falha — e, na Alemanha, a forma de falhar é justamente a lacuna, algo que acontece com quem está ocupado, e não com quem é descuidado.

O DriveHub registra cada trajeto em segundo plano, a trabalho e particulares igualmente, que é o que uma sequência fechada significa. O relatório imprime o hodômetro no início e no fim de cada viagem, o parceiro de negócios visitado (tirado do cliente do lugar para onde você dirigiu) e toda alteração posterior numa viagem, no próprio relatório.

A única coisa que ele não pode fazer por você é a finalidade. A janela de sete dias serve para escrevê-la como um motivo — "Angebot besprochen, Müller GmbH" — em vez de deixar a viagem marcada apenas como a trabalho. Essa parte é sua.

Esta página cita a diretriz e as duas decisões pelo nome para que você possa lê-las. Não é consultoria tributária e não conhece a sua situação. Quando o dinheiro importar, consulte o seu Steuerberater — e leve os registros.