Przewodnik po kraju · Niemcy

Fahrtenbuch czy metoda 1 % — i dlaczego jedna luka kosztuje cały rok

Wybór, i gdzie naprawdę się rozstrzyga

Jeśli możesz korzystać z samochodu prywatnie, niemieckie prawo podatkowe wycenia tę korzyść na jeden z dwóch sposobów. Albo ryczałtem 1 % ceny katalogowej miesięcznie (plus 0,03 % za każdy kilometr dojazdu do pracy), albo według rzeczywistych kosztów w części przypadającej na użycie służbowe — przy czym ta druga metoda jest dopuszczalna wyłącznie wtedy, gdy istnieje „ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch” (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG).

Większość artykułów kończy na rachunku: drogi samochód, jeżdżący głównie służbowo, i ewidencja wygrywa z dużą przewagą. Ta część jest łatwa. O rzeczywistych sprawach przesądza to, czy ewidencja jest ordnungsgemäß — a to określa nie ustawa, tylko R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR.

Co musi się w niej znaleźć

Przy każdym przejeździe służbowym, słowami samych wytycznych: „Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.”

• Data
• stan licznika na początku i na końcu
• miejsce docelowe
• cel
• odwiedzony kontrahent

Przejazdy prywatne wymagają jedynie „Kilometerangaben”. Dojazd dom↔pierwsze miejsce pracy wymaga „jeweils ein kurzer Vermerk”. Objazdy trzeba odnotować.

Zawodzi forma, a nie rubryki

Ludzie potykają się o trzy rzeczy, i żadna z nich nie jest brakującą kolumną.

• Zamknięty ciąg. Książka musi być prowadzona „zeitnah und in geschlossener Form”, a wpisy mają oddawać przejazdy „vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang”, łącznie z ogólnym stanem licznika na końcu każdego z nich. Jeden nieprzerwany ciąg — z jazdą prywatną włącznie. Nie lista przejazdów służbowych, z której resztę pominięto.
• Ewidencja elektroniczna musi ujawniać ingerencje. Późniejsze zmiany muszą być technicznie wykluczone albo co najmniej udokumentowane — i udokumentowane w wyeksportowanym pliku, tak by zapis bronił się sam, bez pytania tego, kto administruje systemem.
• Reguła siedmiu dni. FG Niedersachsen, 23 stycznia 2019 – 3 K 107/18, akceptuje automatyczną rejestrację, jeśli kierowca wpisze cel przejazdu w ciągu siedmiu dni kalendarzowych. W tym oknie system automatyczny pozostaje zgodny z przepisami, i jest to okno krótkie.

Jedną ulgę warto znać: BFH, 10 kwietnia 2008 – VI R 38/06 orzekł, że same drobne uchybienia nie unieważniają ewidencji.

Ile kosztuje pomyłka

Urząd skarbowy wraca do metody 1 % / 0,03 %, która zwykle wychodzi znacznie drożej niż wynik, do którego zmierzałeś. A błąd nie działa przejazd po przejeździe: przerwa w ciągu unieważnia ewidencję na cały rok.

Luka kosztuje więc więcej niż przejazdy, które pochłonęła. Ewidencja z luką w sierpniu wraca do wyceny 1 % za cały rok, a miesiące starannych wpisów przed nią i po niej przestają się liczyć.

Dlaczego aplikacja, a nie zeszyt

Nic z powyższego nie wymaga oprogramowania; papierowa książka z tymi samymi rubrykami jest zgodna z przepisami, i sądy to potwierdzają. Oprogramowanie zmienia sposób, w jaki rzeczy się psują — a w Niemczech psują się właśnie przez lukę, czyli coś, co przydarza się ludziom zajętym, a nie niedbałym.

DriveHub zapisuje każdy przejazd w tle, służbowy i prywatny, i to właśnie oznacza zamknięty ciąg. Raport drukuje stan licznika na początku i na końcu każdego przejazdu, odwiedzonego kontrahenta (wziętego z klienta przypisanego do miejsca, do którego pojechałeś) oraz każdą późniejszą zmianę przejazdu — na samym raporcie.

Jednego nie zrobi za ciebie: celu. Siedem dni jest po to, żeby wpisać go jako powód — „Angebot besprochen, Müller GmbH” — zamiast zostawiać przejazd oznaczony tylko jako służbowy. Ta część należy do ciebie.

Ta strona cytuje wytyczne i oba orzeczenia z nazwy, żebyś mógł je przeczytać. Nie stanowi porady podatkowej i nie uwzględnia twojej sytuacji. Gdy chodzi o pieniądze, zapytaj swojego Steuerberatera — i przynieś ewidencję.