DriveHubFahrtenbuch na Alemanha — o que o fisco exige, e por que uma lacuna custa o ano inteiro
O que os seus registros precisam conter para o fisco alemão aceitá-los — e o valor que o DriveHub aplica.
O valor
€ 0,30 por km, em vigor desde 1º de janeiro de 2014.
Quem define a regra
O Bundesministerium der Finanzen; o texto que vale na prática é uma diretriz administrativa, e não a lei.
A norma aplicável
O § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG só permite avaliar o uso particular de um veículo pelo custo real, em vez da regra de 1% do preço de tabela, quando existe “ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch” — um diário de bordo regular. O que ordnungsgemäß quer dizer está detalhado na R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR.
O que cada viagem precisa registrar
Obrigatório em cada viagem a trabalho, no texto original
“Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.” — a data e o hodômetro no início e no fim de cada viagem, o destino, a finalidade e os parceiros de negócios visitados.
Obrigatório nas demais viagens
Viagens particulares: apenas as “Kilometerangaben”, a quilometragem. Casa ↔ primeiro local de trabalho: “jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch” — uma breve anotação no diário. Desvios precisam ser registrados.
Que forma os registros podem ter
- Feito “zeitnah und in geschlossener Form”, e as anotações precisam “die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben” — uma cadeia contínua, viagens particulares incluídas.
- Diários eletrônicos: “nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden”. Documentadas no arquivo exportado: o registro precisa se sustentar sozinho, sem consultar quem administra o sistema.
- A regra dos sete dias. O FG Niedersachsen 23.01.2019 – 3 K 107/18 aceita o registro automático quando o motorista informa a finalidade da viagem em até sete dias corridos depois dela.
- BFH 10.04.2008 – VI R 38/06: falhas pequenas, por si só, não invalidam um diário de bordo.
Por quanto tempo guardar
Dez anos para o diário de bordo em si, a partir do fim do ano civil da última anotação — AO § 147 Abs. 3 S. 1 e Abs. 4 — e seis anos para o Lohnkonto (a conta salarial) do empregador, pelo § 41 Abs. 1 S. 9 EStG. A redução para oito anos, muito noticiada, não alcança o Fahrtenbuch. A Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), em vigor desde 1º de janeiro de 2025, reduziu para oito anos apenas os Buchungsbelege (Abs. 1 Nr. 4); o Fahrtenbuch é uma Aufzeichnung do Nr. 1 e ficou nos dez. Quem lê a notícia e encurta a guarda do diário erra por dois anos. O prazo também não se encerra enquanto a janela de lançamento estiver aberta (Abs. 3 S. 5). No meio eletrônico, o AO § 147 Abs. 2 Nr. 2 exige que o registro possa ser “maschinell ausgewertet werden” durante todo o período — então um PDF sozinho não cumpre a guarda alemã; a exportação legível por máquina precisa ser mantida ao lado dele. A falha resulta tanto em Schätzung, um arbitramento (§ 162 Abs. 2 S. 2), quanto em multa de até € 25 000 (§ 379 Abs. 1 Nr. 7, Abs. 6), além da perda do diário e da volta ao método de 1%.
O que custa errar
O fisco volta ao método de 1% / 0,03%, em geral bem mais caro. E não é por viagem: uma quebra na cadeia invalida o diário de bordo do ano inteiro.
Esta página reproduz o que dizem as diretrizes e a própria lei, com as referências, para que você possa conferir. Não é consultoria tributária e não conhece a sua situação. Quando houver dinheiro em jogo, consulte o seu contador — e leve os seus registros.
De onde vem isto
Fonte dos requisitos acima: Bundesministerium der Finanzen. O DriveHub confere esses requisitos, e a taxa, nas próprias páginas da autoridade; esta página é gerada a partir desse registro.
O DriveHub registra isso automaticamente. Ele acompanha cada viagem em segundo plano e guarda o início e o fim, a distância e o trajeto. O registro automático e a verificação de viagens perdidas são grátis; o relatório no formato que o fisco espera faz parte do DriveHub Pro.
