Guia por país · Alemanha

Fahrtenbuch ou regra de 1 % — e porque uma lacuna custa o ano inteiro

A escolha, e onde ela se decide de facto

Se tem um carro à disposição também para uso privado, o direito fiscal alemão avalia esse benefício de uma de duas formas. Ou o valor fixo de 1 % do preço de tabela por mês (mais 0,03 % por quilómetro da ida para o trabalho), ou o custo efetivo repartido pelo uso profissional — e a segunda só é permitida quando existe „ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch“, um registo devidamente mantido (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG).

A maioria dos artigos fica pelas contas: um carro caro, usado sobretudo em serviço, e o registo ganha por larga margem. Essa parte é fácil. O que decide os casos reais é saber se o registo é ordnungsgemäß, e isso não está definido na lei, mas nas R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR.

O que tem de conter

Por deslocação profissional, nas palavras da própria diretriz: „Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.“

• Data
• conta-quilómetros no início e no fim
• destino
• motivo
• o parceiro de negócio visitado

As deslocações privadas só precisam de „Kilometerangaben“, os quilómetros. A ida casa↔primeiro local de trabalho precisa de „jeweils ein kurzer Vermerk“, uma breve anotação. Os desvios têm de ser registados.

O que falha é a forma, não os campos

Há três coisas que fazem tropeçar, e nenhuma é uma coluna em falta.

• A cadeia fechada. O registo tem de ser mantido „zeitnah und in geschlossener Form“, e as entradas têm de reproduzir as deslocações „vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang“, incluindo o conta-quilómetros total no fim de cada uma. Uma única sequência sem interrupções — deslocações privadas incluídas. Não uma lista das deslocações profissionais com o resto deixado de fora.
• Um registo eletrónico tem de tornar visível qualquer adulteração. As alterações posteriores têm de estar tecnicamente excluídas ou, no mínimo, documentadas — e documentadas no ficheiro exportado, para que o registo se sustente sozinho sem ser preciso perguntar a quem administra o sistema.
• A regra dos sete dias. O FG Niedersachsen, 23 de janeiro de 2019 – 3 K 107/18, aceita o registo automático quando o condutor indica o motivo da deslocação no prazo de sete dias de calendário. É essa a janela em que um sistema automático se mantém conforme, e é curta.

Há um alívio que vale a pena conhecer: o BFH, 10 de abril de 2008 – VI R 38/06 entende que pequenas deficiências, por si só, não invalidam um registo.

Quanto custa errar

A administração fiscal volta ao método de 1 % / 0,03 %, que costuma ser bem mais caro do que o resultado que se pretendia. E a falha não é por deslocação: uma quebra na cadeia invalida o registo para o ano inteiro.

Uma lacuna custa, portanto, mais do que as deslocações que engole. Um registo com uma lacuna em agosto volta à avaliação de 1 % para o ano inteiro, e os meses de entradas cuidadosas antes e depois dela deixam de contar.

Porquê uma aplicação e não um caderno

Nada disto exige software; um registo em papel com os mesmos campos é conforme, e os tribunais dizem-no. O que o software muda é a forma como as coisas falham — e, na Alemanha, a falha é precisamente uma lacuna, que é coisa que acontece a quem anda ocupado e não a quem é descuidado.

O DriveHub regista cada deslocação em segundo plano, profissionais e privadas por igual, que é o que quer dizer uma cadeia fechada. O relatório imprime o conta-quilómetros no início e no fim de cada deslocação, o parceiro de negócio visitado (tirado do cliente associado ao local para onde conduziu) e todas as alterações posteriores a uma deslocação, no próprio relatório.

A única coisa que não pode fazer por si é o motivo. A janela de sete dias serve para o escrever como uma razão — „Angebot besprochen, Müller GmbH“ — em vez de deixar a deslocação apenas marcada como profissional. Essa parte é sua.

Esta página cita a diretriz e as duas decisões pelo nome, para que as possa ler. Não é aconselhamento fiscal e não conhece a sua situação. Quando está dinheiro em causa, pergunte ao seu Steuerberater — e leve os registos.