Landengids · Duitsland

Fahrtenbuch of de 1%-regeling — en waarom één gat het hele jaar kost

De keuze, en waar die werkelijk wordt beslist

Staat er een auto privé tot je beschikking, dan waardeert het Duitse belastingrecht dat voordeel op een van twee manieren. Ofwel het forfait van 1% van de catalogusprijs per maand (plus 0,03% per kilometer woon-werkafstand), ofwel de werkelijke kosten, verdeeld naar zakelijk gebruik — en dat tweede mag alleen als er "ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch" is (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG).

De meeste artikelen stoppen bij de rekensom: een dure auto die vooral zakelijk rijdt, en het rittenboek wint ruim. Dat deel is makkelijk. Wat in echte zaken de doorslag geeft, is of het rittenboek ordnungsgemäß is, en dat staat niet in de wet maar in R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR.

Wat erin moet

Per zakelijke rit, in de eigen woorden van de richtlijn: "Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner."

• Datum
• kilometerstand aan het begin en het einde
• bestemming
• doel
• de zakenrelatie die je bezocht

Privéritten vragen alleen "Kilometerangaben". Het woon-werkverkeer tussen thuis en de eerste werkplek vraagt "jeweils ein kurzer Vermerk", telkens een korte aantekening. Omwegen moeten worden vastgelegd.

Het is de vorm die faalt, niet de velden

Drie dingen laten mensen struikelen, en geen daarvan is een ontbrekende kolom.

• De gesloten keten. Het boek moet "zeitnah und in geschlossener Form" worden bijgehouden, en de vermeldingen moeten de ritten "vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang" weergeven, inclusief de totale kilometerstand aan het einde van elke rit. Eén ononderbroken reeks — privéritten inbegrepen. Geen lijst van zakelijke ritten waarin de rest ontbreekt.
• Een elektronisch boek moet manipulatie zichtbaar maken. Latere wijzigingen moeten technisch uitgesloten zijn, of op zijn minst gedocumenteerd — en gedocumenteerd in het geëxporteerde bestand, zodat de registratie op zichzelf staat zonder dat je de beheerder van het systeem iets hoeft te vragen.
• De zevendagenregel. FG Niedersachsen, 23 januari 2019 – 3 K 107/18, aanvaardt automatische registratie als de bestuurder het doel van de rit binnen zeven kalenderdagen invult. Dat is het venster waarin een automatisch systeem aan de eisen blijft voldoen, en het is kort.

Eén verlichting is het weten waard: BFH, 10 april 2008 – VI R 38/06 oordeelt dat kleine gebreken op zichzelf een rittenboek niet ongeldig maken.

Wat het kost als het misgaat

Het Finanzamt valt terug op de methode van 1% / 0,03%, die meestal veel duurder is dan de uitkomst waarop je mikte. En het falen geldt niet per rit: een breuk in de keten maakt het rittenboek voor het hele jaar ongeldig.

Een gat kost dus meer dan de ritten die erin verdwijnen. Een rittenboek met een gat in augustus valt voor het hele jaar terug op de 1%-waardering, en de maanden zorgvuldige vermeldingen ervoor en erna tellen niet meer mee.

Waarom een app en geen boekje

Niets van het bovenstaande vereist software; een papieren boek met dezelfde velden voldoet, en de rechters zeggen dat ook. Wat software verandert, is hoe het misgaat — en in Duitsland is dat precies een gat, iets wat mensen overkomt die het druk hebben, niet mensen die slordig zijn.

DriveHub legt elke rit op de achtergrond vast, zakelijk en privé, en dat is wat een gesloten keten betekent. Het rapport vermeldt de kilometerstand aan het begin en het einde van elke rit, de zakenrelatie die je bezocht (overgenomen van de klant die bij de bestemming hoort) en elke latere wijziging aan een rit, op het rapport zelf.

Het enige wat de app niet voor je kan doen, is het doel. Het venster van zeven dagen is er om dat als reden op te schrijven — "Angebot besprochen, Müller GmbH" — in plaats van de rit alleen als zakelijk gemarkeerd te laten. Dat deel is aan jou.

Deze pagina citeert de richtlijn en de twee uitspraken bij naam, zodat je ze kunt nalezen. Het is geen belastingadvies en kan geen rekening houden met jouw situatie. Als het om echt geld gaat, vraag het je Steuerberater — en neem de registratie mee.